A tecnologia como guia da contabilidade nas empresas

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Existem setores que precisam se atualizar constantemente e um deles é o de contabilidade. Sobretudo, porque a área acompanha a movimentação do cenário econômico e legislativo brasileiro, bem como as alterações no mercado de trabalho.

Em razão disso, fenômenos como o aumento de prestadores de serviço e microempreendedores impactam diretamente os contadores. Afinal, a preocupação com a emissão de notas, impostos e outras regulamentações é uma constante para os profissionais liberais e autônomos. 

Por outro lado, os escritórios de contabilidade também precisam evoluir para seguir atendendo com qualidade e agilidade. E, para que isso aconteça, é importante investir em tecnologias que ajudem nas atividades cotidianas dessas empresas.

Dessa forma, contar com uma conexão estável, backup em nuvem e redes seguras auxilia na resiliência do negócio. Ainda assim, é possível ir além, com soluções que aumentam a produtividade e otimizam a rotina operacional.

E para escolher os melhores recursos e se destacar no mercado, é preciso conhecer mais sobre como a tecnologia apoia o setor contábil. Assim, neste artigo, você verá:

  • Um panorama do mercado de trabalho e da economia no Brasil
  • Contabilidade: muito além do Imposto de Renda
  • Conectividade é elemento fundamental no setor
  • Contabilidade exige organização no armazenamento de dados
  • Segurança das informações deve ser prioridade
  • Equipamentos atualizados e ferramentas de colaboração trazem eficiência para o segmento
  • Startups de contabilidade são nova opção no mercado

Um panorama do mercado de trabalho e da economia no Brasil

contabilidade
Demanda para o setor contábil acompanha forte crescimento do empreendedorismo no Brasil.

Já há algum tempo, o cenário no mercado de trabalho brasileiro vem mudando. Muitas pessoas estão optando por alternativas à CLT e até mesmo recorrendo ao empreendedorismo. Por sua vez, a pandemia também contribuiu para transformações nesse sentido, uma vez que diversas companhias tiveram redução no quadro de profissionais.

Só para exemplificar, segundo pesquisa da Revelo, 2020 apresentou um aumento de 40% nas contratações de trabalho via CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). O levantamento ainda mostra que, entre 2019 e 2020, esse tipo de contrato passou a representar 31,14% das relações de trabalho no Brasil.

Ao mesmo tempo, o número de microempreendedores individuais (MEI) cresceu em 2,6 milhões, de acordo com o Mapa de Empresas do terceiro quadrimestre de 2020. Publicado pelo Ministério da Economia, o documento mostra que, no ano, foram abertas 3.359.750 empresas, o que é considerado um recorde histórico. Dessas, 79,3% foram MEI.

Desde o registro comercial desses negócios, da etapa de viabilidade até o licenciamento, a contabilidade já se faz necessária. Aliás, esses profissionais colaboram ainda para outro recorde: o de tempo para abrir uma empresa. Atualmente, a média brasileira é de apenas 2 dias e 13 horas.

Sendo assim, pode-se dizer que o desafio do setor contábil é diretamente proporcional à realidade do empreendedorismo no Brasil, que tem sido crescente. 

Dessa forma, é cada vez mais importante que escritórios e profissionais da área adotem novas tecnologias – seja para lidar com o aumento de demanda ou, ainda, para se destacar no mercado.

Contabilidade: muito além do Imposto de Renda

Entre pessoa jurídica, física, MEI e pequenas empresas, muitas vezes, a preocupação com a contabilidade vem na hora da prestação de contas. 

O período de declaração do Imposto de Renda, por exemplo, é cheio de dúvidas. E nesse documento, erros podem representar multas e outros problemas legais. Ou seja, esse é um dos momentos em que a demanda pelos serviços contábeis cresce exponencialmente. 

Entretanto, a realidade é que o contador ajuda durante todo o ano com folhas de pagamento, orientação fiscal e também em uma maior eficiência na prestação de contas. Inclusive, segundo um levantamento do Page Group, analista contábil é uma das 38 profissões em alta no país.

