Trabalho digital: como a tecnologia otimiza a comunicação entre as equipes

Saiba quais ferramentas contribuem para viabilizar os processos em um modelo híbrido de trabalho

23/08/2020 às 9:00

A pandemia obrigou as empresas a adotarem o home office em larga escala, fazendo muitas reverem suas infraestruturas tecnológicas. Os resultados ao longo dos meses foram positivos para as companhias, o que as motivou a adaptar suas rotinas de trabalho para transformá-las em um modelo híbrido.

Sendo assim, para várias delas, daqui adiante uma parte das atividades acontecerá presencialmente e outra a distância. Todo o aprendizado obtido durante o isolamento social será colocado em prática e reforçado, principalmente a estratégia de comunicação com as equipes.

As ferramentas de colaboração foram essenciais para conectar todas as pontas e integrar os times, aumentando a produtividade. E agora, o que deverá ser feito para a operação ser efetivamente híbrida? É o que abordamos a seguir.

Neste artigo, você vai ver:

  • Mudanças na rotina de trabalho
  • Cenário pós-pandemia
  • Motivos para empresas investirem na comunicação digital
  • Ferramentas que facilitam o home office

O que mudou em 2020

O primeiro semestre deste ano acelerou a transformação digital de muitas empresas no Brasil. O trabalho remoto virou realidade para 40,5% das pessoas, de acordo com um estudo do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), publicado em junho. Porém, há motivos para acreditar que a popularização do trabalho digital continuará, mesmo ao fim da pandemia da Covid-19.

Em abril, uma pesquisa da Fundação Getúlio Vargas sugeriu que o home office poderia crescer 30% no País, mesmo com o abrandamento do isolamento social. O número é ainda mais significativo no cenário global: um estudo da FDC e da Grant Thornton, publicado em maio deste ano, indicou que 54% dos colaboradores devem continuar trabalhando remotamente. O motivo? Mais produtividade.

Uma análise do Gartner, divulgada em maio de 2020, apurou que 48% dos colaboradores deverão atuar remotamente, pelo menos em parte da semana, depois da pandemia. Dos diretores financeiros consultados, 74% pretendem ampliar a adoção do modelo e já pediram que os recrutadores priorizem as habilidades digitais nas entrevistas.

No entanto, é preciso ter uma estrutura capaz de suportar essa nova demanda de trabalho híbrido. De acordo com o MIT (Massachusetts Institute of Technology), o Brasil é o quinto país com maior dificuldade para o trabalho digital. O principal motivo é que 67% da população tem acesso a uma velocidade média de internet de 24 mbps.

Além disso, a IDC descobriu outros percalços, como ruídos de comunicação entre gestores e equipes, bem como com clientes e fornecedores.

Imagem de um computador, de costas para uma janela que mostra a rua e uma agenda com uma caneta em cima
O modelo híbrido já é uma realidade entre as empresas. Foto: Pexels
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Novo cenário: o trabalho durante e depois da pandemia

O conceito de ‘nômades digitais’ não é novo. Um estudo divulgado em 2018 pela MBO Partners State apontou que 4,8 milhões de americanos descreviam suas rotinas dessa maneira. Desses, 54% trabalhavam em regime integral e 46%, em meio período.

Aqui no Brasil, essa cultura ganhou escala durante a quarentena. Foi apenas durante o isolamento social que as organizações perceberam que as ferramentas digitais possibilitavam o trabalho remoto sem causar prejuízo às atividades.

Assim, um estudo da Xerox Corporation revelou que um regime flexível está nos planos de muitas companhias. Inclusive, 58% dos gestores entrevistados planejam mudanças nas políticas organizacionais para apoiar uma rotina híbrida, com home office e trabalho presencial concomitantes.

Entre as empresas que já anunciaram a adoção definitiva ou a ampliação do home office, destacam-se:

  • Google
  • XP
  • Localiza
  • Microsoft
  • Amazon
  • Twitter
  • Facebook
  • Slack
  • Upwork
  • Shopify

Trabalho digital: por que empresas devem investir na comunicação

Um dos desafios do trabalho híbrido é integrar as equipes. E a comunicação é essencial nesse contexto. Em relação à parte técnica, ferramentas digitais, suportadas por uma estrutura de conectividade, são as responsáveis por ligar todos os pontos. A Localiza, por exemplo, utilizou recursos baseados em nuvem para realizar reuniões e atividades diárias, como o Microsoft Teams.

foco no computador, com pessoas fazendo uma reunião virtual para simbolizar o trabalho digital.
Trabalhar a comunicação entre gestores, equipes, clientes e fornecedores é essencial nesse contexto. Foto: Getty Images

Também houve um cuidado de estabelecer um acompanhamento bastante próximo dos colaboradores para verificar o andamento das tarefas e identificar possíveis falhas de comunicação. “Criamos métricas e estivemos sempre atentos ao desempenho das equipes”, afirma o CEO Eugênio Mattar.

