Metodologias ágeis: o que são e como aplicá-las com tecnologia

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Conjunto de técnicas e práticas que buscam tornar a gestão de projetos mais rápida, eficiente e flexível, as metodologias ágeis devem estar no radar de empresas que querem tornar processos mais dinâmicos e interativos. 

Criada inicialmente no contexto de TI, com o objetivo de tornar o desenvolvimento de softwares mais ágil, o método, hoje, pode ser aplicado por negócios de diversos segmentos e portes, ajudando a conduzir processos com mais simplicidade e eficiência, otimizando, assim, a produtividade.

Entre os principais benefícios de aplicar metodologias ágeis na gestão da empresa estão: otimizar a interação entre equipes, reduzir o tempo de conclusão dos projetos e aumentar as chances de corrigir potenciais equívocos no decorrer do processo.

Neste artigo, você verá o que são metodologias ágeis e principais diferenças em relação ao método tradicional. Saiba também: 

  • Pilares comuns às metodologias ágeis
  • Principais métodos ágeis e suas características
  • Resultados que podem proporcionar
  • Como implementar na empresa
  • Soluções para a sua empresa

O que são metodologias ágeis?

grupo de colegas de trabalho reunidos em mesa
Métodos ágeis contribuem com mais eficiência, agilidade e controle na gestão de projetos

De forma geral, as metodologias ágeis se caracterizam por considerar que todo o projeto tem uma data de início e de conclusão. O trabalho a ser executado, no entanto, é dividido em fases que, por sua vez, contam com pequenas entregas. Esses blocos são construídos de maneira gradativa e, quando finalizados, há a entrega completa.

As metodologias ágeis surgiram em 2001, a partir das necessidades de desenvolvedores de software que sofriam com o modelo em vigência na época. Conhecido como cascata, o método tradicional se caracterizava por funcionar em formato linear, ou seja, uma fase só poderia ser iniciada se a anterior fosse concluída.

Em geral, o método tradicional tinha a sequência planejamento, execução, testes, implementação e manutenção. A inflexibilidade e resistência a mudanças da metodologia cascata causava demora em projetos, erros e insatisfação dos clientes, afinal, especialmente na área de softwares, mudanças e otimizações são inevitáveis para alcançar o melhor resultado. 

Disposto a mudar esse cenário que tornava o trabalho mais cansativo e demorado, um grupo de 17 desenvolvedores criou em fevereiro de 2001 o Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software. O documento é fundamentado em 4 valores principais:

  • Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas;
  • Software em funcionamento mais que documentação abrangente;
  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;
  • Responder a mudanças mais que seguir um plano.

Ou seja, em linhas gerais, as metodologias ágeis são diferentes da tradicional em diversos pontos, principalmente em relação à velocidade do processo, à sua complexidade e flexibilidade. Afinal, um dos principais obstáculos enfrentados por empresas que usam o método cascata é o engessamento das etapas.


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Empresas dinâmicas e métodos ágeis

Por essência, as metodologias ágeis compreendem orientações e práticas que levam os times a desenvolverem soluções mais dinâmicas e eficientes. Nesse sentido, a gestão de projetos que usa um método ágil é simplificada e com maior probabilidade de sucesso comparada a que aposta na metodologia em cascata.

De acordo com a pesquisa Pulse of the Profession 2021, realizada pelo Project Management Institute (PMI) em junho de 2021, as consequências da pandemia levaram a uma separação entre as organizações. Além das tradicionais, o período revelou o surgimento da empresa dinâmica.

Esse tipo de organização se caracteriza por combinar aspectos estruturais e de governança com a capacidade de flexibilizar sempre que necessário. Segundo aponta a pesquisa, a empresa dinâmica se diferencia, ainda, por se concentrar nos funcionários e fazer a transformação acontecer, em vez de permanecer estática em uma mudança de cenário. 