Atividades como auditoria interna, balanço patrimonial e conciliação bancária são parte da gestão financeira de qualquer negócio. Consequentemente, essas atividades também fazem parte das muitas responsabilidades de um contador.

Portanto, para que a contabilidade funcione da melhor forma possível, é preciso ter uma estrutura técnica de qualidade, resiliente e segura. Afinal, grande parte das ferramentas para gestão da empresa necessitam de conexão e os dados financeiros são sensíveis, devendo ser protegidos de agentes mal intencionados.

Aliás, com a onda de digitalização em 2020 e frente aos desafios do cenário econômico mundial, a tecnologia estará cada vez mais próxima dos negócios, inclusive para ajudar na gestão financeira. 

Só para exemplificar, a Gartner, Inc prevê que os gastos mundiais com TI atinjam um total de US$ 3,9 trilhões em 2021. Isso representa um aumento de 6,2% em comparação com o ano anterior.


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Conectividade é elemento fundamental no setor

Grande parte das atividades de contabilidade envolvem o sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP), pois é através dele que os dados e processos da companhia se interligam em um só lugar. 

Para acessar essa e outras informações, bem como para emitir NF-e, é importante contar com uma conexão estável, com velocidade adequada à demanda e segura. Só para exemplificar, no momento de transferência de dados, uma queda na rede pode significar perda de arquivos e de tempo.

Nesse sentido, a Vivo Empresas possui diversas soluções em conectividade, incluindo pacotes de internet que variam de 200 MB a 1 GB. Assim, é possível atender diferentes níveis de demanda. Além disso, oferece recursos de defesa que trazem segurança ao acesso e aos equipamentos do seu negócio, como o Vivo Protege Empresas.

Vale lembrar que ter uma infraestrutura conectada é o primeiro passo para os escritórios de contabilidade que buscam digitalizar suas operações. É o ponto de partida para todas as outras inovações, desde o uso da nuvem, o emprego da Internet das Coisas (IoT) e da Inteligência Artificial (AI).

Todavia, essas tecnologias são essenciais para a automatização do processo contábil e fiscal. Isso, por sua vez, reduz a possibilidade de erros humanos, aumenta a produtividade e auxilia o escritório a manter os prazos estabelecidos.


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Contabilidade exige organização no armazenamento de dados

Gerir as finanças de uma companhia significa também lidar com um grande volume de documentos sensíveis. De modo geral, esses arquivos informam não apenas o faturamento, mas também algumas especificidades que, se expostas, podem comprometer negociações.

Da mesma forma, não adianta ter todos os dados guardados de forma desordenada, o que dificulta o acesso à informação e diminui a produtividade. 

Assim sendo, os escritórios de contabilidade precisam contar com uma grande capacidade de armazenamento em um ambiente que permita a fácil localização de arquivos.

Para isso, a nuvem é o recurso mais indicado. Uma das principais viabilizadoras da transformação digital, a Cloud é tendência para os próximos anos. Inclusive, segundo o Gartner, Inc, a previsão de receita do serviço de nuvem pública mundial até 2022 é de US$ 364 bilhões.

Entre seus benefícios está a redução de investimento em ativos, como a compra de máquinas e servidores que ficariam nos escritórios, e a mobilidade. Porém, há ainda a vantagem bastante atrativa da escalabilidade. 

Só para exemplificar, na nuvem é possível ampliar a capacidade de performance do ambiente por um tempo determinado, como no período de Imposto de Renda. Assim, não há impacto no desenvolvimento das atividades e só se paga pelo que consumir.

Além disso, há recursos automatizados, como o backup periódico, que são fundamentais para resguardar documentos e todo o trabalho realizado. 

Em razão de todas essas possibilidades, a contabilidade é um dos setores que mais podem extrair benefícios da digitalização e da diminuição de documentos em papel.


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Segurança das informações deve ser prioridade

Nesse cenário de adoção de novas tecnologias e ampliação da conectividade, é imprescindível pensar na segurança de todo o ecossistema da contabilidade. E isso inclui a defesa da rede local, da conexão à internet, dos equipamentos utilizados, bem como do ambiente em nuvem.

