As transformações digitais enfrentadas pela sociedade impactaram diretamente o mundo corporativo. Sendo assim, fica difícil pensar em manter a competitividade sem ter um sistema de gestão eficiente. E é por esse motivo que cada vez mais empresas estão optando pelo ERP na nuvem.
Nesse contexto, esse tipo de solução ERP apareceu para aumentar a eficiência, a produtividade e a conectividade. A ferramenta é adaptável a empresas de todos os portes. Afinal, ela consegue proporcionar, dentre outras vantagens, a escalabilidade a um custo reduzido, se comparada a outras ferramentas.
O ERP na nuvem oferece mobilidade, primeiro porque permite acessar o sistema de qualquer lugar sem o inconveniente de um horário determinado. Isso é fundamental para negócios que funcionam em modelo presencial, híbrido, home office ou que precisam ficar em deslocamento constante. Outra situação são empresas com diversas filiais espalhadas pelo mundo, que precisam compartilhar o mesmo sistema de gestão.
Fique por aqui, pois, neste artigo, vamos abordar os seguintes assuntos:
- O que é ERP na nuvem?
- Como funciona e quais os tipos?
- No que se diferencia do ERP local?
- Os benefícios para a sua empresa
- Os cuidados na implementação
O que é ERP na nuvem ?
O ERP é abreviação do termo, em inglês, Enterprise Resource Planning. Trata-se de um software que agrupa e automatiza funções de diversas áreas da empresa, como operacional, financeiro, recursos humanos e comunicação. Quando se dispõe desse recurso, a organização pode gerenciar estoques, fazer pedidos, organizar a distribuição e incrementar seu atendimento ou e-commerce. Tudo isso usando uma só solução.
Em outras palavras, o ERP é um sistema em módulos projetado para digitalizar ao máximo a gestão de dados corporativos. Isso dá uma visibilidade global à situação. Dessa maneira, essa ferramenta permite dizer adeus às planilhas, notas fiscais e pedidos preenchidos à mão. O resultado é que as atividades são executadas mais rapidamente e sem erros.
E por que “na nuvem”? A explicação está no fato de que, agora, é possível usar os recursos de cloud computing. Melhor dizendo, os usuários podem acessar o ERP via Internet, por meio do navegador. Isso possibilita uma integração simplificada entre colaboradores, fornecedores e clientes externos.
Certamente, outra característica a destacar é a comercialização do ERP na nuvem. Grande parte dos provedores oferecem esse tipo de solução via mensalidade.
Assim, a empresa compra o produto de acordo com a necessidade do cliente. Trata-se do modelo Software-as-a-Service (SaaS), ou software como serviço, sendo o programa, nesse caso, gerenciado externamente. Ou seja, sua equipe fica livre para se preocupar mais com a atividade-fim do negócio.
ERP local versus ERP na nuvem: qual a diferença?
Vamos considerar que o ERP na nuvem é um passo à frente dos softwares de gestão anteriores. Porém, isso não é tudo. Os dois, basicamente, possuem a mesma finalidade, mas há diferenças profundas na forma como as empresas os executam.
O ERP local, ou on premise é um programa instalado no interior da empresa. É gerenciado por uma equipe de TI interna ou terceirizada. O cliente, portanto, tem que adquirir a licença do software.
Além disso, precisa criar uma base de servidores locais (alugando ou comprando) para armazenar os dados e coordenar as informações. Dá para notar que é uma opção mais custosa, pois exigirá gastos de manutenção, investimento em segurança, sistemas de armazenamento e backups.
Já o ERP na nuvem é hospedado e manejado por uma empresa parceira. Isso libera sua organização de toda a responsabilidade em atualização dos aplicativos, servidores, investimento em estrutura de data center ou preocupação com a segurança da rede.
Só para ilustrar, a diferença mais clara entre o ERP local e o ERP na nuvem é onde roda e quem o gerencia. Apesar das soluções cloud serem tendência, não dá para afirmar que são sempre a melhor opção.
Algumas empresas, principalmente as de grande porte, podem preferir investir em modelos híbridos. Logo, elas optam por instalar uma parte dos programas de gestão localmente. Isso pode acontecer pela própria característica do negócio ou por exigências de compliance.
Os tipos de ERP na nuvem
Além de ser diferente do ERP local, as ferramentas baseadas em cloud também têm suas nuances. Antes de implementar esse tipo de solução, é essencial saber que nem toda nuvem é igual. Isso ajudará a escolher a melhor opção para a sua empresa. Vejamos os tipos, a seguir.
Multilocatário: nesse caso, a sua organização vai usar uma arquitetura de rede compartilhada. Ou seja, o provedor do ERP usa a mesma infraestrutura para vários clientes.
Então, é o fornecedor quem vai gerenciar atualizações, segurança e coordenar a escalabilidade. Vale ressaltar que os dados de uma empresa permanecem inacessíveis para outras. É uma opção econômica, mas que não permite muita personalização.
Locatário único: nesse sistema, o software ERP atenderá somente à sua empresa, e os seus dados vão rodar em servidores privados. Ainda assim, tudo poderá ser executado remotamente, na nuvem. A vantagem é ter maior controle sobre o ambiente, mas os custos são maiores.
ERP em nuvem pública ou privada: o modelo multilocatário, que comentamos anteriormente, em geral, vai na versão pública, pois a infraestrutura é compartilhada entre várias empresas. Em contrapartida, na privada, os usuários vão acessar o sistema via aplicativo remoto, com adição de uma Rede Virtual Privada, a VPN.
ERP em nuvem híbrida: aqui, temos a articulação entre nuvem privada, nuvem pública e, se necessário, combinando componentes locais. Um ERP instalado em modelo híbrido vai ter bem mais flexibilidade, pois permite usar o melhor dos dois mundos.
