Produtividade no home office: como a tecnologia pode otimizar práticas e o tempo dos colaboradores

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Até recentemente, o trabalho remoto era uma meta distante para a maioria das empresas, especialmente no Brasil. Atualmente, contudo, esse formato já está bastante popularizado e se mostra uma tendência para os próximos anos. 

Assim, os desafios agora são focados não mais na implementação dessa modalidade, mas em como otimizar a produtividade no home office, respeitando os limites de operação e bem-estar. 

Nesse cenário, a ideia é que cada vez mais seja possível levar a qualidade e segurança do escritório para dentro de casa, com o auxílio da tecnologia. 

Desse modo, se beneficiam não apenas as companhias, com mais autonomia para manter suas atividades em funcionamento em situações adversas, mas também os colaboradores. Esses muitas vezes ganham em qualidade de vida, já que não precisam se deslocar, gastando tempo e dinheiro. 

Porém, para que esse sistema funcione perfeitamente, há uma série de cuidados a serem tomados, tanto do ponto de vista estrutural quanto em relação a comportamentos. 

Sendo assim, neste artigo, você verá:

  • Panorama da produtividade no home office
  • Tecnologias digitais ajudam na adaptação
  • Trabalho remoto exige cuidados para manter a sustentabilidade da operação
  • Otimizando as práticas dos colaboradores e da gestão

Panorama da produtividade no home office

Pessoa trabalhando em home office
Trabalho remoto se tornou realidade para muitos empreendedores e profissionais, mas como se manter produtivo?

Se antes havia dúvidas sobre o rendimento dos funcionários fora do ambiente do escritório, atualmente essas questões foram desmistificadas. Pelo menos, foi o que mostrou a pesquisa feita pela Fundação Dom Cabral em parceria com Grant Thornton e Em Lyon Business School, veiculada pelo G1.

Com cerca de mil entrevistados entre 15 e 29 de março de 2021, 58% dos respondentes se declararam mais produtivos no trabalho remoto. Isso indica um crescimento de 14 pontos percentuais no índice de produtividade no home office, se comparado ao ano anterior.

Esse avanço está muito ligado ao amadurecimento da modalidade, tanto por parte das companhias, quanto pelos colaboradores que se acostumaram com a nova rotina. Afinal, trabalhar em casa exige disciplina, reorganização do espaço e tempo e até mesmo a gestão de limites com outros moradores.

No entanto, o estudo também indica que a produtividade no home office não deve ser a única preocupação dos negócios. Entre os principais pontos negativos apontados pelos trabalhadores, foram listados: 

  • maior volume de horas trabalhadas,
  • dificuldade de relacionamento e comunicação,
  • equilíbrio com demandas pessoais.

Assim, da mesma forma que os escritórios estavam sendo humanizados, a busca por um trabalho saudável deve seguir mesmo à distância. Como exemplo, no âmbito presencial há ações como as do Google que criou salas com iluminação especial para funcionários poderem relaxar e meditar.

Já no home office, o bem-estar do empregado envolve desde o acesso às ferramentas e equipamentos necessários até mesmo à flexibilidade de horários de produção e reuniões.

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Tecnologias digitais ajudam na adaptação

Inegavelmente, a tecnologia foi fundamental em todo o processo de digitalização dos serviços e adaptação para o que o Gartner chama de Anywhere Operations. Em outras palavras, é um conceito que se refere a um modelo operacional no qual os negócios são entregues e habilitados em qualquer lugar.

Primeiramente, sem uma boa conexão à internet a produtividade no home office fica bastante limitada. Isso porque é a partir da conectividade que se tem acesso às redes da empresa ou aos serviços em nuvem que disponibilizam softwares críticos para o trabalho.

Também é por meio dessas, conectividade e cloud, que as ferramentas de colaboração são disponibilizadas, como o Microsoft 365, facilitando a comunicação entre times e a gestão de atividades. 

