O crescimento das organizações do setor de saúde depende completamente da eficiência na gestão de clínicas. Através das ações voltadas ao planejamento, à organização e à execução das rotinas do negócio, a empresa se capacita para oferecer o melhor atendimento aos pacientes e maximizar os resultados.
Para cumprir com esse objetivo, a inovação é uma grande aliada. As tecnologias digitais estão transformando o processo de gerenciamento de empresas, reduzindo a necessidade de documentos físicos e de arquivos armazenados nos hardwares da própria organização.
Hoje em dia, a eficiência da gestão pressupõe o uso de recursos baseados na nuvem e de softwares de coleta, análise e processamento de dados. São ferramentas que auxiliam todos os setores de um empreendimento, otimizando o controle de ponta a ponta.
Saiba mais sobre gestão de clínicas e como a tecnologia auxilia nesse processo neste artigo. Aqui, você verá:
- A importância da gestão de clínicas.
- Componentes de uma boa gestão.
- Como a tecnologia contribui para o gerenciamento de clínicas.
- Integrando a gestão com a medicina 4.0.
A importância da gestão de clínicas
A gestão de clínicas pode ser conceituada como o conjunto de ações voltadas a melhorar continuamente a execução das tarefas de um estabelecimento de saúde. Isso inclui tanto os procedimentos internos (administração do negócio) quanto externos – atendimento, relacionamento com o público, etc.
Dessa forma, executar uma boa gestão em uma empresa da área médica é cuidar para que todos os elementos da organização estejam organizados e funcionando em sincronia. O objetivo é que os setores financeiro, equipe de profissionais, marketing, entre outros componentes, tenham clareza de suas atribuições e possam ser acompanhados e mensurados periodicamente, melhorando a eficiência do negócio.
Esse tipo de coordenação é fundamental em qualquer empreendimento, mas sua importância é ainda maior na vertical de medicina. Afinal, a finalidade é o cuidado e o bem-estar das pessoas: e qualquer tipo de erro na administração pode afetar diretamente a saúde dos clientes.
Portanto, a gestão de clínicas engloba todos os cuidados para o negócio atender os pacientes da melhor maneira possível. Tal processo impacta profundamente na rentabilidade e no crescimento da organização, de maneira que deve ser visto como prioridade pelo gestor.
Com a digitalização, os processos e fluxos de trabalho se tornam mais práticos, automatizados e eficientes, auxiliando o gerenciamento. É a tecnologia otimizando tarefas e contribuindo com o desenvolvimento das corporações.
Componentes da gestão de clínicas
Planejar uma gestão de clínicas eficiente significa estar atento às inúmeras variáveis que influenciam na rotina do negócio. Desse modo, empresas da área de saúde devem ter o controle sobre elementos que vão muito além do atendimento médico. Os principais são:
Financeiro
Organizar as finanças é uma das principais atribuições da gestão de clínicas. Isso significa ter o controle total do fluxo de caixa, contabilizando todas as receitas e despesas da empresa.
O planejamento é fundamental nessa etapa. É importante que o gestor estabeleça metas a curto, médio e longo prazo e conheça a execução do orçamento de cada setor – infraestrutura, recursos humanos, marketing, reembolsos médicos, etc.
Tributário
A gestão tributária diz respeito a planejar as obrigações fiscais para que a clínica tenha a menor despesa possível nessa área. Aqui, cabe a definição sobre o melhor regime tributário (Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional) e a possibilidade de a empresa ter direito a incentivos fiscais, desonerações ou restituições.
Recursos Humanos
Coordenar a equipe e o pagamento dos funcionários também é parte essencial da gestão de uma clínica médica. Cabe ao gestor considerar o melhor regime de contratação para cada área da empresa e prezar pelo cumprimento das legislações trabalhistas e treinamento da equipe.
Marketing
Estratégias para atração e conversão de leads são primordiais em todos os tipos de empresas. Para clínicas, é importante considerar as particularidades do marketing médico, o qual deve focar em trazer conteúdo relevante aos pacientes, em vez de utilizar táticas agressivas de propaganda.