São, em suma, empresas que se adaptam rapidamente às circunstâncias do momento, o que não só evita sofrer além do necessário com as adversidades, mas também prepara a companhia para aprimorar processos mais rapidamente, sempre que isso se mostrar necessário.

Não à toa, a pesquisa revela que as empresas dinâmicas têm mais propensão do que as tradicionais a concluir projetos com o uso de metodologias ágeis (28% contra 22%) e híbridas (24% contra 16%). Essas organizações também têm menor propensão a usar o método cascata em seus projetos (45% contra 59%).

As empresas dinâmicas também se destacam em relação às tradicionais na utilização de soluções em Cloud, Internet das Coisas (IoT), Inteligência Artificial (IA) e Big Data. O resultado apareceu em números. Segundo a pesquisa do PMI, empresas dinâmicas alcançaram altos níveis de agilidade organizacional em relação aos negócios tradicionais (48% contra 27%).

Além disso, apresentaram maior propensão para a utilização de práticas padronizadas de gerenciamento de riscos (68% contra 64%). 

Pilares comuns às metodologias ágeis

Há alguns métodos ágeis disponíveis no mercado. Entre eles, Scrum, Kanban e Lean são alguns dos mais conhecidos. Apesar de suas diferenças, essas metodologias compartilham algumas características importantes. Entre os pilares comuns aos métodos estão:

  • Melhoria contínua;
  • Parceria entre time e cliente, com feedback constante;
  • Agilidade nas entregas;
  • Escopo de projeto flexível;
  • Alto nível de inovação;
  • Criação de valor progressiva;
  • Adaptabilidade às necessidades do cliente;
  • Flexibilidade para se adaptar às mudanças.

Ou seja, os pilares comuns às metodologias ágeis convergem para tornar a gestão de projetos mais rápida, flexível e eficiente, o que tem impacto direto na redução de custos e na maior produtividade das equipes.

Principais metodologias ágeis e suas características

Há algumas opções de métodos ágeis que podem ser aplicados não só em negócios na área de TI, como, também, de outros setores. Entre os principais estão: Scrum, Kanban, Lean e Smart. Conheça mais sobre cada um deles a seguir.

Scrum

Uma das metodologias ágeis mais utilizadas pelo mercado, o Scrum tem foco no planejamento e na gestão. Neste método, o projeto tem segmentação realizada por ciclos que podem ser diários, mensais, trimestrais ou, até mesmo, anuais. 

Nesses ciclos, chamados de sprints, é definido um período de tempo em que um conjunto de atividades deve ser feito por determinado time. Cada projeto é composto por uma série de sprints.

Outros conceitos importantes para entender o Scrum são o de Product Owner (Dono do Produto) e o de Backlog. O dono do produto é o profissional responsável pelo, como o nome indica, produto final do projeto. É essencial que essa pessoa saiba não só todas as funcionalidades do que será lançado como, também, tenha conhecimento técnico de mercado. Afinal, o Product Owner é quem responde pelo resultado final.

Já o Backlog é a listagem de funcionalidades e obrigatoriedades do produto final. Essa lista, que é definida segundo prioridades da empresa ou do cliente, pode mudar no decorrer do processo. 

Kanban

Uma das metodologias ágeis mais antigas, o Kanban foi desenvolvido nos anos 40 e colocado em prática pela fabricante automotiva Toyota, durante a fase de expansão tecnológica do Japão. Na época, consistia em um sistema de cartões que representavam o status do produto para, assim, ser possível alinhar o estoque disponível com a linha de produção. 

Hoje, esse método ágil é usado analogicamente, em quadros com post-its, por exemplo. Ou, então, em ferramentas digitais, como o Trello. O objetivo é um só: oferecer uma visão geral das tarefas em andamento em uma empresa de forma simples e visual. Dessa forma, todos os membros de uma equipe sabem quais são as atividades, projetos e responsabilidades que têm dentro do time.

Diferentemente do Scrum, em que os sprints regulares têm duração definida, no Kanban o fluxo é contínuo. Além disso, essa metodologia ágil permite fazer mudanças a qualquer momento do processo. 