Mesmo com essa estrutura bem implementada, há ainda um fator crucial: a familiaridade dos colaboradores com esses recursos digitais. 

Segundo uma pesquisa do Gartner, divulgada em abril de 2021, mais da metade dos trabalhadores se considera, ao menos, proficiente nas ferramentas utilizadas no home office. Já um número menor, correspondente a 18% dos entrevistados, se diz especialista em tecnologias digitais. 

O levantamento também aponta outras tendências como o aumento de 11% no tempo gasto em dispositivos portáteis. Em contrapartida, os desktops tiveram redução de 8% em seu uso.

Por fim, uma questão grave, que foi revisitada, é a da utilização de equipamentos pessoais para trabalhar – movimento que ficou conhecido como BYOD (de Bring your own Device). O estudo mostra que 55% das pessoas usam dispositivos pessoais em pelo menos parte do tempo.,

Vale dizer que, em termos de segurança, essa é uma possível porta de entrada para diversas ameaças e pode resultar em consequências graves para a empresa.

Trabalho remoto exige cuidados para manter a sustentabilidade da operação

Existem muitas vantagens em manter um modelo home office ou ao menos híbrido. Entre elas estão menores gastos com escritórios, funcionários motivados pela melhor qualidade de vida e até mesmo a possibilidade de contar com talentos de outras localidades. 

Mas, é preciso lembrar que se há mudanças na estrutura tradicional da companhia, são necessários ajustes para garantir qualidade e segurança nas entregas. 

De olho na conexão

A princípio, uma das tarefas mais importantes e talvez também uma das mais difíceis seja conseguir separar bem os âmbitos profissional e o pessoal. Esse desafio começa já na conexão à internet, pois o tráfego corporativo e o particular devem ser distintos. 

Em casa, ao mesmo tempo em que acontece uma videoconferência, outra pessoa pode estar em uma aula online e uma terceira utilizando a internet para streamings. Para que a rede de trabalho não seja prejudicada, ela deve ter um acesso restrito com medidas de segurança eficazes. 

Além disso, cuidados com downloads de anexos e outras boas práticas de segurança digital no uso da internet são essenciais para evitar um ataque cibernético. O ambiente em nuvem também pode ajudar nesse sentido, trazendo protocolos de segurança atualizados e restrições de acesso a documentos sensíveis.

Equipamentos para uso corporativo

É ainda bastante comum utilizar equipamentos pessoais para trabalhar, porém, essa é uma prática que coloca em risco todo o negócio e sua credibilidade. O ideal para priorizar a produtividade no home office é oferecer à equipe de colaboradores aparelhos atualizados para uso diário. 

Para isso, é possível contratar serviços como o Desktop as a Service (DaaS), que viabilizam o acesso a aplicativos corporativos. Esse tipo de solução é uma forma econômica e segura de oferecer suporte aos funcionários trabalhando à distância. 

Por outro lado, também vem se popularizando o aluguel de equipamentos. Com exemplo, na Vivo Empresas, o serviço abrange um portfólio completo de dispositivos de informática com benefícios de atualização e suporte das máquinas. Um diferencial desta solução é que o valor gasto é classificado como despesa e, portanto, pode ser abatido no Imposto de Renda da companhia.

Recursos para produtividade no home office

Entre as pesquisas sobre produtividade no home office apresentadas neste artigo, algumas das preocupações apontadas foram a dificuldade de relacionamento e comunicação no novo modelo.

É nesse sentido que as ferramentas de colaboração se tornam indispensáveis. O Microsoft 365, por exemplo, traz as versões Web dos principais aplicativos de trabalho, como Outlook, Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Ele também traz o Teams que é um app que deixa as equipes se comunicarem via mensagem, marcar reuniões e organizar o calendário e atividades.

O serviço funciona através da nuvem e oferece uma forma de priorizar produtividade, segurança e mobilidade, além de oferecer armazenamento virtual ilimitado e atualizações contínuas. 

