Ferramentas digitais de colaboração e comunicação garantem eficiência às empresas

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A necessidade cada vez maior por mobilidade exige adaptações em toda a operação de uma empresa. Isso porque, com os colaboradores atuando em diferentes locais, formas de conectar todas as pontas com eficiência se fizeram necessárias. Assim, foi nesse contexto em que as ferramentas digitais de comunicação e colaboração ganharam destaque. 

Usadas em larga escala antes mesmo da crise sanitária, tais soluções passaram a fazer parte da rotina diária de muitos negócios com maior frequência. 

Atualmente, inclusive, é difícil imaginar equipes que não utilizam esse tipo de recurso para diferentes fins, como reuniões e videoconferências,divulgação de lançamentos e gestão de projetos, além de troca de mensagens entre os colaboradores, distribuição de tarefas e produção de conteúdo, entre outros.

Esses canais possibilitam que a rotina flua adequadamente, mesmo quando o modelo adotado é o híbrido ou o remoto. Ou seja, são imprescindíveis para empresas de diferentes portes e setores. Aliás, é em atenção à sua relevância que trazemos o tema nesse artigo. 

A seguir, fique por dentro de tudo o que você precisa saber sobre esses softwares e serviços. Descubra as opções disponíveis, seus benefícios, funcionalidades e aplicações no dia a dia. Aproveite para ver também:

  • Ferramentas digitais: o que são e como utilizá-las a favor dos negócios
  • Principais aplicações desse tipo de recurso
  • Quais são as ferramentas digitais mais utilizadas
  • Por que apostar em ferramentas de colaboração corporativa 

Ferramentas digitais: o que são e como utilizá-las a favor dos negócios

Mulher editando texto no computador
Soluções incluem editores de texto, apps de videoconferência, armazenamento de arquivos e mais, tudo na nuvem

Aqui, estamos falando de recursos que viabilizam ou, ainda, facilitam o acesso à comunicação e à informação. Conforme citado, alguns exemplos de ferramentas digitais desse gênero são os softwares de videoconferência, gestão de projetos, organização da rotina de tarefas, acompanhamento de entregas e troca de mensagens. 

Outra característica comum é que tais aplicações são utilizadas por meio de dispositivos eletrônicos, como computadores, tablets e smartphones. 

Na prática, sabemos que os próprios aparelhos já se enquadram como ferramentas colaborativas, mas sem os programas e sistemas adequados ao trabalho, perdem seu propósito.

Nesse sentido, tais soluções foram adotadas em maior escala em virtude do aumento exponencial do trabalho remoto, mas são imprescindíveis também para a atuação presencial. 

O principal motivo é o fato de reunirem diferentes funcionalidades, como:

  • Ordenar ações;
  • Acompanhar as metas definidas;
  • Compartilhar documentos;
  • Promover a integração dos times;
  • Oferecer uma visão panorâmica do que está sendo feito e possibilitar uma atuação simultânea diante de uma determinada tarefa.

Ou seja, por terem a otimização das atividades como benefício central, contribuem diretamente para a agilidade e a segurança nas entregas. Por sua vez, o resultado dessa combinação é o crescimento da produtividade.

Ademais, é importante ter em mente que, independentemente do porte ou segmento, todas as empresas sempre precisarão de colaboração. E, nesse sentido, as ferramentas digitais favorecem a visibilidade de ações complexas, bem como a fluidez dos fluxos de trabalho.

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Alocadas na nuvem

As ferramentas digitais da modernidade são alocadas em ambientes virtuais, o chamado cloud computing. Por isso, geralmente também são classificadas como SaaS, sigla para Software as a Service, ou, ainda, ‘Software como Serviço’. 

Isso porque, na prática, assim como diversos outros produtos e aplicações adaptados para a metodologia da nuvem, no SaaS, o usuário paga apenas pelo que foi efetivamente utilizado.

Ou seja, além de dispensar a necessidade de pagar licenças únicas e caras, que geralmente custariam um novo investimento para uma eventual atualização do software, não é necessário sequer instalar programas nos computadores, uma vez que a grande maioria funciona a partir do próprio navegador web.

