5W2H: conheça a ferramenta de gestão que é aliada da produtividade

A técnica 5W2H é uma das metodologias mais efetivas para orientar pessoas, de forma simples e clara, no entendimento de certas situações, como necessidades, processos e problemas, principalmente no ambiente corporativo. A metodologia se apoia, ainda, na documentação, identificação de alternativas e geração de uma estratégia para resolução.

Consequentemente, é uma ferramenta de gestão usada por empresas de diferentes portes e setores em suas tomadas de decisão. Ela parte de respostas a sete perguntas simples para, assim, desenvolver um plano de ação que esteja alinhado aos objetivos pessoais ou do negócio. Entre seus principais benefícios está o fato de ser tão simples de usar que requer pouco ou nenhum treinamento para ser aplicada.

Neste artigo, serão abordados os seguintes tópicos: 

• O que é 5W2H;
• Os 7 componentes da técnica;
• Alguns dos principais usos;
• Vantagens de aplicá-la;
• Tecnologias que podem auxiliar no processo.

O que é 5W2H

A técnica 5W2H é uma ferramenta de gestão que tem como ponto de partida a resposta a 7 perguntas. Desmembrando, o nome é composto pelo acrônimo do 5W:

• What? (O quê?);
• Why? (Por quê?);
• Where? (Onde?);
• When? (Quando?);
• Who? (Quem?).

E, também, do 2H: 

• How? (Como?) ;
• How Much? (Quanto).

Em um contexto em que a digitalização das empresas é uma necessidade e companhias de todos os portes precisam se adaptar e buscar soluções flexíveis para fazerem mais com menos para alcançarem maior produtividade, a técnica se destaca, entre outros pontos, por sua simplicidade. 

Afinal, sua principal característica é fornecer perguntas-chave para, assim, melhorar um processo ou resolver um problema. Independentemente de sua complexidade ou da área que procura uma solução.

Em linhas gerais, a metodologia considera diversas facetas da situação que está sendo analisada. É possível utilizá-la, por exemplo, ao planejar um projeto ou suas etapas, como coleta de dados. 

É aplicável, ainda, durante uma busca por melhorias em determinado processo ou quando há a suspeita de um problema ainda não identificado.

Os 7 componentes da técnica

É fato que a tomada de decisões é uma parte essencial do trabalho de um gestor e, também, crucial para os resultados da empresa. No entanto, nem todos os executivos acreditam ser bem-sucedidos na tarefa. 

De acordo com a pesquisa global da consultoria McKinsey Effective decision making in the age of urgency, publicada em abril de 2019, apenas 20% dos entrevistados afirmaram que suas empresas se destacam no processo de tomada de decisões. Além disso, grande parte disse que muito do tempo que usam para decidir é gasto de maneira ineficaz.

Nesse cenário, contar com uma ferramenta de gestão que apoie as escolhas perante os desafios se faz ainda mais necessário. Ao analisar os 7 componentes da técnica 5W2H, fica simples refletir sobre um certo problema ou necessidade e, a partir daí, tomar a decisão necessária.

1. O quê?

O primeiro W — What? — é para entender o que deve ser feito no tópico no qual se está trabalhando. Ou seja, nessa etapa, reflete-se sobre o que precisa ser executado para atingir determinado objetivo, descrevendo os passos e resultados a serem alcançados.

2. Por quê?

Nesso passo “Why?” se entende o objetivo, ou seja, por que tal atividade deveria ser realizada. Aqui, o propósito deve ser explicado. O propósito é atender a uma necessidade? Aprimorar um processo? Resolver um gargalo?

3. Onde?

No “Where?”, é questionado, por exemplo, onde a melhoria ou solução será implementada? Deve-se especificar o local, o setor, a área ou o departamento em que o projeto será executado. A resposta para essa pergunta pode estar tanto no meio físico quanto no virtual, como em um banco de dados. 

4. Quando?

Uma pergunta muito importante é o “When?”; ou seja, “Quando deverá ser feito?”. A resposta a essa questão estabelece prazos para cada estágio do projeto e prevê uma data de conclusão. Criar um cronograma é muito importante para garantir o acompanhamento das etapas e ajustar, se necessário, a rota. 

