Entenda o que é automação e como ela pode alavancar sua empresa

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Ao longo da história, a automação vem sendo a resposta mais comum das empresas na busca por competitividade. Isso porque se mostrou o melhor caminho para aumentar a produtividade e a eficiência.

Soluções dessa natureza retiram das mãos humanas as tarefas consideradas enfadonhas ou muito repetitivas e liberam a equipe para se concentrar em atividades de maior valor agregado. 

Soma-se a essa realidade a chegada de novas tecnologias relacionadas a conectividade, digitalização, robótica e inteligência artificial (IA). A automação, então, atingiu seu ápice por conseguir reunir aplicações diversas, com respostas cada vez mais rápidas. 

Em outras palavras, a solução pode ajudar em inúmeras áreas da companhia, reduzindo custos, promovendo mais eficiência e liberando tempo dos colaboradores. 

Quer saber mais sobre como essa prática pode beneficiar a sua empresa? Então continue a leitura, pois, neste artigo, vamos abordar os seguintes assuntos:

  • O que é automação e como surgiu?
  • As vantagens para o seu negócio 
  • Quais tipos de empresas podem se beneficiar?
  • Alguns exemplos explicados na prática
  • As tendências e os desafios para o futuro

Da mecanização ao processo de automação 

Engenheiro fazendo a supervisão do processo de produção autónoma

Nesse contexto, sem dúvidas, um dos primeiros contatos do homem com a automação aconteceu ainda na pré-história. Foi nessa época que se desenvolveu a primeira ferramenta capaz de ampliar o potencial do próprio corpo. As possibilidades seriam imensas. 

A partir do machadinho de pedra lascada, o mundo não parou mais de evoluir. O objetivo inicial da mecanização era facilitar a subsistência. Mas, com o aumento da população e da expectativa de vida, era preciso mais eficiência produtiva na agricultura. 

Segundo o Techopedia, “automação é a criação e aplicação de tecnologias para produzir e entregar bens e serviços com o mínimo de intervenção humana”. Podemos definir também como o conjunto de técnicas direcionadas a tornar mecânicas algumas tarefas, sobretudo as repetitivas. 

Assim, surgiram tecnologias como moinhos, fornos e prensas, capazes de fazer o que o homem sozinho não poderia. 

Porém, foi somente com a Revolução Industrial, na Inglaterra, que o assunto começou a ganhar importância na sociedade. No século XVIII, James Watt criou uma máquina a vapor que trabalhava praticamente sozinha. 

Nesse mesmo sentido, outra grande inovação seriam os novos teares, que revolucionaram a manufatura têxtil. O francês Joseph-Marie Jacquard desenvolveu um mecanismo de cartões perfurados. O sistema gerava comandos capazes de repetir padrões na produção do tecido. 

Sendo assim, foi possível produzir de forma contínua tecidos diversificados, em tempo reduzido se comparado ao que era feito antes. O tear de Jacquard usava o mesmo sistema que, décadas depois, serviu de base para a criação dos primeiros programas de computadores, nos anos 1940. 

O pioneirismo da indústria automotiva 

Do mesmo modo, antes mesmo que os computadores tomassem conta de quase todos os setores da sociedade, um engenheiro da Ford falou em automação pela primeira vez. Logo depois, a linha de montagem e produção em massa da montadora tornava-se pioneira no mundo. 

A Ford investiu pesado em máquinas que substituíram a mão de obra humana em diversas áreas. Dessa forma, o maior ganho foi a redução significativa do tempo de fabricação dos carros e mais precisão na montagem. 

Muita coisa mudou dos anos 1940 para cá. Os computadores se popularizaram e houve a disseminação da internet em todos os âmbitos da nossa vida pessoal e profissional.

Hoje em dia, não é possível falar em automação sem pensar na indústria 4.0, intimamente ligada a digitalização, softwares de gestão, internet das coisas (IoT), cloud computing e machine learning.

