Mesmo com a adoção de novas ferramentas digitais de atendimento e comunicação, o telefone continua sendo um canal indispensável para os negócios. Ou seja, é parte fundamental de um ecossistema que possibilita o contato direto com clientes, parceiros, fornecedores, bem como entre os próprios colaboradores da companhia.
Aliás, assim como vem ocorrendo com outras tecnologias, a central telefônica também evoluiu bastante nos últimos anos. Atualmente, existem diversos tipos de plataformas e soluções, físicas ou virtualizadas, com a ajuda do cloud computing.
Um exemplo desse progresso é o PABX na nuvem que, além de assegurar um diálogo mais ágil e eficiente às linhas telefônicas, também implica em redução de custos, flexibilidade e mobilidade ao dia a dia.
Neste artigo, falaremos justamente sobre esse tipo de sistema, mostrando as opções que existem atualmente e de quais formas tais recursos podem otimizar a rotina e a saúde financeira da empresa. Você verá:
- Central telefônica: o que é e por que ter
- Por que o PABX na nuvem é uma escolha inteligente?
- Quais são as principais vantagens dessa tecnologia para os negócios
- Como o sistema funciona na prática
Central telefônica: o que é e por que ter
O telefone deixou de ser o único canal de comunicação utilizado pelas empresas, mas nunca perdeu a sua importância ou protagonismo. Pelo contrário. É um elemento essencial no ecossistema comunicacional de um negócio, seja para conectar clientes, colaboradores, fornecedores ou parceiros.
O recurso é utilizado para realizar o atendimento ao público (seja ele automatizado ou não), resolver problemas com maior agilidade e facilitar o diálogo entre as equipes, entre outras funcionalidades cruciais.
Dessa forma, uma empresa que tem um sistema eficiente dá um passo bastante importante para garantir maior credibilidade junto ao mercado, além de engajar colaboradores. Isso porque os bons resultados dependem de uma comunicação, tanto externa quanto interna, igualmente bem feitas.
Para se ter uma ideia, segundo um estudo realizado pela consultoria Gartner, em abril de 2021, a escolha das ferramentas de comunicação adequadas pode evitar o esgotamento dos funcionários, uma preocupação recorrente no contexto pandêmico.
LEIA MAIS: Saiba como escolher a melhor opção de internet empresarial para o seu negócio
Outra vantagem é a redução de custos. Ao implementar uma central telefônica adequada, os custos das ligações podem cair significativamente, o que representa um grande impacto nas finanças da companhia.
Entre os colaboradores, por exemplo, as ligações não são pagas, assegurando uma economia maior ao longo dos meses. Além disso, a agilidade nos contatos contribui diretamente para o aumento da produtividade dos times.
Veja outros benefícios
- Chamadas identificadas: a tecnologia permite visualizar quem está ligando antes mesmo de atender, o que otimiza o atendimento.
- Automatização: é possível optar por um sistema automatizado, o que garante maior agilidade às comunicações e à tarefa de resolução de problemas. O nome desse tipo de recurso é Unidade de Resposta Audível (URA), um menu interativo automatizado que se encarrega de boa parte das interações feitas na chamada.
- Ramais: ao criar uma rede interna, a comunicação entre as equipes ocorre com maior fluidez (e sem custos).
LEIA MAIS: Como a nuvem ajuda a resolver problemas e otimizar processos nas empresas
Por que o PABX na nuvem é uma escolha inteligente?
A tecnologia mais comum no universo empresarial é chamada de PABX, sigla de Private Automatic Branch Exchange (em português, significa troca automática de ramais privados). Ou seja, trata-se de uma central telefônica que possibilita que todos os aparelhos sejam interligados por um sistema de ramais. Sendo assim, é possível transferir as chamadas com maior facilidade e eficiência.
Existem diferentes tipos disponíveis no mercado, com destaque para os analógicos, os digitais, os via IP e os que são alocados em nuvem.
Este último modelo despontou como uma escolha acertada durante a pandemia do novo coronavírus, principalmente devido à adoção em larga escala do trabalho remoto. Com as equipes distantes umas das outras, transferir as chamadas e assegurar uma comunicação eficiente ficou mais simples com o uso da cloud.
Aqui, estamos falando de uma central telefônica virtual, que depende exclusivamente de dispositivos eletrônicos conectados à internet, seja ela móvel ou fixa. São sistemas que podem ser utilizados por meio do computador, de celulares ou tablets, dispensando a necessidade de comprar equipamentos ou realizar manutenções constantes.
Nesse caso, os trabalhos de atualização acontecem automaticamente, como ocorre com os softwares geralmente contratados para viabilizar o trabalho das equipes.