5. Quem?

O último W — “Who?” — se refere aos profissionais responsáveis por cada atividade. Neste caso, é considerado até mesmo a pessoa do time que é a dona do projeto como um todo. 

6. Como?

A resposta ao “How?” ajuda a esclarecer como todo o processo será conduzido. É um passo mais amplo, em que é importante descrever quais métodos e ferramentas serão utilizados para que o projeto seja executado e alcance os resultados esperados.

No primeiro H, é essencial fazer a definição das diretrizes para, assim, garantir o alinhamento de toda a equipe com o propósito (Why?). 

7. Quanto?

Por fim, o “How Much?” se refere aos custos do projeto. É preciso, nesse passo, listar todas as necessidades e seus respectivos valores. Se for importante adquirir novos equipamentos e contratar profissionais, por exemplo, os custos com essas aquisições devem estar previstos na etapa, que abrange tudo o que for relativo a investimento financeiro.

Quando usar a ferramenta

A técnica 5W2H se destaca por sua versatilidade. Afinal, é sempre necessário ter clareza em relação às atividades, processos e projetos. Por exemplo, suponha que a área de TI identificou que determinado software está desatualizado e precisa ser substituído. 

Para aplicar a ferramenta 5W2H, é preciso, antes de tudo, responder às 7 perguntas-chave de forma objetiva:

• O quê? — Atualizar determinado software usado pela empresa;
• Por quê? — Um software desatualizado prejudica o trabalho dos usuários;
• Onde? — Setores que usam o software;
• Quando? — Até o final do semestre;
• Quem? — Equipe de TI;
• Como? — Selecionando possíveis fornecedores e analisando suas propostas;
• Quanto? — Dentro do orçamento de até R$ 200 mil. 

Objetividade e clareza são essenciais para aproveitar ao máximo essa estratégia de gestão. Após responder às perguntas, o próximo passo é criar uma tabela listando tudo o que foi planejado. 

Caso tenha diferentes áreas envolvidas no projeto, é necessário fazer a distribuição de tarefas. É possível, ainda, usar a abordagem 5W2H para diferentes ações. 

Se a empresa precisar, por exemplo, melhorar seu processo de retenção de talentos, pode ter diferentes propostas para atingir esse objetivo, como aprimorar a seleção de candidatos (ação 1) e revisar os benefícios oferecidos para maior atratividade (ação 2).

Quanto mais for usada essa ferramenta de gestão, mais à vontade a equipe ficará com sua estrutura, agilizando processos e facilitando a tomada de decisões.

Alguns exemplos de usos de 5W2H

A metodologia 5W2H pode ser aplicada em diferentes situações, tanto na vida pessoal quanto na corporativa. No entanto, a técnica é especialmente útil em alguns casos específicos. Entre eles, destacam-se os seguintes.

Criar um plano de ação

A abordagem é eficaz na elaboração de planos de ação para resolução de determinados problemas ou para atingimento de um objetivo.

Definir ações de um projeto

A ferramenta ajuda a desmembrar um projeto em ações específicas em que, para cada uma delas, há a aplicação das perguntas-chave. Ou seja, um dos principais usos é para ter clareza em relação a diferentes aspectos de algo que precisa ser executado.

Elaborar um planejamento estratégico

Pode ser usada para planejar ações estratégicas no negócio. Funcionando, portanto, como um guia. Ao seguir o que foi definido, aumenta-se a chance de serem alcançadas todas as metas propostas.

É possível, ainda, aplicar a técnica para atingir determinados objetivos, como aumentar a carteira de clientes, expandir as unidades da empresa ou resolver determinados problemas. 