Ademais, tendo em vista que essas ferramentas são atualizadas constantemente, suas barreiras digitais estão sempre acompanhando a evolução das ameaças. 

Este último ponto é imprescindível. Como mais dados estão sendo trocados na esfera virtual, ter soluções que oferecem todas as camadas de proteção necessárias é de extrema importância. 

Utilizar versões antigas, em contrapartida, pode deixar portas abertas para criminosos. Portanto, mais um ponto positivo para as ferramentas digitais em nuvem.

As mais utilizadas atualmente no contexto corporativo são:

  • Softwares de videoconferência e eventos digitais: permitem a realização de reuniões virtuais, bem como o compartilhamento e o armazenamento de arquivos em ambientes específicos. Em muitos casos, por exemplo, é possível criar canais para registrar todas as ações da equipe, podendo ser consultadas facilmente;
  • Agenda: calendários online para a visualização de todos os eventos e compromissos dos integrantes dos times. Na prática, facilitam bastante a marcação de reuniões e outros eventos que exigem a presença de membros com diferentes rotinas;
  • Organizadores de tarefas: baseados nos mesmos princípios de integração, permitem que diferentes equipes de um mesmo time ou empresa organizem seus processos numa sequência lógica, dando visibilidade aos gestores e colaboradores sobre cada etapa de um projeto ou atividade;
  • Suítes de escritório alocados em nuvem: oferecem a possibilidade de criar e trabalhar em documentos, formulários, planilhas e apresentações compartilhados em tempo real;
  • Troca de mensagens: aplicativos voltados ao envio e ao recebimento de conteúdos em texto, vídeo ou foto. Uma forma eficiente de conectar e contactar todos os membros de um time;
  • Armazenamento de arquivos: ambiente em nuvem para guardar documentos, planilhas, apresentações, fotografias e vídeos, entre outros itens, que podem ser acessados por todos que tiverem as credenciais.

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Benefícios das ferramentas digitais

Há diversas vantagens atreladas ao uso desse tipo de recurso no dia a dia. A seguir, listamos as principais:

  • Mobilidade, escalabilidade, agilidade e disponibilidade: esse conjunto de características está diretamente ligado ao fato das ferramentas estarem alocadas na nuvem. Dessa forma, os serviços estarão sempre à disposição, podendo ser expandidos ou reduzidos, caso haja necessidade;
  • Praticidade: todos os dados, informações e ações podem ser visualizadas a qualquer momento – e a partir de diferentes dispositivos;
  • Economia: sobretudo pela possibilidade de contratar sob demanda, trata-se de um investimento considerado de baixo custo, principalmente em comparação aos resultados que pode oferecer;
  • Produtividade: uma vez que boa parte dessas ferramentas são integradas e permitem que múltiplas pessoas trabalhem num mesmo documento, tarefa ou processo, ainda que estejam a milhares de quilômetros de distância, as atividades são desempenhadas com maior eficiência, ampliando os níveis de produção e favorecendo a agilidade nas entregas;
  • Comunicação: a equipe fica muito mais integrada, além de conseguir tirar dúvidas, resolver problemas e criar tarefas em conjunto, tudo isso sem precisar apostar em mensageiros informais;
  • Segurança: a escolha das plataformas certas também implica em proteção, uma vez que os softwares são construídos para resguardar os dados que são trocados em seus ambientes;
  • Compatibilidade: Ao mesmo tempo em que ajuda a acomodar as equipes e colaboradores, as ferramentas digitais, especialmente quando vêm um mesmo provedor, costumam oferecer total compatibilidade entre si.

Ter uma boa infraestrutura de conectividade é essencial

Não se trata apenas de um plano de internet ou da implementação de soluções digitais. Uma real infraestrutura de conectividade garante que ferramentas e plataformas funcionem de maneira integrada. 

Ou seja, que computadores, programas, sistemas operacionais e dispositivos em geral estejam disponíveis, sejam estáveis e, sobretudo, que tenham a capacidade de operar em rede.

Por isso, é essencial garantir que tais recursos sejam empregados da melhor forma possível. E entre os serviços que permitem fazer esse aproveitamento otimizado, podemos destacar a conexão de internet e os equipamentos de microinformática. 

