ERP: O que é e como pode beneficiar o seu negócio

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As empresas modernas estão sempre em busca de mecanismos que facilitem a administração e aumentem a competitividade. E nisso o ERP, ou Enterprise Resource Planning, pode ajudar. O sistema ERP é um software de gestão que simplifica todos os processos de forma integrada, desde as áreas de produção, financeira e logística, passando pelos recursos humanos e chegando aos parceiros de negócios. 

O principal objetivo do ERP é agilizar o funcionamento da companhia na totalidade, melhorando a produtividade e, claro, aumentando os lucros. A solução facilita o trabalho do gestor que, ao automatizar processos burocráticos, pode se concentrar melhor nas estratégias para a atividade-fim da corporação. 

Existem diversos tipos de software de gestão, dos mais simples aos mais complexos, que podem ser implementados de acordo com o porte da instituição. Assim sendo, pode-se dizer que todo tipo de organização consegue se beneficiar de um sistema ERP, independentemente do ramo de atividade ou do tamanho. 

Se você se interessa pelo tema, então continue nesse artigo para entender melhor o que uma solução desse tipo pode fazer pela sua empresa. Vamos abordar os seguintes pontos.

  • O que é um sistema ERP e como surgiu
  • Principais benefícios para o seu negócio
  • Tipos de ERP que existem no mercado
  • As funcionalidades mais importantes 
  • Como implementar o sistema ERP na sua empresa 
  • As perspectivas para o futuro

O que é ERP e como surgiu?

Softwares de ERP surgiram pela necessidade de integrar informações e processos do negócio em um só lugar

O sistema ERP é um aplicativo cuja finalidade é, por meio de um grande banco de dados central, integrar todos os setores da empresa: contabilidade, RH, vendas, marketing, distribuição e cadeia de suprimentos.

As informações, que antes ficavam concentradas separadamente em cada área, agora podem ser utilizadas juntas, na medida em que são solicitadas. Com certeza, as organizações que adotam esse tipo de recurso estão um passo à frente dos concorrentes em automação. 

Dessa maneira, ao lançar mão de recursos de big data, com informações compiladas em um banco de dados central, os gestores podem ter uma visão ampla do panorama empresarial. Ou seja: conseguem enxergar a companhia como um todo, e não de forma segmentada.

Nesse cenário, a tomada de decisão poderia ser bem mais rápida e eficaz, porque gastariam menos tempo procurando informações em setores diferentes e tentando achar a relação entre eles. 

O embrião do ERP remonta aos anos 1960, quando começaram a ser desenvolvidos os softwares MRP, do inglês Manufacturing Resource Planning, para calcular automaticamente a quantidade de suprimentos e componentes necessários à produção. O resultado foi tão bom que, ao longo do tempo, novas funcionalidades foram sendo adicionadas, incluindo outros setores da organização, como financeiro e RH. 

Por fim, em 1990, o Gartner cunhou o termo Enterprise Resource Planning ⇬(ERP) para identificar esse tipo de solução. A consultoria define a tecnologia no seu glossário como “a capacidade de fornecer um conjunto integrado de aplicativos de negócios, abrangendo processos operacionais amplos e profundos de ponta a ponta, como os encontrados em finanças, RH, distribuição, manufatura, serviços e cadeia de suprimentos”. 

Quais os principais recursos do ERP?

O sistema é composto por diversos módulos, que reúnem as funcionalidades de cada área. Antes de falar sobre as vantagens, vamos explicar um pouco quais são os recursos mais comuns:

Contabilidade 

É a grande estrela do ERP, pois permite aos gestores entender o estado financeiro da companhia de maneira mais simples. Contas a pagar, receber, regras de tributação, pagamento de fornecedores e análises de lucro estão entre as funções mais importantes. 

Recursos humanos

Essa funcionalidade serve de repositório inteligente de dados dos funcionários, reunindo informações como salários, férias, acordos coletivos, etc. Assim, é uma ferramenta muito útil no gerenciamento da força de trabalho. Uma loja de roupas, por exemplo, pode fazer uso desse módulo para montar a escala dos seus vendedores. 

Controle de estoques 

Um restaurante que não consegue controlar o estoque pode simplesmente ir à falência. Os proprietários precisam verificar todos os dias a cadeia de suprimentos, considerando o que é consumido e desperdiçado. 

Imagine fazer tudo isso sem automação? A possibilidade de erro é enorme. O sistema ERP exige apenas que os dados sejam inseridos da forma correta, e todas as análises e previsões são feitas automaticamente. 

