Ferramentas de colaboração: entenda por que a sua empresa precisa delas

02/03/2021 às 16:07

Trabalhar em equipe exige o uso de ferramentas de colaboração. Isso vale tanto para o contexto remoto quanto o presencial. 

Em ambos os cenários, portanto, é essencial adotar as soluções certas para concentrar as tarefas a serem realizadas, acompanhar as metas, compartilhar documentos e fazer reuniões, entre outros exemplos.

Tais recursos implicam em duas características muito importantes para os negócios: mobilidade e produtividade. 

Ou seja, uma vez que otimizam as atividades e permitem que sejam realizadas em qualquer local, contribuem diretamente para a agilidade e a segurança nas entregas. 

Neste artigo, falaremos sobre esses recursos e detalharemos a importância de cada um no âmbito empresarial. Veja também:

  • O que são ferramentas de colaboração?
  • Tipos de ferramentas de colaboração
  • Principais vantagens do uso
  • Soluções utilizadas no mercado

O que são ferramentas de colaboração?

É o encontro da tecnologia com a produtividade. Estamos falando aqui de soluções digitais que podem ser implementadas no ambiente de trabalho para favorecer a realização das tarefas em equipe. 

Fazer essa gestão, inclusive, tende a ser mais desafiador com os colaboradores em home office. Por isso, o uso desses recursos é cada vez mais recorrente em empresas de todos os portes e segmentos.

As ferramentas de colaboração têm a capacidade de facilitar a comunicação entre os times, uma característica decisiva para o sucesso dos projetos. 

Tais soluções, geralmente, são alocadas em nuvem, valendo-se de todos os benefícios que esse tipo de infraestrutura costuma oferecer. Alguns dos principais são mobilidade, escalabilidade, agilidade e disponibilidade.

Uma das principais características que fazem as empresas prosperarem, até mesmo em momentos de crise, é a possibilidade de funcionarem mesmo quando os colaboradores não estão no mesmo espaço físico

Fonte: Gartner

E isso só é possível com o uso desse tipo de tecnologia.

Sendo assim, as inovações que facilitam a comunicação e o trabalho em grupo tornam-se fundamentais. 

Com cada membro em um local diferente, recursos como videoconferência e aplicativos para a troca de mensagens, por exemplo, são capazes de conectar todas as pontas: times, clientes, parceiros e demais stakeholders.


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Tipos de ferramentas de colaboração

Existem diferentes plataformas colaborativas, com usos e objetivos distintos. As mais adotadas no contexto empresarial têm sido:

  • Softwares de videoconferência: permitem a realização de reuniões virtuais, bem como o compartilhamento e o armazenamento de arquivos em ambientes específicos. Logo no início da pandemia, por exemplo, a Microsoft anunciou que houve um aumento de 1.000% no uso desse tipo de solução;
  • Agenda: calendários online para a visualização de todos os eventos e compromissos dos integrantes das equipes;
  • Programas alocados em nuvem: a possibilidade de criar e trabalhar em documentos e apresentações compartilhados, em tempo real;
  • Troca de mensagens: aplicativos voltados ao envio e ao recebimento de conteúdos em texto, vídeo ou foto. Uma forma eficiente de conectar e contactar todos os membros de um time;
  • Armazenamento de arquivos: ambiente em nuvem para guardar documentos, planilhas, apresentações, fotografias e vídeos, entre outros itens, que podem ser acessados por todos que possuem as credenciais;
  • Gestão de projetos: plataformas para o acompanhamento das atividades que estão em andamento, bem como os prazos e as metas estabelecidas.

Tais recursos resultam em uma automação do fluxo de trabalho, garantindo que as atividades sejam mais ágeis e eficientes. Além disso, a tecnologia reforça a integração dos colaboradores, característica primordial no contexto do trabalho remoto.

Todos conseguem participar mais facilmente das etapas de um projeto, ao mesmo tempo em que os gestores passam a ter uma visão panorâmica das tarefas que atribuíram aos times. São soluções que contribuem diretamente para a redução de custos operacionais de TI.

Além disso,  favorecem a comunicação entre todos os envolvidos (gestores, colaboradores e clientes).


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Principais vantagens do uso

Usar as ferramentas de colaboração implica em benefícios diretos para os negócios. Destacamos os principais a seguir:

  • Mobilidade: é possível trabalhar em diferentes espaços, basta ter as credenciais das ferramentas adotadas;
  • Praticidade: todas as informações estão sempre à mão;
  • Economia: não são recursos onerosos para as companhias. Ou seja, costumam ter um excelente custo-benefício;
  • Produtividade: as tarefas são desempenhadas com maior facilidade e com um gerenciamento otimizado;
  • Comunicação: as equipes ficam integradas, sobretudo quando atuam remotamente;
  • Agilidade: costuma ser mais fácil resolver problemas quando se tem uma visão do todo;
  • Segurança: a escolha das plataformas certas também implica em proteção, uma vez que os softwares são construídos para resguardar os dados que são trocados em seus ambientes.