Afinal, juntos das ferramentas digitais, ambos formam uma tríade com tudo o que é necessário para uma estação de trabalho eficiente e produtiva.

A empresa, portanto, deve prever um bom plano de acesso a rede, seja ele de banda larga convencional ou internet dedicada. Já para ampliar a mobilidade, é importante considerar também o uso de modems portáteis e de planos móveis corporativos

No que diz respeito aos aparelhos, é importante mantê-los atualizados, bem como contar com máquinas que realmente ‘deem conta do recado’. Isso porque, segundo um estudo realizado pela Dell Technologies, divulgado em dezembro de 2020, computadores ruins afetam consideravelmente a qualidade de vida (e o trabalho) dos profissionais.

Na pesquisa, foi constatado que colaboradores usando aparelhos obsoletos ou defeituosos podem levar até 40% mais tempo para concluir uma tarefa, em comparação com quem utiliza as ferramentas adequadas. 

Assim, a melhor estratégia para equilibrar custos e um parque tecnológico moderno pode ser também o aluguel de equipamentos, que nada mais é que uma contratação ‘como serviço’ de dispositivos de microinformática, inclusive com várias vantagens nesse formato.

Ferramentas digitais: opções mais utilizadas no âmbito empresarial

Mulher em videoconferência com colega de trabalho
Com equipamentos e softwares certos, é possível trabalhar mais rápido e com mais qualidade

Voltando para o tema da nossa matéria, há uma infinidade de ferramentas de colaboração disponíveis no mercado, com versões que podem ser adequadas à realidade de cada companhia. A seguir, apresentamos alguns dos mais utilizados e as suas aplicações no dia a dia dos negócios.

Microsoft

Os planos do pacote Microsoft 365 oferecidos pela Vivo Empresas, por exemplo, são escaláveis e se destacam entre os mais conhecidos e utilizados no mundo. Trata-se de um conjunto de soluções que cobrem diferentes necessidades das organizações, tais como:

  • Espaço de armazenamento: os planos contam com ambientes em nuvem para guardar arquivos com a segurança necessária;
  • Programas: os softwares da Microsoft são os mais utilizados no mercado de trabalho, atendendo a diferentes expectativas das empresas. Além disso, por estarem alocados em nuvens, são atualizados em tempo real e não ocupam espaço nas máquinas. Estamos falando de ferramentas capazes de contribuir na criação, no compartilhamento e no gerenciamento de projetos. Alguns exemplos:
  • Word: permite a criação compartilhada de textos;
  • PowerPoint: realização de apresentações institucionais;
  • OneNote: voltado a atividades como escrever, compartilhar e editar notas;
  • Excel: facilita a montagem de tabelas, a produção de gráficos e a realização de cálculos com facilidade e autonomia;
  • Acesso: permite a construção de um banco de dados;
  • OneDrive e SharePoint: assegura que as equipes salvem, acessem e compartilhem documentos;
  • Sway: criar e dividir relatórios e apresentações interativas;
  • Microsoft Teams: ambiente de trabalho que possibilita a troca de arquivos, mensagens e a realização de videoconferências;
  • Booking: ferramenta que faz agendamentos online para as empresas;
  • Planner: voltado para o gerenciamento das atividades e das equipes de trabalho.
  • E-mail corporativo: criação de endereços personalizados, com volume que pode variar de acordo com a contratação.

Google

A companhia oferece um ambiente composto por diferentes ferramentas digitais de colaboração e comunicação. Chama-se Google Workspace e engloba os seguintes recursos:

  • Gmail: é o e-mail do Google. É possível criar endereços corporativos e gerenciá-los facilmente, escolhendo o volume de armazenamento mais adequado;
  • Docs: a ferramenta permite a criação e o compartilhamento de arquivos de texto, podendo ser produzidos simultaneamente;
  • Meet: realização de videoconferências, que podem ser gravadas e armazenadas na nuvem;
  • Sheets: criação e compartilhamento de tabelas;
  • Chat: é  voltado à troca de mensagens entre os integrantes das equipes;
  • Calendar: agenda que propicia a visualização e a marcação de horários de reuniões e outros compromissos;
  • Drive: plataforma para o armazenamento de arquivos variados, podendo ser contratado de acordo com a demanda da companhia;
  • Forms: bastante usado para pesquisas, tal ferramenta viabiliza a criação e o envio de formulários. As respostas são todas armazenadas na mesma plataforma;
  • Currents: software utilizado para a comunicação corporativa interna. Permite trocas de mensagens e arquivos;
  • Keep: ferramenta para a criação de notas, que podem ser visualizadas e editadas por meio do app disponível para dispositivos móveis;
  • Apps Script: plataforma para o desenvolvimento de aplicativos leves;
  • Slides: possibilita a criação e o compartilhamento de apresentações;
  • Cloud Search: assistente com funcionamento baseado em Inteligência Artificial (IA). Facilita a busca das informações desejadas em todos os apps que integram o Google Workplace;
  • Jamboard: quadro interativo que permite a colaboração online.

Trello

Trata-se de uma ferramenta voltada à gestão de projetos. A plataforma permite criar quadros com listas de tarefas, que podem ser atribuídas aos membros que fazem parte da equipe. Além disso, é possível estabelecer datas de entrega e criar cronogramas.

Sua interface intuitiva conta com recursos como checklists, upload de arquivos e a inclusão de etiquetas com cores diferentes para facilitar a identificação das atividades que devem ser realizadas. O Trello conta com versões para desktop e também para dispositivos móveis.

Wrike

Também possibilita a gestão de projetos de modo simplificado. Conta com diferentes recursos, como linha do tempo dinâmica (gráfico Gantt), listas de tarefas, formulários de pedidos, painéis e relatórios.

Essa clareza do fluxo de ações permite verificar a distribuição das cargas de trabalho, solucionar conflitos de agendas, monitorar o tempo gasto em cada ação e reorganizar atribuições. Além disso, as equipes conseguem carregar documentos e arquivos diretamente em cada atividade disponível no Wrike, podendo ser acessados por outros membros do time em tempo real.

Slack

É uma das ferramentas digitais mais utilizadas para assegurar a comunicação entre os colaboradores. Além disso, reúne recursos voltados à colaboração, como a possibilidade de compartilhar e editar documentos.

As conversas podem ser organizadas por assunto, o que facilita a localização de temas importantes. Outra funcionalidade interessante do Slack é o agendamento de mensagens. Ou seja, você pode programar o envio para seus contatos, colocando a data e o horário que deseja.

É viável também fazer chamadas de vídeo e integrar a plataforma com as outras que já usa, como o Google Drive.

WhatsApp

A rede social para a troca de mensagens é comumente utilizada para conversas pessoais. No entanto, a plataforma vem demonstrando interesse em fazer parte do mundo corporativo. Não é à toa que disponibilizou, recentemente, a opção de fazer chamadas de vídeo e de voz pela  sua versão web.

A opção de criar grupos também facilita o dia a dia de trabalho, possibilitando o envio de arquivos e de comunicados.


LEIA MAIS: Digitalização das empresas: entendendo o conceito na teoria e na prática


Conclusão

As ferramentas digitais, sobretudo as de colaboração e de comunicação, são cada vez mais importantes para as empresas. E isso vale para organizações de todos os portes e áreas de atuação. Esse tipo de recurso assegura maior fluidez às atividades diárias, além de organizar e facilitar o acesso a todas as informações importantes.

Além disso, ainda trata-se de um investimento relativamente baixo, uma vez que as ferramentas estão alocadas em nuvem e são contratadas como serviço, de acordo com a demanda de cada negócio.

Combinadas a uma infraestrutura de conectividade robusta, essas soluções asseguram características fundamentais às empresas, como agilidade, produtividade, eficiência, organização e facilidade de comunicação.

A Vivo Empresas, por exemplo, decidiu unir a sua expertise em conectividade à eficiência das soluções que integram o Microsoft 365. Dessa forma, é possível otimizar as tarefas sem a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura de TI. Os usuários têm mais autonomia para definir o acesso às pastas, podendo atuar de qualquer local.

Quer saber mais sobre como as ferramentas digitais funcionam na prática e de quais maneiras são capazes de melhorar o fluxo de trabalho? Veja os artigos que separamos:

Até a próxima!

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