Lean

A metodologia ágil Lean, que pode ser traduzida como ‘enxuta’, também nasceu na Toyota. É fundamentada em modelos de processos simplificados e tem como essência a eliminação contínua de desperdícios e a resolução sistemática de problemas.

Ao aplicar essa metodologia ágil, utiliza-se apenas os recursos necessários para realizar um trabalho, o que resulta na redução de custos, na diminuição da complexidade das atividades e aumento da produtividade.

O conceito conquistou espaço depois do empreendedor Eric Ries lançar o livro Lean Startup ou, em português, ‘A Startup Enxuta’. Na publicação, ele defende a experimentação contínua e práticas para evitar o desperdício de recursos e de tempo.

Smart

O método Smart, ou ‘inteligente’, em bom português, destaca-se também por sua simplicidade. De forma descomplicada, a estratégia permite a criação de objetivos reais para o negócio ou, até mesmo, para uso pessoal. Para isso, basta se guiar por cada uma das letras que compõem a palavra Smart:

  • S (Specific), Específica: qualquer meta de negócio deve ser, antes de tudo, o mais específica possível. Ou seja, é preciso ter uma definição clara do que deseja atingir;
  • M (Measurable), Mensurável: é necessário que a meta possa ser medida de alguma forma;
  • A (Attainable), Alcançável: é importante que as metas, por mais desafiadoras que sejam, possam realmente ser alcançadas considerando o tempo e os recursos disponíveis;
  • R (Relevant), Relevante: qualquer meta de negócio precisa que seu resultado tenha realmente alguma relevância para empresa, ou seja, que gere algum impacto;
  • T (Time Based), Temporal: toda meta deve ter um prazo máximo para ser alcançada. Ao ter uma data em vista, evita-se procrastinação e desperdício de tempo.

Quais resultados pode proporcionar?

dupla de colegas checando post-its na parede
Fácil de implementar, Kanban aprimora a visualização por etapas de processos e tarefas

As metodologias ágeis extrapolaram o universo de TI e são cada vez mais usadas por negócios de outros segmentos. Isso acontece principalmente por levarem a resultados expressivos em relação à redução de custos, agilidade e produtividade.

Segundo a terceira edição do estudo A Agilidade na América Latina, feito pela consultoria everis em parceria com MIT Tech Review para ter um panorama da adoção de metodologia ágil em empresas no México, Peru, Colômbia, Brasil, Argentina e Chile, o investimento nos projetos teve crescimento de 30% desde 2017. Das 35 empresas participantes, 26 estão entre as 500 maiores da América Latina.

Ao adotar metodologias ágeis como Lean, Kanban e Scrum, ​52% das companhias entrevistadas reduziram seus custos enquanto 94% conseguiram realizar entregas em maior velocidade.

De forma geral, pode-se elencar entre os principais resultados proporcionados pelo uso de metodologias ágeis:

  • Redução de custos, com maior economia de recursos;
  • Mais agilidade e eficiência nas entregas;
  • Redução de riscos;
  • Maior produtividade, com foco no que é mais importante para o cliente;
  • Melhora na integração entre os times da empresa 

Metodologias ágeis além da TI

Conforme dito, as metodologias ágeis não estão mais restritas às empresas de softwares e podem beneficiar negócios dos mais diversos segmentos e portes, assim como áreas diversas de uma companhia. 

A pesquisa 15th State of Agile, realizada entre fevereiro e abril de 2021, confirma que métodos ágeis não são mais exclusividade dos times de desenvolvimento. Em resposta ao impacto da pandemia do Coronavírus no cenário de trabalho, as metodologias ágeis, assim como suas ferramentas e processos, passaram a ser mais adotados por diferentes áreas das empresas. 

Segundo o estudo, o uso de métodos ágeis cresceu de 37% para 84% no segmento de desenvolvimento de software e de 26% para 60% em TI em relação à última edição da pesquisa, realizada em 2020. 