Portanto, ter um PABX na nuvem assegura diversas vantagens aos negócios, independentemente de seu porte ou área de atuação, como:
- Praticidade: a companhia paga apenas pelo serviço que usa, o que também contribui para a economia;
- Sem limites: capacidade ilimitada de ramais;
- Mobilidade: característica essencial, sobretudo no contexto pandêmico;
- Documentação das tarefas: possibilita a gravação de chamadas e também a conexão com outros sistemas;
- Redução de custos: por ser uma solução digital, não há custos por minuto de ligação nem despesas que existem em soluções tradicionais, como energia e infraestrutura. Dessa forma, sai bem mais em conta para os negócios;
- Flexibilidade: não é preciso ter um telefone sobre a mesa para utilizar, o que garante mobilidade e facilidade;
- Otimização do espaço de trabalho: os escritórios ficam muito mais organizados sem os aparatos físicos que uma central telefônica convencional exige. Além disso, não é preciso ter postos fixos, o que é importante sobretudo no modelo híbrido de trabalho;
- Expansão: os serviços em nuvem têm a vantagem da escalabilidade, ou seja, é possível aumentar a capacidade conforme a demanda. E sem ter que investir em reformas ou espaços físicos;
- Disponibilidade: o atendimento ficará 100% disponível, dependendo apenas da conexão com a internet;
- Segurança: ao contratar um PABX na nuvem, é possível ter um controle maior de todas as ligações, recebidas e realizadas, por meio de relatórios gerados automaticamente.
Como funciona na prática
Um exemplo de solução disponível no mercado é o Vivo Voz Negócio, serviço de comunicação unificada da Vivo Empresas.
Seu objetivo é justamente facilitar a comunicação das empresas, integrando colaboradores e melhorando a interação com o público externo. O recurso foi criado para atender às demandas atuais, sobretudo devido à adoção cada vez maior do modelo híbrido de trabalho.
Como funciona na prática? A resposta é simples. Trata-se de um software que opera na nuvem. Ou seja, todos os ramais existentes em uma linha telefônica digital podem ser utilizados a partir de qualquer dispositivo — celulares, tablets ou computadores.
Tal possibilidade acrescenta flexibilidade ao dia a dia, uma vez que não é preciso ter um telefone em cima da mesa ou então ocupar um posto físico para atendê-lo sempre que preciso.
Basta instalar o programa para começar a utilizá-lo em qualquer espaço (dependendo somente de uma conexão estável de internet). Também elimina despesas que são exigidas pelas telefonias tradicionais, como energia elétrica, espaço, ar condicionado, infraestrutura e cabeamento.
Além dessa mobilidade, o PABX em nuvem da Vivo Empresas possui funcionalidades de ferramentas de colaboração.
Permite, por exemplo, realizar videochamadas e chats com as equipes. São diversos serviços integrados, facilitando o uso e a gestão.
Em suma, algumas das principais características do produto são:
- Viabiliza a comunicação interna e externa, conectando todos os envolvidos no dia a dia de uma empresa;
- Com o sistema, é possível fazer videochamadas e chat;
- As ligações dos ramais podem ser atendidas em diversos dispositivos, como computadores, smartphones, tablets e até mesmo aparelhos IP e ATA;
- É possível fazer chamadas nacionais ilimitadas para números fixos e de celular sem qualquer custo adicional;
- Possui URA integrada para que as interações sejam encaminhadas por um menu de navegação, otimizando o atendimento.
Toda a configuração do sistema pode ser feita diretamente pelo cliente, online, sem nenhuma dificuldade e com a orientação de técnicos especializados sempre que preciso. Os recursos ficam disponíveis em um portal específico para tal.
Assim, é possível nomear profissionais responsáveis pela tarefa e também por sua gestão.
LEIA MAIS: Como economizar energia nas empresas gera benefícios para o negócio e para o meio ambiente
Concluindo
O telefone ainda é um elemento muito importante no ecossistema comunicacional de uma empresa, facilitando diversas atividades, como a integração entre as equipes e o atendimento ao cliente. Daí a importância de ter uma central adequada às necessidades atuais da companhia.
Nesse sentido, como vimos anteriormente, as soluções alocadas na nuvem são opções interessantes, sobretudo com a adoção em maior escala do modelo de trabalho híbrido. Isso porque são capazes de oferecer maior flexibilidade e mobilidade aos negócios.
Dessa forma, com as equipes trabalhando remotamente, é possível atender chamadas externas a partir de qualquer dispositivo e ainda conversar com os membros dos times sem custos adicionais (como se estivessem no escritório físico).
Em resumo, não é preciso ter equipamentos específicos ou depender de um ambiente específico para atender as chamadas. Basta utilizar um software que exige apenas o uso de gadgets conectados à internet.
De olho nesse contexto, a Vivo Empresas lançou o Vivo Voz Negócio, uma solução robusta e com alta disponibilidade que assegura mobilidade às companhias. Trata-se de um serviço de comunicação unificada que oferece mais praticidade, redução de custos e agilidade no atendimento.
Quer saber como o PABX na nuvem é capaz de otimizar o seu negócio na prática? Entre em contato conosco!
Aliás, aproveite também para se informar mais sobre dois tópicos que facilitam a rotina corporativa:
- TI híbrida: saiba como otimizar os recursos da empresa unindo servidores locais à nuvem
- Por que as ferramentas digitais de colaboração garantem eficiência às empresas
- Como a tecnologia apoia o bem-estar no trabalho e otimiza resultados
Até a próxima!