Relação com clientes 

A solução também serve para fazer cadastro de clientes e rastrear todo tipo de comunicação, ajudando na melhora do atendimento. Essa área vai reunir informações cruciais para trabalhar no pós-venda e no marketing da empresa. 

Produção 

O processo produtivo pode ser algo complexo para a organização, mesmo que domine a sua área de atuação. Uma das funções do ERP será coordenar todas as etapas, monitorando quantidades excedentes de produtos ou a necessidade de aumentar a velocidade, de forma a suprir a demanda. 

E-commerce 

Um bom sistema de gestão consegue integrar a companhia à sua loja virtual, atualizando em tempo real a quantidade de produtos disponíveis para saída e evitando problemas como venda de itens sem estoque. Usando recursos de Business Intelligence, ainda, é possível gerenciar preços de acordo com a demanda e período do ano.  

Benefícios incluem redução de custos e aumento de produtividade 

Para algumas empresas, ter um sistema de ERP não é opção, porque atingiram um nível de complexidade tão grande que o funcionamento simplesmente não seria possível sem um programa de gestão igualmente complexo. 

Mesmo para organizações pequenas, uma ferramenta de automação fornece uma enorme vantagem competitiva. Por isso, é cada vez mais evidente que a solução traz benefícios enormes ao ambiente corporativo. Vamos a alguns deles. 

Redução de custos 

À primeira vista, algumas instituições podem achar caro implementar o ERP, mas é preciso pensar adiante como um investimento, e não gasto. 

Na medida em que automatizam muitas das tarefas, erros e despesas desnecessárias são evitados. Além disso, dispensam a necessidade de contratar mais pessoal na mesma proporção de crescimento da corporação. 

Funcionários mais integrados

As soluções de ERP são excelentes ferramentas para integrar melhor a equipe de trabalho, ao mesmo tempo em que facilita a comunicação. Isso inclui a troca de conhecimento entre eles, e deles com o banco de dados da empresa. Uma vez que conseguem obter informações mais rápido, atualizá-las em tempo real, sem burocracia, e até mesmo a distância, podem executar suas funções de maneira mais eficiente. 

Comunicação externa facilitada

Um sistema de gestão também pode melhorar a comunicação externa,  aquela feita com os fornecedores e agentes comerciais. Lembrando que o software permite personalizar o acesso, ou seja, cada parceiro externo vai poder acessar somente os dados que forem pertinentes ao seu trabalho, mantendo a privacidade da instituição. 

Uso do Big Data

Outra poderosa característica do ERP é permitir coletar, armazenar e analisar dados fornecendo uma fonte centralizada de informações. Trata-se de lançar mão do big data, para tomar decisões mais assertivas. 

Por exemplo, por meio da centralização, o gestor pode comparar os diversos setores da empresa, monitorar estoques e controlar entradas e saídas sem grandes esforços. Ao serem combinados com a tecnologia de cloud computing e Inteligência Artificial (IA) podem exigir apenas um clique ou um comando de voz. 

Fortalece o compliance

O ERP é um dos caminhos para incrementar a política de compliance da instituição, pois torna o rastreamento dos dados muito mais fácil e seguro. Uma organização que tem um programa de gestão vai poder fornecer informações bem mais confiáveis aos órgãos regulatórios, especialmente, em casos de fiscalização e auditoria. 

Vale lembrar que as companhias desenvolvedoras de ERP estão sempre antenadas com as mudanças de legislação e normas governamentais. Ou seja, são elas que fazem esse trabalho, deixando o gestor livre para se preocupar com o que realmente é o foco do negócio. 

Mais flexibilidade 

Os sistemas ERP são moduláveis, e isso significa que podem ser implementados de acordo com cada necessidade, de forma individual ou conjunta. Dessa maneira, não é preciso gastar dinheiro com uma solução robusta sem necessidade, ou mesmo instalar softwares ou aplicativos que acabarão sendo pouco usados. 

Aumento da produtividade 

Ao final, o ERP, com todos os benefícios que traz à organização, acaba por ajudar na melhora da produtividade. Afinal, tudo é feito mais rápido, sem erros, com possibilidades diversas de análise, melhor comunicação e troca de informações. É um passo à frente da concorrência, e o resultado final será o aumento também da lucratividade.  

Quais os tipos de ERP?

Hoje em dia, no mercado, existem três tipos de sistemas ERP que dominam as preferências. A escolha do ideal depende das particularidades da companhia, do orçamento disponível e até mesmo da área de atuação. Vamos às opções:

ERP na nuvem

Fica hospedado remotamente e é oferecido mediante assinatura, em geral. Nesse caso, é a prestadora do serviço quem vai ser responsável pela manutenção, atualização e segurança do software. Uma das vantagens desse modelo é o custo de implementação reduzido e escalabilidade. 

