Optar por um sistema administrativo para gerir a empresa pode trazer benefícios no médio e no longo prazo. O que pode afetar do controle do fluxo de caixa ao relacionamento com os clientes. Além disso, os processos tendem a ficar mais simples quando são automatizados. Mas, é preciso atenção para fazer a escolha certa e não desperdiçar dinheiro.
Sistema administrativo permite automatizar processos
Para aprimorar a gestão da sua empresa, é preciso atenção a dois tipos de sistemas principais. O ERP (sigla em inglês para Planejamento de Recursos Empresariais). E o CRM (sigla em inglês para Gestão de Relacionamento com o Cliente):
Enterprise Resource Planning (ERP)
Falando de forma simplificada, o ERP ajuda a calcular quantos recursos (matéria-prima, insumos) são necessários para a execução das atividades da empresa em determinado período. Dessa forma, é possível controlar os custos e analisar o andamento dos projetos.
Customer Relationship Management (CRM)
Por outro lado, o CRM cumpre o papel de registrar todos os contatos da empresa com seus clientes. Esse sistema administrativo armazena informações como a última compra realizada. E o volume comercializado ao longo de um determinado tempo, entre outros hábitos do consumidor. Por meio dele, é possível fortalecer o relacionamento com os clientes e avaliar o desempenho dos vendedores.
Possibilidade de customização é um dos principais critérios para escolher um sistema de gestão empresarial.
Entre as vantagens de adotar sistemas administrativos para fazer a gestão da empresa, podemos citar:
- Facilitar o reconhecimento dos problemas;
- Automatizar processos;
- Melhorar o planejamento do ciclo de vida dos produtos;
- Centralizar o controle e a gestão;
- Evitar situação de calamidade operacional;
- Permitir uma visão ampla da empresa;
- Garantir a fluidez e a harmonia dos processos;
- Reduzir custos e melhorar a produtividade;
- Fortalecer a gestão com foco no longo prazo.
Como escolher o sistema administrativo ideal
Agora que você já está convencido da importância de adotar um sistema de gestão na sua empresa, chegou a hora de entender como escolher a melhor opção. Se você ignorar os principais critérios, correrá o risco de desperdiçar dinheiro. Ou de contratar um serviço que está aquém das suas necessidades.
De acordo com o consultor empresarial Jeremy Marsan, em artigo assinado no portal Fits Small Business, é fundamental encontrar um sistema que cumpra os requisitos desejados. Sem, no entanto, adotar um processo complexo demais.
“Se o seu sistema for muito complicado, é provável que os seus funcionários rejeitem a inovação, sem abrir mão dos antigos métodos. Além disso, quanto mais completo for o sistema, mais caro ele será e de mais tempo você precisará para aprender a operá-lo”, argumenta.
Basicamente, sua tarefa consiste em avaliar os recursos técnicos dos quais precisa ao mesmo tempo em que compara o preço de cada sistema. Em outras palavras, a missão é encontrar o melhor custo-benefício para a sua necessidade.
Uma das primeiras decisões diz respeito ao local em que o sistema será instalado. Se você não quiser ocupar memória interna, pode recorrer a sistemas armazenados na nuvem, o que poupa recursos e também pode permitir a assistência técnica remota – a disponibilidade de suporte é outro critério importante para escolher o sistema administrativo.
Em seguida, é preciso atenção aos quesitos de segurança. O sistema administrativo deve ser tão robusto quanto possível, apresentando o mínimo de vulnerabilidades. Além disso, deve oferecer recursos como backups periódicos e garantir o sigilo das informações.
Aliás, outro critério importante a ser analisado neste momento é a possibilidade de customização. Quanto mais adaptável o sistema for às necessidades da sua empresa, melhor, já que você não precisará pagar pelo que não usa e poderá trabalhar de forma simplificada.
O que nos leva ao último critério desta lista: vale a pena ficar atento à simplicidade e à facilidade de operação. Ninguém quer implantar um sistema complexo e de difícil aprendizagem. Pois, como observamos antes, pode ter um efeito negativo entre os funcionários.