Sistema de agendamento de consultas
Clínicas médicas necessitam de ferramentas práticas e eficientes para agendar, confirmar consultas e acompanhar o retorno dos pacientes. Atualmente, oferecer agendamento online é uma prática obrigatória para as empresas da área de saúde se manterem competitivas no mercado.
Avaliação dos atendimentos
Na gestão de clínicas, também é imprescindível que haja um mecanismo para os pacientes avaliarem o atendimento médico e demais aspectos da empresa – instalações, equipe de recepção, etc.
Com isso, o gestor pode acompanhar os próprios serviços e diagnosticar os pontos de melhoria.
Indicadores de desempenho
Ter eficiência na gestão médica significa, ainda, estabelecer parâmetros e objetivos para avaliar a equipe de trabalho. É pertinente que haja metas para cada setor e que os indicadores sejam analisados periodicamente para a correção de falhas e aprimoramento dos processos.
Como a tecnologia contribui para a gestão de clínicas
Gerenciar uma empresa da área médica não é tarefa fácil, mas a tecnologia traz um grande auxílio para o controle e acompanhamento das atividades. Com as ferramentas certas, é possível automatizar inúmeras etapas, acompanhar indicadores, aumentar o nível de segurança digital, entre outras questões.
Assim, a clínica otimiza seus processos para oferecer o melhor serviço aos pacientes. Veja os principais recursos que contribuem a esse propósito:
Softwares de gestão
É possível definir um software de gestão como uma plataforma digital que centraliza diversos processos de controle e acompanhamento dos dados de uma empresa. Tais ferramentas suportam o gerenciamento para que ele seja mais preciso, automatizado, seguro e eficiente.
Basicamente, os softwares de gestão oferecem uma interface para os colaboradores e gestores inserirem e consultarem as informações pertinentes às suas rotinas. Assim, todos os dados ficam digitalizados e podem ser manipulados de maneira mais ágil e com menos risco de equívocos.
A aplicação desse recurso é muito variada, e cada clínica pode adotar diferentes ferramentas conforme a necessidade. A plataforma pode ser utilizada para agendamento de consultas, controle financeiro, arquivamento de exames, prontuários eletrônicos, servir como canal de comunicação com os usuários, etc.
Geralmente, esses softwares se baseiam em computação em nuvem, possibilitando que os dados possam ser compartilhados a distância. Diferentes níveis de acesso podem ser atribuídos a cada funcionário, aumentando o nível de segurança.
Existem inúmeras plataformas de gestão no mercado, as quais podem ser gratuitas, pagas ou no sistema freemium (recursos básicos liberados e avançados sob assinatura). Entre os principais softwares de gestão, estão:
- IClinic
- OnMed
- Tasy
- 4Medic
- ProDoctor.
Prontuário eletrônico
Outro recurso essencial para a eficiência na gestão de clínicas é o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP). Através dessa ferramenta, todo o histórico médico, incluindo exames, tratamentos efetuados, hipóteses diagnósticas, entre outras informações, fica digitalizado em um único sistema, gerando inúmeros benefícios.
Uma das principais vantagens é a facilidade para acompanhar o atendimento, visto que os dados podem ser acessados e alterados a cada consulta. O PEP elimina a necessidade do prontuário em papel, oferecendo mais praticidade nos casos em que o paciente passa por diferentes clínicas, hospitais ou especialistas.
Alguns softwares de gestão hospedam prontuários eletrônicos, mas também é possível utilizar ferramentas próprias para essa finalidade. Além de beneficiar os clientes, o PEP também ajuda a reduzir os custos da clínica e diminui a chance de erros médicos.
Customer Relationship Management
Customer Relationship Management (CRM) é o sistema utilizado para gerenciar todos os pontos de contato de uma empresa com os clientes atuais e potenciais. A lógica de funcionamento é semelhante ao de um software de gestão, com a diferença de ser direcionado às atividades de marketing e vendas.
Através de uma plataforma CRM, a clínica médica organiza todos os dados de seus consumidores e automatiza disparos de mensagens, analisa métricas e pode acompanhar os leads durante todos os estágios do funil de vendas.