Um relatório da Fortune Business Insight, publicado em março de 2022, incluiu, ainda, a propagação da tecnologia 5G como propulsora da solução nos próximos anos. Assim sendo, o estudo concluiu, também, que o setor deve atingir US$ 359 bilhões até 2029. A pesquisa considerou o impacto da pandemia de covid-19 nos índices de crescimento na previsão.

Mais eficiência e redução de custos estão entre as vantagens 

As vantagens comumente atribuídas à automação incluem aumento da produtividade, mais precisão nas tarefas e uso mais eficiente de matéria-prima. Só que essas não são as únicas. Veja a seguir quais os principais benefícios. 

Mais precisão nas tarefas 

À primeira vista, as vantagens estavam na redução do erro humano. Uma máquina consegue fazer ações repetitivas de maneira mais precisa, pois não há o desgaste emocional. A entrada de dados de modo manual é um dos caminhos mais curtos para equívocos, por exemplo. Automatizar, então, melhora a qualidade em todo o processo. 

Aumento da produtividade 

Um software de automação vai eliminar tarefas que podem ser consideradas tediosas para muitos funcionários. Então, a produtividade melhora, podendo o colaborador se concentrar em ações que exijam pensamento mais complexo. Isso, inclusive, poderia reduzir a carga de trabalho dele. 

Melhor reatividade 

Outro benefício da automação é permitir reações rápidas aos problemas que vão surgindo. Por exemplo, um programa ou um bot pode se antecipar e analisar dados, mensagens, mídias sociais e já fornecer uma resposta inicial. Isso dará tempo ao gestor de desenvolver um plano para questões relativas a reclamações ou falhas no serviço. 

Redução de custos

Um software de gestão não se cansa e pode trabalhar mesmo quando a equipe está repousando. Assim, ficaria responsável por atividades que dispensam a presença humana. Na indústria, a automação resulta, sobretudo, em produzir mais em menos tempo, com aumento dos lucros. 

Melhor aproveitamento da equipe

Ao deixar a tecnologia cuidar das tarefas repetitivas, a empresa pode colocar a equipe para desenvolver as criativas. Este é um dos maiores benefícios da automação, pois deixa as pessoas livres para se concentrarem na atividade-fim da companhia, coisas que precisam de alta habilidade. 

Análise de dados mais precisa

Um trunfo das empresas, hoje em dia, é o uso de big data e inteligência analítica, mas nada disso seria útil sem ajuda dos softwares desenvolvidos para essa tarefa. Afinal, é preciso saber usar os dados coletados. Alguns programas fazem o trabalho de criar relatórios complexos, dando o direcionamento para as ações dos gestores. 

Compliance mais estruturado

Compliance significa “estar em conformidade”. Então, ao recorrer à automação e instalar um software de gestão para o setor, será possível monitorar os processos internos. Isso garante que estejam em sintonia com o que é estabelecido em lei. Esse tipo de ferramenta é especialmente benéfica para empresas que trabalham com dados confidenciais, como hospitais e planos de saúde. 

Solução para empresas de todos os portes

As grandes corporações com certeza não conseguiriam sobreviver se não tivessem diversos setores automatizados. No entanto, os benefícios podem ser usufruídos por empresas de todos os portes. Se antes era preciso sistemas robustos para mecanizar processos, hoje, com as soluções baseadas em nuvem, é possível escalonar o crescimento. 

Sendo assim, companhias pequenas e médias também podem aproveitar os benefícios. Afinal, existem soluções de todos os tipos, dos mais simples aos mais complexos. 

Vamos mostrar alguns procedimentos que podem ser automatizados e não exigem muitos recursos. 

Respostas automáticas

Vamos dizer que você seja um pequeno varejista e tenha um formulário de contato no seu site. Imagine receber e responder pessoalmente a todos os e-mails que chegam por ali? Um software poderia automatizar uma primeira resposta. Isso dará tempo para que alguém da equipe inicie a comunicação.

