Uma das consequências mais marcantes da crise sanitária (em virtude da pandemia de covid-19) no mundo corporativo foi o aumento da adesão ao trabalho nas modalidades remota e híbrida. Essas mudanças trouxeram algumas dúvidas sobre a melhor forma de reorganizar a relação entre a empresa e os funcionários.
Quando o sistema remoto passou a ser mais utilizado, a saída foi cada um montar um pequeno escritório em casa. No entanto, não houve um preparo ou uma previsão de quanto tempo essa situação ia durar.
Da parte das organizações, a preocupação era saber quais equipamentos oferecer aos colaboradores para que o trabalho pudesse ser realizado. Resolver essa questão nem sempre é fácil, pois envolve custos, questões de segurança e até mudanças culturais.
Esses novos modelos parecem ser uma realidade que chegou para ficar. Em abril de 2022, a Sodexo, em parceria com a Harris Interactive, liberou um estudo intitulado O Futuro da Vida no Trabalho.
Nesse documento, o recorte brasileiro mostrou que 92% dos colaboradores gostariam de continuar em um modelo híbrido, com idas ao escritório apenas algumas vezes na semana.
Sendo assim, foi preciso determinar os itens essenciais do kit home office. Os principais são o computador e a conexão de internet, mas outros equipamentos também podem fazer a diferença.
Alguns exemplos são a cadeira ergonômica, os aplicativos de comunicação, as soluções de conectividade e até softwares de gestão.
Outra dúvida importante é esclarecer sobre as responsabilidades na compra desse material. A empresa deve fornecer todas as ferramentas? O que diz a lei?
Então, se você tem interesse no assunto teletrabalho, continue lendo. Vamos abordar os seguintes temas neste artigo:
- O que é o kit home office?
- O que diz a lei sobre obrigatoriedade?
- Quais as vantagens para a empresa?
- Cuidados ao transferir a equipe para o home office
- Um panorama sobre o trabalho remoto no Brasil
O que é o kit home office?
Quando se fala em oferecer uma boa estrutura para o trabalho remoto, o que vem primeiro é a dupla computador e internet. Só que o kit home office pode ir muito além.
O kit envolve qualquer tipo de auxílio fornecido. Ou seja, é o conjunto de soluções, ferramentas ou equipamentos que facilitem a comunicação, colaboração e rapidez. Vejamos alguns dos itens.
Cadeira ergonômica
Talvez uma das maiores dificuldades de quem trabalha em casa seja ficar muitas horas sentado sem uma cadeira ergonômica. Esse não é um produto barato.
É importante que o funcionário se sinta confortável e tenha como manter a saúde e a postura correta. Isso auxilia na retenção de talentos e melhor produtividade na empresa. Logo, se a sua organização tiver condições de oferecer o equipamento, vá em frente!
Auxílio Internet
Não é possível discutir home office sem garantir que o colaborador tenha uma boa internet. A conectividade é crucial para quem trabalha a distância.
Então, verifique qual a velocidade e os equipamentos de Wi-Fi que os funcionários têm em casa. Caso seja possível, ofereça um upgrade no serviço de banda larga.
É preciso lembrar que dificuldades de comunicação, quedas durante videoconferências ou problemas para acessar o programa de gestão podem acarretar prejuízos para a companhia.
Softwares de gestão
Nós já escrevemos sobre a importância de ter um software de gestão na empresa, ou ERP. No entanto, com o home office, isso se torna crucial. Invista em um bom mecanismo que possa favorecer o expediente do seu funcionário em casa.
Um sistema desses vai permitir que os colaboradores não tenham dificuldade de trazer o escritório para suas casas e trabalhar como se estivessem dentro da corporação.
LEIA MAIS: ERP: O que é e como pode beneficiar o seu negócio
Aplicativos de comunicação
Quando se trabalha a distância, manter uma boa comunicação com a equipe é prioridade. Então, é preciso utilizar aplicativos que facilitem a troca de mensagens. São exemplos o Slack, o Teams, o Skype ou o Zoom. Algumas soluções são gratuitas, mas outras precisam ser adquiridas com as licenças corporativas.