ERP local, ou On Premise  

É instalado no próprio data center da organização e permite controlar todo o processo. Lembrando que a desenvolvedora da solução vai fornecer o software, mas o cliente será responsável pela manutenção e pelo gerenciamento. Mesmo permitindo maior controle, essa opção tem a desvantagem de ser mais custosa e exigir uma equipe qualificada internamente. 

ERP híbrido 

Por fim, existe um modelo que combina as duas opções, pois algumas empresas necessitam das qualidades de ambos para fazer funcionar seu negócio. O resultado é que alguns aplicativos ficam dentro da companhia, enquanto outros funcionam em cloud

Os sistemas ERP também podem ser classificados com base no setor de atuação da instituição ou no tamanho. Desse modo, existem soluções para pequenas, médias e grandes corporações. E devem ser escolhidos baseados na área de negócios, como automotivo, varejo, saúde, educação etc.

Disponível para empresas de todos os portes

Atualmente, um sistema ERP pode ser operado na nuvem ou até mesmo via aplicativos no celular

Uma das dúvidas que surgem sobre ERP é saber se realmente pode ser adaptado ao seu negócio. A resposta é simples: sim! Todo tipo de empresa, de todos os tamanhos, vão encontrar vantagens em adotar um programa que automatize os processos de maneira inteligente. 

As pequenas, como uma papelaria, um restaurante ou um depósito de bebidas de bairro, podem encontrar um software de ERP compatível com o ramo de atuação. Isso significa que poderão automatizar algumas tarefas, como cadastro de clientes, envio de nota fiscal ou gerenciamento de estoque. 

Os modelos baseados na nuvem são uma ótima opção para microempresas, pois podem começar bem básicos, e, depois, vão sendo incrementados de acordo com o crescimento dos negócios. Já as médias necessitam de soluções um pouco mais elaboradas. 

Em contrapartida, é praticamente impossível imaginar uma organização de grande porte que não tenha um sistema de ERP bem instalado. Isso porque precisam lidar com uma enorme quantidade de dados e demandas de diversas unidades diferentes. 

Fazer tudo baseado em planilhas e dependendo de pura ação humana seria, obviamente, razão para perder espaço para o concorrente. Em geral, esse tipo de empresa usa soluções híbridas.

Como escolher a melhor opção para o seu negócio?

Agora que você sabe os benefícios do sistema ERP, vamos ajudá-lo a escolher a melhor opção para o seu negócio. Primeiro, é preciso montar um plano definindo os objetivos, as expectativas e o que esse software precisa oferecer. 

Nesse projeto, terá que incluir quantas pessoas vão usar, quais departamentos vão precisar e o orçamento disponível. Nessa etapa, é interessante fazer uma pesquisa com todos os setores da empresa, com a finalidade de descobrir suas maiores dificuldades e onde estão os problemas. A adesão dos funcionários é fundamental. Para isso, precisarão entender que a novidade vem para facilitar o dia a dia.

Em seguida, é hora de partir para a escolha do ERP. A solução deve ser voltada ao seu nicho e adaptada ao tamanho da sua companhia. Adicionalmente, é importante que, durante a escolha, os recursos suportados também sejam levados em conta. 

Por exemplo, é possível considerar a compatibilidade do software com outras ferramentas tecnológicas, bem como a capacidade de operá-lo remotamente.

Um mercado que deve continuar aquecido 

A busca das empresas por mais competitividade e transparência deve continuar aquecida, abrindo cada vez mais espaço para a adoção de sistemas ERP. Um estudo da Allied Market Research, divulgado em fevereiro de 2022, avaliou o mercado de ERP em US$ 43,72 bilhões em 2020, com previsão de atingir US$ 117,09 bilhões até 2030, um crescimento de 10%. 

O relatório também revelou que a pandemia de covid-19 contribuiu para o aumento do processo de conectividade das organizações, que investiram mais em soluções de conectividade e gerenciamento a distância. Justamente por isso, ainda, segundo a pesquisa, o cenário pós-pandemia é considerado promissor.

Por fim, o ERP traz muitas vantagens, mas ele por si só não é suficiente para garantir o sucesso da companhia. Ao implementar um sistema desse tipo, a corporação deve estar disposta a fazer mudanças em velhas práticas e a envolver todos os funcionários no processo. 

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Até a próxima!

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