Boletim escolar digital: vantagens da tecnologia para instituições de ensino

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Em um contexto em que mobilidade e integração remota são conceitos importantes para empresas de todos os setores, é esperado que práticas e processos se transformem para acompanhar essa tendência. O boletim escolar digital é algo que se popularizou para atender a necessidades específicas durante a pandemia do coronavírus. 

No entanto, mesmo com o retorno às atividades presenciais, a ferramenta permanece em alta entre as instituições de ensino. 

Não é à toa: adotar essa tecnologia traz vantagens para escolas. Entre elas, estão permitir que os responsáveis acompanhem com facilidade o desempenho dos estudantes, dar mais agilidade para professores no lançamento de notas e facilitar o acesso a dados e informações das turmas. Leia também:

  • O que é boletim escolar digital?
  • Vantagens de adotar o documento online;
  • Como criar boletim escolar digital;
  • Tecnologia como aliada da educação.

O que é boletim escolar digital?

É uma versão virtual do tradicional modelo em papel que os estudantes recebem ao final de cada período escolar. A emissão do documento online, em vez de imprimi-lo, foi uma transição que, em parte, se deu por necessidade. 

Isso porque, com a pandemia de covid-19 e a consequente adoção do ensino remoto, as escolas tiveram que adaptar seus processos e, em muitos casos, acelerar a digitalização de atividades. 

A tendência é que a tecnologia continue sendo usada, mesmo com o retorno às aulas presenciais, por um motivo simples: adotar o boletim virtual tornou a gestão escolar mais rápida e eficaz e facilitou a vida dos responsáveis. 

Os pais podem acompanhar o desempenho de crianças e adolescentes diretamente do celular ou computador, quando quiserem e de onde estiverem, graças à conectividade. 

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Escolas têm liberdade para escolher

De acordo com a Lei 9.394/96, que estabelece as diretrizes e bases da educação nacional, o controle de frequência dos estudantes é responsabilidade da escola, que pode seguir seu próprio regimento. 

O parágrafo VII estipula que “cabe a cada instituição de ensino expedir históricos escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou certificados de conclusão de cursos, com as especificações cabíveis”.

Nesse contexto, os colégios têm a liberdade de escolher entre o boletim tradicional ou sua versão virtual. 

Vantagens do boletim digital

De acordo com o site de estatísticas Statista, em 2021, o número de dispositivos móveis operando no mundo chegou a quase 15 bilhões, o que significa em torno de 1 bilhão de aparelhos a mais do que em 2020. Em 2025, a expectativa é que existam mais de 18 bilhões em operação. 

A partir do momento que a quantidade de aparelhos cresce, é natural que as pessoas dependam cada vez mais deles em seu dia a dia. Além disso, com a chegada da tecnologia 5G, a expectativa é que o uso seja otimizado, tornando-os indispensáveis para a rotina.

Dessa forma, é esperado que a escola acompanhe essa transformação, inclusive, em atividades administrativas. Investir no boletim digital pode trazer benefícios para todos os envolvidos. Por exemplo, mais facilidade na consulta da frequência e das notas, a aproximação entre a casa e a instituição de ensino e a agilidade na entrega de informações. 

Confira outros benefícios.

Redução da burocracia

O boletim escolar digital reduz a burocracia ao proporcionar mais agilidade na criação e emissão do documento. No caso do modelo tradicional, o processo pode ser demorado: o professor precisa lançar as notas para o administrativo, em seguida, diagramar, imprimir os documentos e organizá-los manualmente antes de entregar aos estudantes.

Já na opção online, tudo é feito de forma automatizada. Basta os professores lançarem as notas na plataforma usada. Além de prático e rápido, qualquer erro no lançamento pode ser corrigido rapidamente, o que não é possível na versão em papel.

Sustentabilidade

O documento digital não precisa ser impresso. Ele pode ser consultado com facilidade no desktop, notebook, smartphone e tablet, logo, é uma alternativa mais sustentável.

Além de ser uma iniciativa que reduz o uso de papel, também ajuda estudantes e responsáveis na organização. É possível, por exemplo, guardar os boletins na Cloud, para acessá-los em qualquer momento.

Redução de custos

Dependendo do porte da instituição de ensino, a quantidade de papel e de tinta usados na impressão pode ser significativa. Isso sem contar a força de trabalho necessária para a confecção desses documentos. Ou seja, adotar a tecnologia ajuda, automaticamente, a reduzir as despesas, o que pode causar um impacto positivo no orçamento da escola.