Passo a passo para aplicar o 5W2H

A aplicação dessa metodologia não requer treinamento prévio nem grandes habilidades. O foco principal é responder, de maneira satisfatória, às questões propostas. Os seguintes passos auxiliam em sua aplicação:

1. Revisão da situação que será analisada: é essencial que todos os envolvidos entendam o tópico que será objeto do 5W2H;
2. Desenvolvimento das questões sobre a situação: é preciso responder a cada uma das 7 questões de forma objetiva e clara;
3. Preenchimento do tópico relativo a cada questão: também deve ser desenvolvido um plano para responder a perguntas que a equipe ainda não tenha uma solução imediata;
4. Flexibilidade para adaptar o 5W2H de acordo com a situação: no planejamento de um projeto, as questões e as respostas serão o esqueleto do plano de ação, já no caso da definição de um problema, esses mesmos parâmetros devem levar à análise da causa.

5W2H combinado com metodologias ágeis

Uma das formas mais fáceis de usar a técnica 5W2H é por meio da criação de planilhas. Cada aba do documento pode representar um dos 7 componentes que precisam ser contemplados na elaboração do plano de ação.

Ao aplicar essa tática, fica mais simples manter os parâmetros do 5W2H organizados e compartilhar o documento com toda a equipe envolvida no projeto. Nesse sentido, uma forma de aproveitar ao máximo a ferramenta de gestão a favor da empresa é, ainda, combiná-la com abordagens ágeis.

O método Smart, por exemplo, pode ser um aliado. Como permite a criação de objetivos reais para o negócio, é um bom ponto de partida antes de aplicar o 5W2H. Nesse sentido, é importante garantir que a meta definida seja específica, mensurável, alcançável, relevante e possível de ser implementada em determinado período de tempo.

Uma das metodologias ágeis mais antigas, o Kanban também faz uma combinação ideal com o 5W2H. Tendo como principal objetivo proporcionar uma visão completa, de forma simples e gráfica, das tarefas em andamento em um negócio, esse método pode ser uma alternativa à planilha. 

Ao utilizar opções como o Planner, uma ferramenta da Microsoft disponível no Teams, por exemplo, fica fácil apresentar para todos os integrantes da equipe as respostas para as 7 perguntas. Além disso, pode-se apontar os responsáveis por cada etapa das ações de determinado projeto.

Vantagens de investir na técnica de 5W2H

Ambas as metodologias têm em comum a flexibilidade, que é essencial para a competitividade das empresas. Segundo a pesquisa Pulse of the Profession 2021, realizada pelo Project Management Institute (PMI), em junho de 2021, o momento pós-pandêmico levou ao surgimento de um novo tipo de negócio, conhecido como empresa dinâmica.

Esse modelo se destaca por conquistar uma combinação única entre aspectos estruturais e de governança com a capacidade de flexibilização. O estudo mostra que essas companhias são mais propensas do que as tradicionais a concluírem projetos com o uso de metodologias ágeis (28% versus 22%).

Entre as vantagens de apostar em ferramentas de gestão para obter mais agilidade, destacam-se as seguintes:

• Economizar tempo e recursos;
• Considerar todos os aspectos de uma situação, processo ou problema;
• Não precisar de nenhum treinamento específico;
• Poder aplicar a técnica em qualquer situação, processo ou problema.

Tecnologias que podem auxiliar no processo

De acordo com a pesquisa do PMI, as empresas dinâmicas também se destacam em relação ao uso de tecnologias como Cloud, Internet das Coisas (IoT), inteligência artificial (IA) e Big Data. Não à toa, esses negócios alcançaram níveis mais altos de agilidade organizacional em relação às companhias tradicionais (48% versus 27%).

A tecnologia pode ser uma grande aliada para a aplicação da estratégia 5W2H. A conectividade, por exemplo, é indispensável para compartilhar o plano de ação de determinado projeto com toda a equipe, assim como o uso de ferramentas de produtividade e colaboração.

Investir em computação em nuvem é outro passo importante. Afinal, agilidade e flexibilidade só são possíveis se houver a chance de acessar os documentos necessários para o projeto de onde estiver e quando quiser, seja do computador, tablet ou celular. 

A Vivo Empresas conta com amplo portfólio de soluções digitais para tornar os negócios mais competitivos e facilitar a aplicação de ferramentas de gestão que garantem maior produtividade, como 5W2H. Pois, ao usar as tecnologias certas, conquista-se mais colaboração e agilidade no dia a dia.

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