A produtividade de uma empresa desempenha um papel fundamental e precisa ser mensurada. Afinal, uma empresa mais produtiva gera lucros maiores e isso aumenta a probabilidade de sucesso a longo prazo em mercados competitivos.
Alguns itens estão ajudando as pessoas a terem um maior rendimento: são as ferramentas de produtividade e colaboração. Além disso, a utilização dessas mantém as operações em funcionamento de qualquer lugar.
No cenário atual, são esses recursos virtuais que permitem que todas as atividades que antes eram realizadas presencialmente, tenham espaço no modelo híbrido ou remoto.
Videoconferências, por exemplo, já fazem parte do cotidiano corporativo, seja para manter o time próximo ou ainda para apresentações de estratégias e resultados. Do mesmo modo, o onboarding e o treinamento dos colaboradores acontecem virtualmente e contam com plataformas que os auxiliam nesses processos.
Como resultado da presença constante no dia a dia de grande parte dos profissionais, as ferramentas de produtividade e colaboração precisam ser atualizadas frequentemente. Por isso, vale a pena entender o que é oferecido hoje para os negócios que partiram para a digitalização e como esses recursos vão impactar no futuro.
Sendo assim, neste artigo, você verá:
- A evolução das ferramentas de produtividade e colaboração
- Por que esses recursos são importantes?
- As ferramentas de colaboração guiam presente e futuro dos negócios
- Tendências que irão impactar o setor
A evolução das ferramentas de produtividade e colaboração
As novas formas de trabalho já estavam em ascensão, mas com a crise sanitária iniciada em 2020, houve um impulsionamento ainda maior na digitalização dos negócios. Consequentemente, a utilização de ferramentas de produtividade e colaboração aumentou.
Tanto é que o Gartner apresentou como uma das tendências tecnológicas para 2021 as “Anywhere Operations”. A ideia se baseia em um modelo operacional que permite que os negócios sejam entregues e habilitados em qualquer lugar. Em outras palavras, serve para uma situação em que clientes, empregadores e parceiros operam em ambientes fisicamente remotos.
Já em 2022, a mesma companhia apontou como tendência estratégica as empresas distribuídas. Esta é a denominação para um tipo de negócio que, segundo a consultoria:
“(…) prioriza o digital e o remoto para melhorar as experiências dos funcionários, digitalizar os pontos de contato do consumidor e do parceiro e criar experiências de produtos.”
A realidade é que o uso das ferramentas de produtividade provocou mudanças nas formas das empresas trabalharem. E, assim, estas se tornaram cruciais para o desenvolvimento do negócio.
Só para exemplificar, o processo de atualização de profissionais dentro de muitas organizações se tornou remoto ou híbrido. Na pesquisa “O Estado do Treinamento Virtual”, conduzida de julho a outubro de 2021, 91% dos 700 entrevistados afirmaram que suas companhias aumentaram a capacitação através da internet. Essa tendência deve permanecer.
Ao mesmo tempo, é bom ressaltar que a utilização desses recursos acelerou a evolução de outras tecnologias e deve impulsioná-las no futuro. Um bom exemplo é a nuvem, da qual essas ferramentas dependem largamente, seguida da conectividade, base para toda e qualquer digitalização.
LEIA MAIS: Empresa remota: como utilizar a mobilidade para ter vantagem competitiva e operacional
Panorama de uso
Uma pesquisa do Gartner, divulgada em agosto de 2021, revelou que houve um aumento de 44% no uso de ferramentas de colaboração pelos trabalhadores desde 2019. Sendo que no primeiro período eram apenas 55% dos profissionais que utilizavam esse tipo de recurso e, dois anos depois, essa taxa chegou a 79%.
Em seguida, está o crescimento das soluções de armazenamento e compartilhamento, bem como as de mensagens em tempo real que foi de 16% e 7%, respectivamente.
Outras ferramentas de produtividade que auxiliam nas reuniões online também se destacaram. Afinal, em 2019 os entrevistados passaram cerca de 63% do tempo em encontros presenciais, enquanto em 2021 o número caiu para 33% em áudio ou videoconferências.
Inclusive, a consultoria prevê que, até 2024, as reuniões presenciais correspondam a apenas 25%, comparado aos 60% de 2021. Isso vai acontecer principalmente devido à ascensão do trabalho remoto e às mudanças demográficas da força de trabalho.
Por que esses recursos são importantes?