Rapidez e facilidade no lançamento de notas e faltas

Investir no boletim online facilita e agiliza o lançamento de notas e, também, das faltas dos estudantes. Basta entrar no sistema e inserir as informações, que podem ser acompanhadas em tempo real por gestores, responsáveis e alunos.

Agilidade na consulta de informações

Outra vantagem é a centralização de informações importantes em um só lugar. Dessa maneira, com poucos cliques, dados relevantes para escolas e responsáveis, como notas e faltas, ficam disponíveis para consulta. É possível, ainda, acompanhar o desempenho dos estudantes.

O documento virtual permite ainda a geração de relatórios com dados de diversos períodos. Isso é importante para ter um panorama completo da vida escolar e, assim, poder traçar um plano de ação em casos como queda de desempenho e aumento no número de faltas.

Aproximação de responsáveis e escola

Ao apostar em boletins digitais, a instituição de ensino também pode se aproximar da família. Afinal, o fato do documento estar disponível online permite a confirmação em tempo real de que foi acessado não só pelos estudantes, como também por seus responsáveis. 

Em um contexto em que, muitas vezes, os familiares não têm tempo de comparecer a reuniões escolares, acessar informações via internet faz toda a diferença. É possível, ainda, agregar mais valor ao processo, disponibilizando ferramentas como chats ou e-mail de contato específico para dúvidas, facilitando a interação e fornecendo acompanhamento pedagógico contínuo.

Menor risco de fraudes

O boletim online também reduz o risco de fraudes e adulterações no documento. Isso porque as plataformas digitais têm diversos recursos de segurança, só permitindo que profissionais autorizados façam a inserção e alteração de notas e faltas. 

Há a possibilidade da caderneta ser enviada diretamente para os responsáveis via e-mail ou disponibilizada em uma plataforma exclusiva, com acesso liberado apenas pela inserção de usuário e senha. 

Digitalização do ensino é inevitável

O processo de digitalização caminha a passos largos em um cenário em que a transformação digital não é mais uma opção e, sim, uma necessidade. E as instituições de ensino também estão inseridas nesse contexto.

O uso de ferramentas de colaboração aproxima a escola e os responsáveis. Além disso, encontros de emergência podem ser feitos online, via computador e smartphone. 

A transparência também é outro aspecto importante no processo. Isso porque, além do boletim escolar, o compartilhamento pode ser usado para outros documentos, como provas, gabaritos e avaliações dos estudantes. 

É importante ter em mente que, para digitalizar o ensino, é preciso contar com parques tecnológicos atualizados e preparados para esse novo ambiente. Em alguns casos, pode valer a pena alugar máquinas, como notebooks e impressoras, para contar com o que há de mais moderno sem desequilibrar os custos. A Vivo Empresas oferece o serviço de locação e venda de equipamentos, o que pode apoiar a escola em sua modernização.

Como adotar o boletim escolar digital

Para adotar o boletim digital, é preciso que a escola conte com a tecnologia necessária para oferecer o recurso. São diversas as plataformas que podem ser usadas para ensino remoto.

Opções como Google for Education oferecem uma série de recursos, como ferramentas para aulas remotas e chats para interagir com a turma. Independentemente da solução escolhida, é importante garantir que a acessibilidade por diversos dispositivos exista, assim como a possibilidade de alocação de documentos e outros arquivos na nuvem.

Atenção à segurança

É essencial que a instituição tenha cuidado especial com a segurança da informação. Por mais que plataformas de ensino tenham atualizações constantes — fator essencial para garantir a cibersegurança —, é importante investir em tecnologias de prevenção de ataques virtuais, bem como apostar no treinamento da equipe em relação aos principais protocolos de proteção, para evitar problemas.

Tecnologia como aliada da educação

O boletim escolar digital é apenas uma das ferramentas tecnológicas que as instituições podem usar para otimizar a gestão escolar. É possível ir além, principalmente com a popularização de soluções como inteligência artificial, machine learning e Big Data

Investir nessas e outras inovações se mostra importante, principalmente em um contexto de expansão do ensino remoto e híbrido. Entre as maiores vantagens, estão a redução de custos, a agilidade na troca de informações e a possibilidade de oferecer experiências personalizadas para responsáveis, estudantes, educadores e funcionários administrativos. 

No entanto, é essencial preparar o colégio para aproveitar ao máximo essa transformação. Para isso, a Vivo Empresas oferece soluções sob medida, que ajudam as instituições escolares a acelerar seu processo de evolução tecnológica. 

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