Muitas empresas já têm consciência das vantagens. Por isso, um estudo do Market Research intitulado Hybrid Cloud Market, de setembro de 2021, indicou que o setor vai crescer 28,9% até 2030. Dentre os motivos, está a disseminação de tecnologias de Inteligência Artificial (IA), Internet das Coisas (IoT) e Machine Learning.
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Benefícios incluem redução de custos e mais mobilidade
Uma empresa que embarca na jornada de transformação digital, acima de tudo, não vai poder ignorar o investimento em um sistema de ERP, e isso é um fato. Por isso, vamos mostrar que basear o seu software na nuvem tem suas vantagens. Confira algumas.
Melhor circulação de dados: um ERP na nuvem utilizará a Internet para facilitar o compartilhamento de documentos e informações dentro ou fora do departamento. Isso significa uma melhora na troca de informações. Por exemplo, imagine um recibo sendo enviado quase instantaneamente ao e-mail do cliente, assim que a compra é efetivada. Em questão de segundos, é possível realizar atividades que, antes, eram demoradas.
Redução de custos: a nuvem permite terceirizar definitivamente o seu ERP. Assim, gasta menos energia e dinheiro na manutenção interna de hardware ou software. Deixe os problemas de TI com o provedor, e a sua equipe poderá focar em ações mais específicas da atividade.
Mobilidade: esta talvez seja uma das vantagens mais celebradas dos últimos dois anos, devido à consolidação do trabalho remoto nas empresas. Sobretudo, o ERP baseado em nuvem vai permitir que o ambiente corporativo seja transferido para o dispositivo do funcionário sem precisar, muitas vezes, instalar nada. Basta ter acesso à Internet.
Escalabilidade: a capacidade de lidar com o crescimento e a mudança é um dos aspectos mais marcantes do ERP em nuvem. Em geral, essas soluções são divididas em módulos, e conseguem acompanhar o aumento de complexidade do negócio sem exigir mais investimentos em hardware ou equipes. Em contrapartida, se for preciso reduzir um pouco a capacidade por algum problema momentâneo, também será possível.
Atualização constante: o recurso vai permitir que a sua empresa se mantenha atualizada com métodos e tecnologias na mesma velocidade com que vão surgindo. A propósito, esse é o trabalho dos provedores de ERP na nuvem: manter as atualizações necessárias.
Segurança: terceirizar esta parte pode ser assustador no início, porém há potencial de trazer benefícios. Os provedores de ERP em nuvem oferecem soluções que, muitas vezes, uma empresa pequena não teria condições de pagar sozinha. Os backups são feitos de forma automática e fora do expediente de trabalho.
Sustentabilidade: tecnologias de cloud computing vêm sendo apontadas como um caminho para empresas que querem adotar soluções mais verdes. Um ERP na nuvem consegue diminuir deslocamentos desnecessários da equipe. Isso porque vão parar de usar o transporte convencional. Uma pesquisa da Accenture, feita em setembro de 2020, concluiu que a mudança para a nuvem poderia implicar em uma redução de 60 milhões de toneladas de CO₂ por ano.
Além disso, a tecnologia 5G também expandirá o cenário. Assim, com o aumento da velocidade de conexão e a ampliação da conexão, os produtos digitais terão mais alcance e poderão ser acessados de forma mais rápida, inclusive por smartphones.
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Migração é desafiadora e exige cuidados
Mesmo conhecendo todos os benefícios do ERP baseado em nuvem, não dá para ignorar que uma migração pode ser bem desafiadora. Caso a empresa esteja acostumada com um sistema local, por exemplo, a mudança exigirá tempo e muito planejamento.
Nesse contexto, será necessário treinar todas as equipes para se adaptarem à solução. Além disso, as empresas devem estar preparadas para resistências por parte dos funcionários. O impacto cultural de um novo sistema de ERP não deve ser ignorado, sendo preciso um bom plano de gerenciamento.
Deslocar o sistema ERP para fora da empresa fará com que os gestores percam um pouco do controle sobre alguns processos. Isso serve também para as equipes de TI, que vão ter que focar em outras atividades. Deve-se entender que isso não é ruim se for realizado de maneira bem estruturada.
Empresas digitais devem olhar para a nuvem
Dessa forma, tudo indica que as empresas devem focar na nuvem para não perder na competitividade. Afinal, estamos em um mundo cada vez mais digital. Uma pesquisa publicada pela Vantage Market Research, em março de 2022, concluiu que o mercado global de ERP na nuvem, pós-coronavírus, deve saltar de US$ 18,5 milhões, em 2021, para US$ 47,7 milhões até 2028.
Fica claro que o ERP é a base da transformação virtual nas empresas. O fato de estar na nuvem só consolida a necessidade crescente de digitalização dos processos. Em contrapartida, é preciso muita cautela com as mudanças. A empresa deve, primeiro, realizar um estudo de viabilidade e analisar as opções.
Um ponto a se considerar é que a nuvem nem sempre é o melhor caminho. Há também algumas desvantagens, como a dificuldade de personalização de soluções que já vêm prontas dos provedores.
Para a maioria dos negócios, tais ferramentas são suficientes, mas, para outros, não. Outra questão é que o ERP na nuvem exige uma boa conectividade. Em outras palavras, a empresa fica dependente da estabilidade da conexão. Será preciso escolher bem o fornecedor de Internet.
Ao decidir pela nuvem, ainda é necessário identificar se a melhor opção é a versão privada, pública ou híbrida. A arquitetura vai poder ser compartilhada ou não? Também é preciso envolver todos os funcionários na mudança. E, quem sabe, até premiar aqueles que se adaptam mais rápido.
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