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Soluções utilizadas no mercado

Há uma infinidade de ferramentas de colaboração disponíveis no mercado, com versões que podem ser adequadas à realidade de cada companhia. 

Os planos do pacote Microsoft 365 oferecidos pela Vivo Empresas por exemplo, são escaláveis e se destacam entre os mais conhecidos e utilizados no mundo. Trata-se de um conjunto de soluções que cobrem diferentes necessidades das organizações, tais como:

  • Espaço de armazenamento: os planos contam com ambientes em nuvem para guardar arquivos com a segurança necessária;
  • Programas: os softwares da Microsoft são os mais utilizados no mercado de trabalho, atendendo a diferentes expectativas das empresas. Além disso, por estarem alocados em nuvens, são atualizados em tempo real e não ocupam espaço nas máquinas. Estamos falando de ferramentas capazes de contribuir na criação, no compartilhamento e no gerenciamento de projetos. Alguns exemplos:
  1. Word: permite a criação compartilhada de textos;
  2. PowerPoint: possibilita a realização de apresentações institucionais;
  3. OneNote: voltado a atividades como escrever, compartilhar e editar notas;
  4. Excel: facilita a montagem de tabelas, a produção de gráficos e a realização de cálculos com facilidade e autonomia;
  5. Acesso: permite a construção de um banco de dados;
  6. OneDrive e SharePoint: assegura que as equipes salvem, acessem e compartilhem documentos;
  7. Sway: criar e dividir relatórios e apresentações interativas;
  8. Microsoft Teams: ambiente de trabalho que possibilita a troca de arquivos, mensagens e a realização de videoconferências;
  9. Booking: ferramenta que faz agendamentos online para as empresas;
  10. Planner: voltado para o gerenciamento das atividades e das equipes de trabalho.
  • E-mail corporativo: possibilita a criação de endereços personalizados, com volume que pode variar de acordo com a contratação.

Reconhecimento

Ciente da importância dessas ferramentas no contexto de trabalho, a Vivo Empresas não só comercializa o Microsoft 365, como se tornou a sua principal fornecedora no Brasil em 2020. 

A ISG, consultora global e líder em pesquisa de tecnologia, concedeu à companhia o selo Rising Stars (na tradução para o português significa “estrelas em ascensão”), dado a distribuidores ou fornecedores de serviços que fizeram um grande progresso no último ano.

Assim, a a Vivo Empresas foi reconhecida como o parceiro global com melhor potencial, sobretudo por manter um portfólio promissor e adequado às tendências de mercado.

Nossa estratégia de negócio é atuar para além de um fornecedor, mas como um parceiro que acompanha a jornada digital do cliente. Auxiliamos as empresas que buscam a digitalização com a integração do Office 365 e migração de cargas de trabalho para a nuvem.”

Adriano Pereira, head de Serviços Digitais Corporativos da Vivo Empresas.

Segundo a ISG, os ambientes de trabalho estão em uma fase de transição. De hierárquicos, por exemplo, passaram a ambientes igualitários, flexíveis, modernos e conectados. Um reflexo das mudanças de mercado e como a tecnologia as vem apoiando.


SAIBA MAIS: Confira o estudo completo da ISG


Conclusão

As ferramentas de colaboração são essenciais em ambientes conectados, principalmente pela capacidade de integrar as pessoas e permitir a mobilidade das equipes. 

Tais recursos são capazes de atender diferentes necessidades, como reuniões virtuais, compartilhamento de arquivos e troca de mensagens, além de atualizações em tempo real, planejamento das tarefas e acompanhamento das mesmas, entre outras facilidades.

Tudo isso é viabilizado pela infraestrutura de conectividade que deve ser oferecida pelas empresas. Ou seja, o elo que permite que todos esses recursos sejam operados, em rede e com alta disponibilidade. Aliás, esse foi um dos motivos que levaram a Vivo Empresas a ser escolhida a principal fornecedora do Microsoft 365 no Brasil.

Assim, a companhia uniu a sua expertise em conectividade à eficiência das soluções criadas pela Microsoft, para permitir fluxos de trabalho mais eficientes e de acordo com as tendências de mercado. 

Dessa forma, a Vivo Empresas atua como um parceiro tecnológico estratégico de companhias em diversos tamanhos e setores em todo o território nacional.

Essa ampla cobertura permite à companhia conhecer, a fundo, as dores de cada segmento. Assim, desenvolve um portfólio assertivo e abrangente, com produtos adequados aos mais diferentes estágios de maturidade digital:


Quer saber mais sobre como a tecnologia pode apoiar a evolução e a produtividade da sua empresa? 

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