Os números mostram ainda que o uso da metodologia ágil dobrou de um ano para outro mesmo em áreas não relacionadas à tecnologia, como Finanças, Recursos Humanos e Marketing. A pesquisa apontou que Scrum permanece como a metodologia ágil mais popular entre as empresas, usada por 66% das participantes. 

O estudo reforça, ainda, que o modelo de trabalho híbrido que começou com a pandemia deve permanecer no futuro: 56% dos respondentes indicou que prefere um expediente dessa forma. Ou seja, uma mistura entre remoto e presencial. Já 25% indicou que deve trabalhar remotamente full time de maneira permanente, em home office definitivo.

Como implementar com sucesso na empresa

O cenário indica que eficiência e agilidade são conceitos não negociáveis para empresas e vieram para ficar. Digitalização, IA, Machine Learning, análise de dados e globalização continuarão a marcar presença de forma cada vez mais acelerada no dia a dia corporativo.

Nesse sentido, combinar tecnologia corporativa com metodologias ágeis é a senha para quem quer se adaptar a um mundo que se move cada vez mais rápido. Entre os passos essenciais para começar a usar os métodos ágeis na empresa está, antes de tudo, formular estratégia de transformação na cultura. É preciso que todos estejam motivados e cientes das mudanças que acontecerão nos processos.

A liderança é outro fator importante. Também de acordo com o estudo A Agilidade na América Latina a resistência à mudança tem sido o principal desafio na implementação dos métodos ágeis segundo 49% dos entrevistados. Nesse sentido, envolver os líderes nessa transformação é um passo indispensável para mudar.

Tecnologia é aliada dos métodos ágeis

Contar com o apoio das soluções tecnológicas ao implantar métodos ágeis é outro aspecto que deve ficar no radar. Afinal, em um contexto em que os times adotam modelos de trabalho cada vez mais flexíveis, é essencial ter o apoio da tecnologia para que os processos funcionem. Além disso, a integração é um dos pontos principais nas metodologias ágeis, o que torna a conectividade indispensável.

Nesse sentido, uma solução como o Microsoft 365, oferecida, inclusive, pela Vivo Empresas, faz a diferença no uso dos métodos ágeis. Isso porque a suíte de aplicativos em nuvem permite acesso a e-mails, compartilhamento de arquivos entre as equipes, reuniões online com colaboradores e clientes, edição de documentos online, entre outros.

A ferramenta tecnológica tem benefícios como autonomia para usuários definirem quem ou quais grupos têm acesso a arquivos e pastas, além de permitir que os times  trabalhem e colaborem quando e de onde quiserem.

Além disso, algumas plataformas e serviços de organização de tarefas focados nas metodologias ágeis, como o Trello, que se inspira no Kanban, só são possíveis graças à conectividade e ao Cloud Computing.

Com funcionários distribuídos por diversos lugares do mundo, a Unicef usa o Trello para unificar informações importantes para os times e se comunicar com rapidez e transparência. Isso só é possível graças à conectividade e à nuvem, que permite atualizações em tempo real. 


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Conclusão

As metodologias ágeis vieram para mudar a gestão de projetos de uma empresa. Ao adotar esses métodos que podem, inclusive, serem combinados para melhores resultados, negócios de todos os portes e setores ganham eficiência, agilidade e integração

Mais do que se adaptar a cenários, adotar metodologias ágeis prevê antecipá-los, principalmente quanto os métodos estão aliados a tecnologias como as que são oferecidas pela Vivo Empresas. Entre elas, Cloud Computing, Internet das Coisas e Big Data, além de Ferramentas de Colaboração. 

No entanto, para aproveitar ao máximo os benefícios das metodologias ágeis, é essencial adaptar também a cultura corporativa. Apenas dessa forma é possível abraçar essa inovação e realizar uma verdadeira transformação digital no negócio. 

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