Gestão de estoque é um dos processos mais importantes de uma operação. Fazer um bom controle é vital para qualquer tipo de negócio, uma vez que sobrar ou faltar mercadoria pode comprometê-lo de diferentes maneiras.
O dimensionamento inadequado do volume, por exemplo, é capaz de impactar o capital de giro, bem como as entregas que serão realizadas para o cliente.
Daí a importância de se ter um sistema rígido de gestão de estoque, para evitar que falte ou então sobre algum item de maneira inesperada.
Nesse sentido, empresários têm uma grande aliada nas mãos: a tecnologia. Diversos sistemas, muitos deles automatizados, contribuem de maneira significativa para organizar o fluxo, gerando dados importantes e relatórios que possibilitam um acompanhamento bem de perto.
Quer saber como funcionam essas soluções e de quais maneiras é possível aplicá-las, na prática? Siga conosco por aqui. Você verá:
- Por que a gestão de estoque é tão importante mundo afora
- É essencial conhecer todos os itens desta etapa da cadeia de suprimentos
- Quais são os sistemas existentes no mercado
- Como a tecnologia apoia uma gestão eficiente
- A conectividade como elemento fundamental para integrar todos os pontos
Por que a gestão de estoque é tão importante
Vital para as operações, uma boa gestão de estoque contribui para a saúde financeira e para a satisfação de clientes e parceiros. Isso porque a falta ou o excesso de produtos pode comprometer as entregas e o capital de giro, impactando novos investimentos e movimentações.
Tal situação é ainda mais crítica para companhias que trabalham com itens perecíveis, como alimentos, plantas e a indústria farmacêutica. Daí a necessidade de realizar um controle minucioso para evitar as temidas perdas.
Nesse sentido, o planejamento deve considerar projeções e movimentações de mercado, que poderiam influenciar o bom andamento dos negócios. A pandemia, por exemplo, fez muitas empresas reverem suas operações logísticas — e quem estava minimamente preparado conseguiu evitar grandes prejuízos.
Inclusive, um estudo realizado pela consultoria McKinsey mostrou que ter agilidade para se adaptar e acompanhar as mudanças, mesmo que inesperadas, garante ganhos importantes em eficiência, satisfação do cliente, desempenho operacional e engajamento dos funcionários. Isso se encaixa perfeitamente na cadeia de suprimentos, mais especificamente para os estoques.
É preciso conhecer o estoque
Para realizar uma boa gestão, o primeiro passo é conhecer a fundo as características e a demanda de cada item comercializado. Só assim será possível provisionar um espaço adequado, bem como fazer um controle capaz de assegurar a qualidade dos produtos.
Outro ponto crucial é administrar as mercadorias conforme as características de cada negócio e de seu respectivo público. Entre eles, vale ressaltar aspectos como frequência de vendas, comportamento de compra e datas comemorativas, dentre outros aspectos.
Em suma, a cadeia deve ser otimizada de ponta a ponta para reduzir os erros e os custos. Para exemplificar, destacamos a seguir quatro atividades fundamentais para garantir um bom gerenciamento:
- Padrão de demanda: classificação feita de acordo com o histórico de pedidos, levando em conta o local e os clientes;
- Planejamento: identificação das demandas conforme algoritmo estatístico voltado à previsão (considerando também fatores externos, como tendência, ciclo de vida do produto e sazonalidade);
- Nível de ordem e compra: trata-se do cálculo do volume que deve ser comprado de acordo com cada item;
- Reabastecimento: identificação do momento adequado para fazer novas compras, de acordo com as regras do negócio e com a avaliação financeira.
Em todas essas fases, gestores podem contar com recursos tecnológicos capazes de otimizar o controle, automatizando muitas das etapas. Aliás, grandes consultorias globais, como Gartner e McKinsey, listaram essa possibilidade como uma das principais tendências de 2022, sobretudo pela capacidade de otimizar as entregas e gerar dados importantes. Falaremos sobre as opções existentes a seguir.
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Como a tecnologia favorece a gestão de estoque
Há diversas boas práticas que favorecem a gestão de estoque, em especial no varejo, que demanda mais do setor. Algumas das prioritárias são
- realizar um inventário confiável: geralmente feito uma vez ao ano para identificar o que há disponível e/ou em falta;
- conhecer o perfil do consumidor: entender os hábitos e as necessidades para identificar as demandas;
- acompanhar resultados: estabelecer indicadores de desempenho para verificar se os objetivos traçados estão sendo alcançados;
- analisar o desempenho de produtos: essa avaliação periódica, em geral feita diária, semanal ou mensalmente, é fundamental para compreender as movimentações relacionadas à procura. O resultado dessas verificações permite fazer promoções e campanhas.
Em todas essas atividades, os recursos digitais estão se mostrando úteis para evitar erros, reunir dados importantes, reduzir custos e tornar os processos mais ágeis. A tecnologia é essencial para regular o volume adequado de cada produto, considerando fatores como prazo de validade, sazonalidade, projetos futuros e fluxos de entrada e saída.
Principais ferramentas tecnológicas para otimizar a gestão de estoque
Alguns recursos/softwares são bastante utilizados para gerir os produtos, sobretudo pela alta capacidade de desenvolver ações automatizadas. Isso contribui para reduzir a incidência de erros, oferecer uma visão mais panorâmica dos estoques e, ainda, liberar as equipes para outras ações mais prioritárias. Destacamos, a seguir, algumas das principais soluções disponíveis atualmente no mercado.