Em fevereiro de 2022, o jornal CNBC publicou uma reportagem indicando que a flexibilidade do trabalho já pode ser considerada um fator competitivo. Inclusive, organizações como Amazon, Pinterest e Intel mostraram preocupação com essa questão na hora de atrair e manter talentos.
Nesse sentido, considerando que os negócios dificilmente voltarão à estrutura tradicional, é preciso pensar na equidade da colaboração entre o presencial e o virtual. Ou seja, funcionários devem poder contribuir e se comunicar igualmente, independentemente da sua localização, função, nível de experiência ou dispositivo utilizado.
Um artigo do Think With Google, de fevereiro de 2022, explora a falta de igualdade de condições e o que isso pode causar nas organizações. Entre as situações abordadas estão a disparidade entre recursos disponíveis para colaboradores presenciais e remotos, além da possível dificuldade de um funcionário externo contatar seu gerente local.
Como resultado, o novo modelo de negócio pode acabar se tornando prejudicial à produtividade e até ao potencial de um profissional. A matéria ainda cita um estudo do Economist Impact, no qual 62% dos entrevistados concordam que oportunidades limitadas de networking com líderes e colegas têm um impacto negativo na carreira.
Além disso, é preciso lembrar que a falta de comunicação em uma força de trabalho é prejudicial para todo o negócio: desde o atendimento ao consumidor até a produção.
É nesse contexto que as ferramentas de colaboração e produtividade se tornam cruciais para as empresas. O uso de recursos que facilitam a troca entre times, a realização de reuniões e até o acompanhamento de atividades em tempo real é indispensável.
As ferramentas de colaboração guiam presente e futuro dos negócios
Atualmente, existem ferramentas de produtividade e colaboração para ajudar nas tarefas simples e complexas do dia a dia. Videochamadas e compartilhamento de arquivos estão entre as funções mais populares. Porém, há as que vão além e atuam em áreas com escassez de profissionais, por exemplo. Sendo assim, separamos uma seleção de ferramentas e funções baseadas em nuvem.
Videoconferência
No lugar das reuniões presenciais, em muitas companhias hoje são as videochamadas que fazem parte da rotina diária. As plataformas de videoconferência talvez tenham sido um dos elementos mais importantes na manutenção das atividades coletivas, mesmo durante a crise sanitária.
Sobretudo, esse recurso é valioso para as empresas que diversificaram e flexibilizaram sua força de trabalho e agora contam com colaboradores em diferentes regiões. Ou ainda para quem deseja manter um relacionamento próximo com fornecedores terceirizados e parceiros, independentemente da localização.
Há uma infinidade de ferramentas que oferecem os serviços de videoconferência, embora cada uma tenha benefícios exclusivos. O Microsoft Teams, por exemplo, é uma plataforma que combina recursos de comunicação como bate-papo e videochamadas, além de permitir o armazenamento e compartilhamento de arquivos.
Essa solução funciona em diferentes dispositivos como smartphones, computadores e tablets e pode ser adquirida na Vivo Empresas. Agora, é possível contratar o Teams avulso ou junto ao pacote de ferramentas de trabalho do Microsoft 365.
“Para esse segmento, que inclui o dono do petshop, o escritório de contabilidade, o restaurante que
Diretor de Marketing da Vivo Empresas, Gabriel Domingos
vende almoço pelo aplicativo ou a lavanderia do bairro, nós adaptamos a linguagem que sempre
usamos com as grandes companhias. Nosso foco é buscar parcerias e empacotar as ferramentas de
tecnologia em soluções pré-formatadas para atender a necessidade de cada PME.”
Comunicação geral
Na realidade, não são apenas as videoconferências que são essenciais para ter uma equipe integrada. A comunicação, seja por videochamada ou pelo telefone, é um elemento-chave para a produtividade das equipes. Por isso, também há ferramentas de produtividade focadas nessa área.
Para debater projetos e atividades específicas, por exemplo, plataformas como o Slack ou o Microsoft Teams são ideais. Essas permitem o compartilhamento de arquivos e a troca de informações em tempo real e facilitam o trabalho conjunto.
Outro exemplo é o Vivo Voz Negócio, que integra colaboração e comunicação via voz, vídeo e mensagens instantâneas. Em termos práticos, essa solução atua na distribuição de uma linha telefônica para ramais na cloud. Isso torna a estrutura mais flexível e reduz custos.
Ferramentas de trabalho
Um dos principais pontos de preocupação dos empreendedores quanto ao trabalho remoto é a produtividade. Por isso, existe uma série de ferramentas focadas em resolver essa questão, entre opções gratuitas ou serviços pagos.