Sendo assim, vale a pena investir em boas ferramentas de conversa para facilitar a rotina de todos. Pode ser interessante também incluir um treinamento para quem não está familiarizado com os softwares.
Armazenamento em nuvem
As soluções em nuvem fazem grande diferença no teletrabalho, pois permitem compartilhar, criar em conjunto e armazenar de maneira mais prática. Ou seja, a flexibilidade é bem maior.
Outra vantagem é que essas garantem a segurança dos dados quando configuradas da maneira correta. Um kit home office, portanto, deve incluir esse tipo de ferramenta.
Equipamentos de informática
Da mesma forma que é importante ter uma boa conexão com a internet, é essencial um computador compatível com as atividades desenvolvidas.
Caso o empregado precise fazer gráficos, editar vídeos ou outras atividades que exijam muito da máquina, pode ser melhor oferecer um notebook ou mesmo um desktop da companhia.
Em contrapartida, para os casos em que as tarefas sejam simples, pode ser utilizado o equipamento pessoal. Isso, no entanto, é melhor ser combinado antes, como explicaremos mais adiante.
Para desempenhar bem as tarefas, uma empresa precisa ter bons equipamentos. Ou seja, computadores atuais equipados com os aplicativos mais utilizados no dia a dia. Como nem sempre é possível investir nisso, uma boa saída é alugar equipamentos.
É uma boa solução porque além de evitar gastos e você ainda tem manutenção ilimitada. No serviço Vivo Tech, qualquer problema é resolvido poucas horas e dá para trocar atualizar todas as máquinas quando for renovar o contrato.
Material de escritório
Algumas atividades podem exigir impressão de documentos e isso gasta tinta e papel. Assim, um kit home office pode incluir também o material de escritório. Caso o colaborador já tenha uma impressora, adicione uma verba extra para o toner e as folhas.
Além disso, talvez seja necessário prover papel timbrado, carimbos, canetas, clipes e grampeador.
Oferecer o benefício é obrigatório?
Você, que é gestor, não precisa se assustar com a lista mencionada aqui. Uma dúvida recorrente é sobre a obrigatoriedade de oferecer esses recursos aos funcionários. Afinal, o kit é dever da companhia?
As leis trabalhistas foram reunidas na Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), norma de 1943. Na época, o home office não existia, mas, ao longo dos anos, a legislação foi se adaptando. Assim, surgiu um capítulo dedicado ao assunto, com a Lei nº 13.467, aprovada pelo Congresso em 2017.
A norma diz que a responsabilidade é da empresa em custear a infraestrutura necessária para que as tarefas sejam realizadas. Porém, a definição gera algumas dúvidas.
Segundo o artigo 75-D da CLT,
“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito”.
E o que isso significa?
Em princípio, essa definição deu a entender que as organizações poderiam repassar os custos aos empregados, desde que isso estivesse no contrato, mas não é bem assim que funciona.
O entendimento dos tribunais é de que, se o colaborador já tiver um computador e conexão à internet, e isso for suficiente para realizar suas tarefas, não será necessário que a companhia forneça um kit home office ou faça reembolso.
Isso se caracteriza como despesa ordinária pessoal, ou seja, que o funcionário já teria, independentemente do trabalho.
Em contrapartida, se, para exercer a atividade for preciso uma conexão mais rápida, compra de aplicativos ou equipamentos mais robustos, aí sim a organização deve custear.
Em outras palavras, o que gera gastos excedentes ao funcionário no trabalho remoto tem que ser pago pelo empregador.
Regras devem estar previstas no contrato de trabalho
Nesse contexto, a lógica que deve prevalecer na relação é de que o colaborador não pode pagar por nenhum gasto extraordinário para viabilizar as próprias tarefas.