WMS
O Sistema de Gestão de Estoques, ou WMS (sigla de Warehouse Management System) é um software que otimiza diversas etapas do armazenamento, como separação, organização, registro de recebimentos, conferências periódicas de todos os itens e inventários.
Diversas tarefas são automatizadas pelo sistema, o que garante aos gestores uma visão panorâmica dos itens armazenados. Todos podem ser acompanhados através de relatórios e/ou avisos. É uma maneira efetiva de acelerar as entregas e ainda assegurar uma organização melhor de todos os itens, reduzindo até mesmo a necessidade de espaço.
RFID
Sigla de Radio Frequency Identification (identificação por radiofrequência), a tecnologia consiste na captura de dados por meio de ondas de rádio. A contagem de produtos, por exemplo, acontece automaticamente, a partir da identificação eletrônica viabilizada pelo uso de tags. Tais “etiquetas” emitem sinais de frequência (via rádio), captadas em seguida por dispositivos eletrônicos.
Ou seja, a contagem acontece em questão de segundos, reduzindo o tempo destinado à atividade e liberando as equipes para funções mais estratégicas. Dentre as vantagens da tecnologia, destaque para inventários mais ágeis, menor incidência de perdas e redução de desperdícios e aumento da produtividade.
TMS
Trata-se de um sistema de Gestão de Transporte e Logística, sigla de Transportation Management System. Tal recurso apoia a expedição dos produtos, otimizando o transporte de maneira geral. Dessa forma, gerencia como a mercadoria será entregue aos clientes, incluindo a contratação de companhias terceirizadas.
SRM
Estamos falando aqui de um software voltado ao relacionamento com fornecedores. Sigla de Supplier Relationship Management, o sistema gera diferentes práticas empresariais, sendo uma delas a gestão da cadeia de suprimentos. Uma de suas principais vantagens é a facilidade para otimizar a comunicação entre os envolvidos.
Além disso, a ferramenta torna mais ágil a aquisição de bens e serviços, facilita o processo de inventário e a compra de materiais. Ou seja, simplifica o contato com terceiros e ainda organiza diversos processos realizados com frequência.
PEPS
Sigla de Primeiro que Entra, Primeiro que Sai. Trata-se de uma metodologia bastante utilizada na gestão de estoques, uma vez que determina um fluxo de saída baseado na data de entrada (conforme o próprio nome já deixa bem claro). Sendo assim, os itens que entraram em primeiro lugar no inventário devem ser vendidos mais rapidamente, organizando, assim, uma fila.
Há diferentes softwares que realizam esse trabalho, mostrando com mais clareza a entrada e a saída dos produtos. Dentre as suas vantagens, destaque para um controle mais minucioso e preciso, qualidade das entregas (os clientes receberão sempre as opções mais novas) e redução de perdas, sobretudo entre mercadorias perecíveis.
UEPS
É a sigla de Último a Entrar, Primeiro a Sair. Ou seja, o sistema é o oposto do PEPS. Sendo assim, os produtos que entraram mais recentemente passam na frente, sendo comercializados em primeiro lugar. Não é aplicado em setores que trabalham com mercadorias datadas, como alimentos e remédios.
Muitas companhias utilizam o sistema devido ao preço. Os valores das novas compras são utilizados como base para identificar o montante total de todos os itens que estão presentes no estoque.
Conectividade para a gestão de estoque
Utilizar todas essas ferramentas mencionadas só é possível se houver excelente conectividade disponível. Isso porque tal trama possibilita que softwares, dispositivos e programas operem integrados, em rede.
Uma infraestrutura robusta ainda viabiliza o uso de outras tecnologias capazes de otimizar a gestão de estoque, como Inteligência Artificial (IA), Internet das Coisas (IoT) e Big Data. Com IA, por exemplo, fica mais simples prever as demandas e organizar os itens que entram e saem.
A IoT, por sua vez, assegura maior flexibilidade, uma vez que é possível utilizar diferentes dispositivos conectados para otimizar o processo de estocagem, como o sistema RFID.
O maior volume de gadgets operando favorece a captura e o processamento dos dados que, posteriormente, são transformados em importantes insumos para a realização de campanhas e também para a tomada de decisão de modo geral. É o famoso Big Data.
Ou seja, a gestão da logística passa a ser mais inteligente, apoiada por recursos tecnológicos capazes de reduzir custos, aumentar a produtividade e identificar oportunidades de melhoria.
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Conclusão
A gestão de estoque é uma etapa muito importante da cadeia de suprimentos, sendo vital para os negócios, independentemente do porte ou da área de atuação. No varejo, por exemplo, é um ponto muito importante dos negócios. Por isso, é essencial realizar um controle minucioso dos itens para verificar o que está em falta e os excessos.
Com o suporte da tecnologia, tal acompanhamento acontece de modo mais efetivo, viabilizando o uso de softwares e/ou ferramentas capazes de automatizar tarefas, além de captar e organizar dados. Sendo assim, é possível ter uma visão mais geral e detalhada das mercadorias, evitando perdas desnecessárias, atrasos nas entregas e outros problemas relacionados.
Em tempos de aceleração da transformação digital, certamente sai na frente quem equipar todos os processos operacionais com ferramentas que otimizam as tarefas. E o estoque é um deles.
De olho nessa necessidade, a Vivo Empresas segue aprimorando seu portfólio de produtos e serviços alinhados às necessidades de mercado. São soluções baseadas em Cloud, Internet das Coisas (IoT), Big Data, Conectividade e até mesmo ferramentas específicas para setores como o varejo, que lidam diariamente com a gestão de estoques, tema desta conversa.
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