Em primeiro lugar, existem as plataformas de gestão de projetos que são aquelas que atuam na divisão de atividades com atribuições e prazos para cada usuário. Trello e Wrike estão entre os mais conhecidos da categoria.
Aliás, diversas técnicas podem ser aplicadas para essa distribuição, como a metodologia ágil Scrum, a fim de trazer mais eficiência à produção.
Além disso, há pacotes de serviços completos que até mesmo permitem integrar algumas das plataformas de gestão de projetos citadas. Um bom exemplo é o Microsoft 365 que é bastante utilizado por oferecer recursos de comunicação, colaboração, armazenamento e compartilhamento.
Essa solução ainda inclui controle de acesso a arquivos e pastas, o que traz segurança aos dados, e fornece ferramentas de trabalho como Word, Excel, PowerPoint e Outlook.
Tendências que irão impactar o setor
Para o mercado de tecnologia, o foco na digitalização representa uma oportunidade de melhorar o que já é oferecido e criar novas soluções. Isso não é diferente para as ferramentas de produtividade e colaboração, que devem aprimorar seus serviços com auxílio de Big Data, Inteligência Artificial e Machine Learning.
Mas, além disso, há outras tendências que devem movimentar o setor.
Low-Code/No-Code
A digitalização dos negócios aumentou a demanda de profissionais especializados em tecnologia da informação e também em dados. Contudo, ainda há uma escassez de especialistas nessas áreas, o que faz com que o low-code/no-code (LCNC) seja uma tendência.
Para conceituar melhor, esses termos remetem a ferramentas que permitem realizar alguns procedimentos sem exigir conhecimento técnico em código ou programação.
Esse é o caso dos Power Apps, soluções da Microsoft que, muito embora sejam oferecidas separadamente, podem ser integradas ao Teams para oferecer diferentes funcionalidades.
Dentre esses, é possível destacar o Power Automate, que atua na automação de tarefas repetitivas, e o Power Virtual Agents, que cria chatbots orientados por Inteligência Artificial.
No quesito dos dados, o Power BI também é uma solução de produtividade muito utilizada para facilitar a criação de relatórios e simplificar a visualização das informações.
Metaverso
O universo digital conhecido como metaverso também afetará muito a estrutura dos negócios. Para quem não está familiarizado com o conceito, esse será um mundo virtual, onde as pessoas poderão se reunir com família e amigos, fazer compras, estudar e trabalhar. A ideia é que tecnologias imersivas, como as realidades virtual, aumentada e mista, sejam usadas para facilitar e aprimorar a experiência no metaverso.
Hoje, muitas grandes companhias, como a Meta (dona do Facebook, Instagram e WhatsApp), estão focando esforços para a construção desse ambiente. Eventualmente, também serão criados os espaços corporativos nesse universo, onde as pessoas poderão fazer reuniões utilizando seus avatares.
Assim, a comunicação no trabalho será aperfeiçoada por meio de novos canais. Inclusive, em preparação para a chegada do metaverso, o Microsoft Teams irá integrar a plataforma de realidade mista Mesh e vai lançar avatares 3D na ferramenta de produtividade.
LEIA MAIS: O que é o metaverso e como ele pode ser uma oportunidade de negócios
Conclusão
Não há dúvidas de que os investimentos em transformação digital irão seguir de forma acelerada. A consultoria IDC, em outubro de 2020, fez uma previsão que a taxa anual de 15,5% de crescimento de valores investido deve se manter até 2023.
Com isso, será clara a ascensão dos modelos híbridos de trabalho e o uso das ferramentas de produtividade e colaboração. O metaverso, por exemplo, trará um novo universo de possibilidades para quem estiver preparado para ele.
Por isso, é preciso aproveitar o máximo que a tecnologia já consegue entregar para ter uma força de trabalho integrada e produtiva. Nessa missão, a Vivo Empresas pode ajudar, pois possui um portfólio completo de soluções que incluem conectividade, nuvem, IoT e Big Data.
Além disso, entre os serviços oferecidos também estão diversas ferramentas de produtividade e colaboração para trazer mais eficiência ao dia a dia no escritório.
Conheça também outras tecnologias que ajudam líderes e colaboradores com os desafios do negócio:
- Inteligência Artificial: o que é, quais são suas aplicações e como funciona
- Machine Learning: entenda como essa tecnologia impacta os negócios
- Por que cloud security é importante para todas as empresas?
Boa leitura e até a próxima!