Folha de pagamento

As soluções de software de RH melhoraram a vida dos gestores, ao automatizar a folha de pagamento. Essas ferramentas também gerenciam as informações dos funcionários, calculam escalas de trabalho, férias e outros benefícios. 

Emissão de nota fiscal 

Nesse contexto, a automação é responsável por evitar que as informações da nota fiscal sejam inseridas cada vez que alguém faz uma compra no seu estabelecimento. O sistema de pagamento é integrado, e o documento pode ir direto para o e-mail do cliente, com apenas alguns cliques. 

Leitor de código de barras 

Um pequeno supermercado investe em automação quando coloca um leitor de código de barras para marcar os preços no caixa. Isso evita erros, pois o funcionário não vai preencher dados manualmente. A partir dessa solução, vários outros processos serão simplificados, como controle de estoque e precificação. 

E-commerce

Existe uma gama de serviços de automação para ajudar empresas de comércio eletrônico, independentemente do tamanho. São ferramentas, como e-mail, para lembrar quando um cliente abandona o carrinho de compras, mensagens de aniversário, de boas-vindas, bot de atendimento nos chats etc.

Hiperautomação é tendência para o futuro 

Com o crescimento da conectividade e o avanço das tecnologias nas últimas décadas, os processos foram acelerados. Sendo assim, apareceu um novo termo: hiperautomação. 

Trata-se, segundo a empresa de consultoria Gartner, de uma abordagem direcionada a corporações que buscam identificar, verificar e mecanizar rapidamente o maior número possível de processos de negócios e de TI. A solução envolve o uso combinado de várias tecnologias, ferramentas ou plataformas, incluindo IA, machine learning e RPA (do inglês Robotic Process Automation). 

Em pesquisa feita em outubro de 2021, intitulada Top Strategic Technology Trends for 2022, Gartner identificou a hiperautomação como uma das tendências em tecnologia para 2022. O estudo indicou, ainda, que mais de 56% das organizações tinham, em média, quatro ou mais iniciativas relacionadas ao tema sendo tocadas ao mesmo tempo. 

Seja como for, um dos motivos para a solução ser apontada como tendência é que há uma exigência cada vez maior por parte dos executivos em crescer com excelência operacional. E o recurso, com a combinação de várias tecnologias, é efetivamente o melhor caminho. 

Cuidados ao adotar ferramentas de automação

Fábrica automatizada com caixas de transporte de braços robóticos

A automação de hoje em dia está bem diferente do que foi quando surgiu, nas linhas de produção das fábricas. A ferramenta se disseminou e está presente em praticamente todo tipo de empresa. 

Dos grandes aos pequenos negócios, todos têm algum tipo de sistema para ajudar na mecanização das atividades do dia a dia. 

Nesse mesmo sentido, na medida em que a companhia vai crescendo, também cresce a complexidade desses mecanismos, e é preciso cuidado ao adotá-los. 

Portanto, é evidente que a automação proporciona melhorias de custo, velocidade e qualidade, mas, para aproveitar essas vantagens, é preciso um plano de ação para evitar erros. 

Por exemplo, se uma empresa já tem defeitos nos processos de produção, é necessário, primeiro, identificá-los para depois implementar as tecnologias. Seja como for, as soluções não podem ser adotadas simplesmente para cobrir lacunas em um processo mal projetado, afinal, isso só ia mascarar um problema. 

Por isso, é necessário considerar o impacto sobre os funcionários, sobretudo quando algumas funções forem eliminadas. Será importante estudar as mudanças e fazer um projeto em conjunto com o RH.

Definitivamente, são muitos os desafios a superar no processo de automação. Para ajudar, a Vivo Empresas conta com um portfólio de produtos para auxiliar o crescimento eficiente e competitivo de organizações dos mais variados tamanhos e setores. 

Gostou desse assunto? Leia mais sobre automação nos artigos publicados anteriormente: 

Até a próxima! 

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