Como otimizar as práticas para manter a produtividade no home office?

Representação gráfica de mulher negra em home office
Aumente a sua produtividade no home office com as dicas a seguir

De modo geral, essa estrutura de conectividade, cloud, equipamentos e recursos de colaboração corporativos, auxilia na separação entre a atmosfera do trabalho e da vida pessoal. Por sua vez, isso ajuda a garantir a boa execução das tarefas profissionais bem como a assegurar o bem-estar profissional e a sustentabilidade das operações. 

Contudo, assim como na mudança do trabalho presencial para o home office, não é apenas uma questão de tecnologia, é preciso uma transformação cultural. Especialmente porque a simples substituição do presencial pelo virtual vem causando problemas relacionados a limites e excessos de carga horária e reuniões.

Inclusive, o cansaço proveniente do excesso de videochamadas ganhou o nome de Zoom fatigue, em alusão ao aplicativo americano. 

Sobretudo, para manter um home office saudável e produtivo, novos hábitos são necessários. Confira!

4 dicas para manter o bem-estar e a produtividade no home office

Escritório em casa

A chave para um trabalho remoto de sucesso é ter um canto organizado, silencioso e bem equipado para poder exercer sua função com foco. Enquanto a empresa pode ajudar com os aparelhos, é o colaborador que precisa determinar o local. Caso não seja possível destinar um cômodo para isso, o ideal é escolher uma área com menos tráfego e combinar horários de silêncio com os demais membros da casa.

Rotina pessoal x profissional

Ter uma rotina auxilia o cérebro a se preparar para as atividades sem gastar energia de forma desnecessária. Assim sendo, manter os horários antes feitos no escritório pode ajudar com o foco. Além disso, apesar de estar em casa, é importante evitar afazeres domésticos durante o dia de trabalho e vice-versa. É fundamental determinar um horário de início e final para trabalhar e concluir todas as tarefas pessoais fora desse período.

Trabalho em equipe

Com as ferramentas disponíveis hoje, estar fisicamente longe não deve impactar a colaboração do time. Na hora de planejar novas ações ou debater próximos passos, é válido convidar gestores e colaboradores para participar de reuniões online. Da mesma forma, há soluções que ajudam a delegar tarefas e gerenciar equipes remotas em tempo real, como o Vivo Gestão de Equipe.

Familiaridade com recursos digitais

Para manter a produtividade no home office, os colaboradores devem não só ter ferramentas para acesso remoto seguro à disposição, mas também saber como usá-los. Como o trabalho remoto não era uma prática abrangente no país, vale a companhia preparar um treinamento ou guia inicial para novos integrantes.

Conclusão

Inegavelmente, a tecnologia existe para facilitar o dia a dia e ser uma impulsionadora de mudanças que melhorem a vida pessoal e profissional de todos. 

Por isso mesmo, para obter uma boa produtividade no home office é necessário um esforço na criação de uma estrutura. Ou seja, transportar a qualidade e segurança de um escritório para dentro das casas dos colaboradores e ainda dar uma visão 360º para os gestores.

Apesar de parecer um projeto ambicioso, essa infraestrutura já pode ser aplicada de forma simples e rápida em negócios de diversos portes. Para isso, fazer a escolha certa dos recursos e verificar as interações entre a estrutura existente e as novas tecnologias são passos fundamentais. 

Considerando que há diariamente  inovações surgindo, ter um parceiro tecnológico que entenda as necessidades específicas do negócio e construa uma solução adequada é um diferencial.

Atenta às oportunidades e aos desafios de produtividade no home office, a Vivo Empresas ajuda na adoção de tecnologias certeiras, sem desperdícios de recursos e sem limitações de potencial.

Para conhecer melhor as soluções que podem elevar a qualidade das entregas no trabalho remoto, separamos ainda outros artigos:

Até a próxima!

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