Afinal, isso seria transferir o risco do negócio ao funcionário, condenável do ponto de vista trabalhista e que vai contra o Art. 2º da CLT.
Dessa forma, é importante considerar que todos esses acordos e regras devem estar escritos no contrato.
Nesse documento, é preciso definir quem será o responsável por comprar o equipamento, contratar a internet, caso seja necessário, e como será o reembolso, caso exista.
Medida de segurança para proteção
Nas hipóteses de o funcionário dar expediente presencialmente e depois migrar para o home office, a mudança sobre as responsabilidades em relação aos equipamentos deve constar em aditivo no contrato de trabalho.
Vale comentar que, se a organização muda o colaborador do regime presencial para o remoto sem que esse disponha dos materiais necessários, as horas deverão ser pagas. Afinal, o empregado ficou à disposição, mesmo sem tarefas a realizar. É preciso, portanto, conversar e chegar a um acordo com antecipação.
LEIA MAIS: SD-WAN: mais conectividade e segurança para empresas com funcionários em casa
Investimento no bem-estar traz retorno
Em resumo, a companhia deve fornecer as condições básicas para que o empregado possa trabalhar de maneira adequada, independentemente do local.
Porém, quando falamos de kit home office, está claro que este vai além do básico. Será que o investimento vale a pena?
A resposta é sim. Vamos considerar que disponibilizar esses itens vai dar mais conforto e bem-estar ao funcionário.
Fica evidente, portanto, que apesar de a organização não precisar oferecer tudo, quem puder incluir isso como política empresarial vai reter talentos e ajudar a manter uma equipe satisfeita e comprometida.
Produtividade versus eficiência
O instituto Gallup analisa, desde 2009, a relação entre a produtividade e a eficiência da empresa com o nível de bem-estar e engajamento dos funcionários. No estudo divulgado em março de 2022, uma das principais conclusões é de que o envolvimento é maior nas organizações que focam em cultura e bem-estar.
Isso quer dizer que os colaboradores comprometidos estão buscando, além de remuneração, um bom local de trabalho. Já os sem engajamento são aqueles que se sentem descontentes, pois a maioria de suas necessidades não é atendida.
Benefícios ajudam a atrair talentos
Ao optar por oferecer ou não o kit home office, faça um estudo sobre o quanto pode investir. Além disso, considere que esse tipo de política pode ajudar a reter talentos, reduzir a rotatividade e aumentar a eficiência de modo geral.
O estudo O Futuro da Vida no Trabalho, publicado em abril de 2022, pela Sodexo, em parceria com a Harris Interactive, reforça a ideia de que o trabalho híbrido é preferência entre os funcionários de diversos setores.
Contudo, o levantamento mostrou que 25% disseram não receber suporte em relação aos equipamentos necessários para o home office.
Uma das conclusões da pesquisa é de que as corporações vão precisar prestar mais atenção à qualidade de vida dos funcionários se quiserem atrair pessoas mais qualificadas e manter a equipe em um ambiente saudável e colaborativo.
Escolha estratégica para o futuro
Portanto, colocar esse benefício à disposição do funcionário é uma escolha da companhia. Mas não esqueça de que o empregador é o responsável por garantir as condições básicas para o trabalho em casa.
Além disso, qualquer acordo entre as partes que envolva o uso do material, depreciação dos equipamentos ou gastos extras deve ser colocado por escrito em contrato.
Por fim, vale lembrar que a Vivo Empresas oferece portfólio completo, com uma gama de produtos e serviços que podem incrementar a produtividade das equipes em home office ou que estejam adotando o modelo de trabalho híbrido.
Para saber mais sobre trabalho remoto, separamos estes artigos, que publicamos anteriormente.
- Produtividade no home office: como a tecnologia pode otimizar práticas e o tempo dos colaboradores
- Home office definitivo: prepare sua empresa para esta nova realidade
- Escritório ou home office: uma escolha estratégica na hora de empreender