A operação remota da companhia foi pautada por seis pilares:

  • Reforçar o sentimento de pertencimento;
  • Estimular comportamentos necessários na jornada de transformação digital;
  • Dar formação para as pessoas saberem usar as ferramentas;
  • Incentivar e reconhecer as mudanças
  • Comunicar com clareza
  • Trabalhar com planejamento e governança

Os resultados foram positivos no período de adaptação, tanto que a empresa se prepara para um retorno ao escritório, porém pretende manter a atuação a distância em alguns dias da semana.

Como prosseguir

Para obter sucesso, assim como a Localiza, é necessário estabelecer as ferramentas que serão utilizadas para a comunicação. Elas devem aproximar as equipes e, para isso, cabe ao gestor estabelecer periodicidade para reunir todos, falar sobre os projetos e garantir que exista uma rotina, assim como nos escritórios.

Fazer reuniões diárias, de cerca de 30 minutos, é uma forma produtiva de conectar todos os colaboradores, identificar problemas e estimular trocas. Tudo isso impacta na produtividade e resulta em altos índices de entrega, a exemplo da Localiza.

Nesse sentido, ferramentas de colaboração são bastante eficientes, pois permitem uma visão panorâmica de todas as atividades e projetos.

Ferramentas que podem facilitar o trabalho digital e comunicação

Executivos da área de TI ouvidos pela empresa de análise ESG, em junho de 2020, afirmaram que ferramentas de colaboração online vão passar a fazer parte do cotidiano mesmo de quem voltar ao trabalho presencial. Para 30% dos entrevistados, essa será a mudança mais significativa e duradoura da pandemia, em uma perspectiva tecnológica.

O uso dessas soluções depende de uma infraestrutura de conectividade, fundamental para o trabalho digital. É importante ter uma conexão adequada para possibilitar o uso de programas do gênero.

Os planos Smart Empresas, por exemplo, permitem mobilidade e segurança para colaboradores e gestores, aproximando-os virtualmente. Os pacotes incluem internet móvel, aplicativos e ligações ilimitadas.

Em relação à colaboração, um dos mais utilizados é o Microsoft 365, também oferecido pela Vivo Empresas. A solução inclui aplicativos em nuvem como Office e Microsoft Teams. Com eles, as equipes podem trabalhar em conjunto, mesmo a distância, em documentos na nuvem e ainda fazer reuniões virtuais. 

Imagem de um homem com um celular na mão para simbolizar a conectividade no trabalho digital.
Conectividade é essencial para viabilizar o trabalho digital. Foto: Pexels

Atualizar equipamentos é importante

Muito se fala de ferramentas digitais, mas não podemos esquecer do hardware. De acordo com um estudo do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), publicado em junho de 2020, o maior obstáculo do isolamento social é a insuficiência de equipamentos adequados para o trabalho remoto.

O levantamento apurou que 22% dos entrevistados lidam com sistemas obsoletos, enquanto 36% sentem falta de computadores e equipamentos.

Diante desse cenário, serviços de locação de máquinas com capacidade de processamento adequada para suportar o acesso a sistemas e informações a distância se destaca como uma das soluções mais modernas para endereçar esse tipo de problema. 

Com o Vivo Tech, por exemplo, é possível contratar desktop, notebook e impressoras de última geração. Os pacotes ainda incluem manutenção, suporte ilimitado e seguro dos equipamentos.

Por fim, é primordial investir em ferramentas de Segurança da Informação que possam barrar cibercriminosos de roubar dados. A Vivo Empresas oferece soluções variadas de detecção de perigos, assim como mecanismos para combater ou prevenir ciberataques.

Conclusão

Com a Covid-19, a digitalização das jornadas de trabalho se expandiu globalmente. Empresas e colaboradores, mesmo ainda se adaptando ao novo formato híbrido, já se se organizam para a vida pós-pandemia.

Nesses planos, está a integração do trabalho físico com o digital, com organizações e colaboradores cada vez mais nômades.

Por isso, as soluções de  conectividade são tão importantes para assegurar uma boa comunicação entre os times e ainda possibilitar o uso de ferramentas colaborativas. 

Com uma carteira de mais de 1,5 milhão de usuários corporativos, a Vivo Empresas atua como um parceiro estratégico de negócios, apoiando a digitalização de organizações de diversos tamanhos e setores em todo o território nacional.

Além de serviços tradicionais, como Rede Móvel, Voz Fixa e Banda Larga, oferecemos e soluções completas de Conectividade, Equipamentos, Cloud, Segurança, Big Data, Ferramentas de Colaboração, TI, Gestão de Tecnologia e IoT.

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