Segurança da Informação
Em toda a gestão empresarial, a segurança da informação é um dos pontos mais sensíveis. Afinal, é dever de todo o negócio zelar pela proteção dos dados de seus clientes, sem contar que a proteção digital é imprescindível para o pleno funcionamento da rotina da organização.
Novamente, a tecnologia é uma grande aliada para otimizar essa atividade. Com as ferramentas apropriadas, a clínica pode agir preventivamente, identificando pontos de vulnerabilidade, aplicando mais credenciados de acesso e até mesmo contando com sistemas automatizados de resposta e recuperação.
Tudo isso está presente, por exemplo, nas soluções de segurança da Vivo Empresas, que atendem a todos os tipos de organizações que estão expostas digitalmente.
Integrando a gestão de clínicas com a medicina 4.0
Digitalizar a gestão de clínicas é uma ação que dialoga totalmente com o conceito de saúde 4.0, o qual se refere ao uso das novas tecnologias para o desenvolvimento do setor. O objetivo é que o setor incorpore as inovações das ciências da computação para promover uma medicina cada vez mais precisa, acessível e com melhores resultados.
Um grande exemplo desse fenômeno é a regularização da telemedicina como modalidade de atendimento. Se no início da pandemia essa prática foi vista como uma solução paliativa, hoje a consulta virtual já começa a ser pensada como parte integrante de estratégia de saúde, seja na rede pública ou privada.
A tendência é que esse tipo de atendimento avance ainda mais conforme a Internet das Coisas (IoT) se integre mais na sociedade. Através dos dispositivos wearables (relógios, pulseiras, etc), dados como batimento cardíaco, pressão arterial, entre outros, podem ser monitorados 24 horas, otimizando a saúde preventiva e reduzindo a necessidade de atendimentos presenciais.
A tecnologia 5G será a grande habilitadora dessa evolução na conectividade, permitindo uma comunicação veloz e de ultrabaixa latência entre as redes. Com isso, cirurgias robóticas delicadas poderão ser feitas a distância, trazendo um novo patamar à saúde de alta complexidade.
Avanços na inteligência artificial (IA) também trazem grandes vantagens ao setor. Programas computacionais estão se tornando cada vez mais precisos na leitura de exames, diagnósticos e até mesmo na prescrição de tratamentos, pois são capazes de analisar dados com uma capacidade muito maior que a mente humana.
Todas essas inovações auxiliam na gestão de clínicas como um todo, garantindo a digitalização de inúmeros processos e tarefas. O mercado global está atento a esse fenômeno, gerando números expressivos em faturamento.
De acordo com o estudo Medical Technology – Worldwide, da Statista, divulgado em dezembro de 2022, o mercado de tecnologias médicas deve alcançar a receita de US$ 579,40 bilhões em 2023. A expectativa é que haja uma taxa de crescimento anual (CAGR) para o setor de 4,91% até 2027.
Digitalizar para aproximar
Otimizar a gestão de clínicas com o uso de ferramentas digitais é uma estratégia para a organização estar bem posicionada nas tendências do mundo corporativo. Afinal, o futuro é phygital e totalmente centrado no atendimento e na experiência do público, algo que necessita de tecnologia.
O ponto de partida são soluções em conectividade, que abrem as portas para que recursos de computação em nuvem, como os softwares de gestão e ferramentas de produtividade e colaboração, sejam aplicados. Com IoT e Inteligência Artificial, a clínica fica equipada para análise e processamento de dados (Big Data): o centro da inovação nos dias atuais.
A Vivo Empresas é uma provedora de tecnologia que atende a diversas necessidades de organizações que querem avançar na digitalização. Oferecendo um portfólio completo de soluções para clínicas de todos os portes, a inovação entra em cena para que as organizações agreguem valor e tragam os melhores recursos de atendimento em saúde.
Se você gostou de saber mais sobre gestão de clínicas, confira outros materiais sobre tecnologias médicas:
- O que é e quais as vantagens da receita digital?
- Entenda como funciona o plano de saúde digital e veja vantagens
- A contribuição da tecnologia para a comunicação na saúde
Até a próxima!