Depois do início da pandemia, essa preocupação se tornou ainda maior, uma vez que houve um grande crescimento no número de ameaças e até na complexidade desses ataques. Entre eles, um dos mais comuns atualmente é o ransomware, conhecido como sequestro de dados. 

Esse golpe consiste em criptografar dados ou bloquear o acesso a eles, sempre com a intenção de extorquir o detentor legítimo das informações. Quando isso acontece, não apenas há danos para a imagem da companhia, como também pode haver sanções da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

No caso de escritórios de contabilidade, uma invasão desse tipo pode resultar até mesmo na venda de documentos dos clientes para seus concorrentes. Portanto, é preciso tomar medidas para identificar vulnerabilidades e corrigi-las o quanto antes.

Na Vivo Empresas, as soluções de segurança incluem serviços de monitoramento de tráfego na internet ou, ainda, avaliação de proteção e melhores práticas na nuvem pública.


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Equipamentos atualizados e ferramentas de colaboração trazem eficiência para o segmento

contabilidade
Aluguel de equipamentos permite renovar infraestrutura de TI com muito menos custo e mais agilidade.

Tanto para auxiliar na produtividade quanto para questões de segurança, os escritórios de contabilidade devem manter o maquinário utilizado sempre atualizado. 

Notebooks e tablets antigos, por exemplo, não conseguem suportar novos softwares, muito menos combater novas ameaças, que chegam ao meio digital diariamente. Por outro lado, a compra de dispositivos novos também pode ser um obstáculo para a digitalização do negócio, em razão do gasto que pode representar.

Nesse sentido, uma boa alternativa para quem não deseja arcar com essa despesa é o aluguel de equipamentos. A solução Vivo Tech oferece notebooks, tablets, impressoras e muitos outros eletrônicos atualizados, com direito a suporte técnico e manutenção periódica.

Além disso, em época de distanciamento social é importante encontrar outras formas da equipe se manter integrada e até cooperar entre si. Atualmente, existem ferramentas de colaboração que facilitam essa troca, como o Microsoft 365

Inclusive, esse pode ser um poderoso recurso para contabilidade, uma vez que facilita o compartilhamento de planilhas e outros documentos para análise e edição.


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Startups de contabilidade são nova opção no mercado

Embora seja essencial, o serviço de contabilidade pode ser um investimento alto para pequenas empresas ou mesmo para os microempreendedores individuais. É nesse cenário que aparecem as startups

A fim de oferecer apoio na gestão das finanças por preços mais em conta, elas já nascem com o DNA digital. Portanto, o atendimento é feito majoritariamente de forma digital – via chat, e-mail ou aplicativos. 

A título de exemplo, uma das startups aceleradas pela Wayra, no programa Telefônica Open Future, atua nesse segmento. A Conube trabalha por meio de uma plataforma digital e oferece aos seus clientes o auxílio de contadores, analistas fiscais e consultores. 

Os planos variam conforme o nível de suporte oferecido e as horas dedicadas. Já a missão da Conube é simplificar, além de tornar mais acessível, o processo contábil. E, como é perceptível, tudo isso só é possível graças à adoção de novas tecnologias!


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Conclusão

A contabilidade é, e sempre será, fundamental para todos os tipos de negócios, independentemente do porte. Na prática, isso também significa que nunca faltará espaço para melhorar o serviço entregue, bem como otimizar os processos cotidianos. 

Nesse sentido, a automatização do processo fiscal aparece como uma forte tendência do segmento. Através dela, é possível empregar tecnologias como AI e IoT para atividades rotineiras, enquanto o profissional se especializa para análise e consultoria de gestão contábil.

De modo geral, todos os recursos de conectividade, nuvem e segurança visam tornar a rotina do contador mais prática e ágil. Entretanto, para escolher e implementar as melhores ferramentas de maneira alinhada ao negócio, é preciso contar com um parceiro de confiança.

A Vivo Empresas torna a digitalização possível, de pequenos a grandes empreendimentos, e possui um amplo portfólio de Conectividade, além dos serviços de Cloud que vão da consultoria à gestão. 

Entre as soluções oferecidas, é possível encontrar Ferramentas de Colaboração, Equipamentos, Segurança, IoT, Big Data e TI.

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