Trabalhar em equipe exige o uso de ferramentas de colaboração. Isso vale tanto para o contexto remoto quanto o presencial.
Em ambos os cenários, portanto, é essencial adotar as soluções certas para concentrar as tarefas a serem realizadas, acompanhar as metas, compartilhar documentos e fazer reuniões, entre outros exemplos.
Tais recursos implicam em duas características muito importantes para os negócios: mobilidade e produtividade.
Ou seja, uma vez que otimizam as atividades e permitem que sejam realizadas em qualquer local, contribuem diretamente para a agilidade e a segurança nas entregas.
Neste artigo, falaremos sobre esses recursos e detalharemos a importância de cada um no âmbito empresarial. Veja também:
- O que são ferramentas de colaboração?
- Tipos de ferramentas de colaboração
- Principais vantagens do uso
- Soluções utilizadas no mercado
O que são ferramentas de colaboração?
É o encontro da tecnologia com a produtividade. Estamos falando aqui de soluções digitais que podem ser implementadas no ambiente de trabalho para favorecer a realização das tarefas em equipe.
Fazer essa gestão, inclusive, tende a ser mais desafiador com os colaboradores em home office. Por isso, o uso desses recursos é cada vez mais recorrente em empresas de todos os portes e segmentos.
As ferramentas de colaboração têm a capacidade de facilitar a comunicação entre os times, uma característica decisiva para o sucesso dos projetos.
Tais soluções, geralmente, são alocadas em nuvem, valendo-se de todos os benefícios que esse tipo de infraestrutura costuma oferecer. Alguns dos principais são mobilidade, escalabilidade, agilidade e disponibilidade.
Uma das principais características que fazem as empresas prosperarem, até mesmo em momentos de crise, é a possibilidade de funcionarem mesmo quando os colaboradores não estão no mesmo espaço físico.
Fonte: Gartner
E isso só é possível com o uso desse tipo de tecnologia.
Sendo assim, as inovações que facilitam a comunicação e o trabalho em grupo tornam-se fundamentais.
Com cada membro em um local diferente, recursos como videoconferência e aplicativos para a troca de mensagens, por exemplo, são capazes de conectar todas as pontas: times, clientes, parceiros e demais stakeholders.
LEIA MAIS: Gartner aponta 7 elementos para elaborar uma boa estratégia de nuvem
Tipos de ferramentas de colaboração
Existem diferentes plataformas colaborativas, com usos e objetivos distintos. As mais adotadas no contexto empresarial têm sido:
- Softwares de videoconferência: permitem a realização de reuniões virtuais, bem como o compartilhamento e o armazenamento de arquivos em ambientes específicos. Logo no início da pandemia, por exemplo, a Microsoft anunciou que houve um aumento de 1.000% no uso desse tipo de solução;
- Agenda: calendários online para a visualização de todos os eventos e compromissos dos integrantes das equipes;
- Programas alocados em nuvem: a possibilidade de criar e trabalhar em documentos e apresentações compartilhados, em tempo real;
- Troca de mensagens: aplicativos voltados ao envio e ao recebimento de conteúdos em texto, vídeo ou foto. Uma forma eficiente de conectar e contactar todos os membros de um time;
- Armazenamento de arquivos: ambiente em nuvem para guardar documentos, planilhas, apresentações, fotografias e vídeos, entre outros itens, que podem ser acessados por todos que possuem as credenciais;
- Gestão de projetos: plataformas para o acompanhamento das atividades que estão em andamento, bem como os prazos e as metas estabelecidas.
Tais recursos resultam em uma automação do fluxo de trabalho, garantindo que as atividades sejam mais ágeis e eficientes. Além disso, a tecnologia reforça a integração dos colaboradores, característica primordial no contexto do trabalho remoto.
Todos conseguem participar mais facilmente das etapas de um projeto, ao mesmo tempo em que os gestores passam a ter uma visão panorâmica das tarefas que atribuíram aos times. São soluções que contribuem diretamente para a redução de custos operacionais de TI.
Além disso, favorecem a comunicação entre todos os envolvidos (gestores, colaboradores e clientes).
LEIA MAIS: Saiba quais são as as ferramentas do trabalho do futuro
Principais vantagens do uso
Usar as ferramentas de colaboração implica em benefícios diretos para os negócios. Destacamos os principais a seguir:
- Mobilidade: é possível trabalhar em diferentes espaços, basta ter as credenciais das ferramentas adotadas;
- Praticidade: todas as informações estão sempre à mão;
- Economia: não são recursos onerosos para as companhias. Ou seja, costumam ter um excelente custo-benefício;
- Produtividade: as tarefas são desempenhadas com maior facilidade e com um gerenciamento otimizado;
- Comunicação: as equipes ficam integradas, sobretudo quando atuam remotamente;
- Agilidade: costuma ser mais fácil resolver problemas quando se tem uma visão do todo;
- Segurança: a escolha das plataformas certas também implica em proteção, uma vez que os softwares são construídos para resguardar os dados que são trocados em seus ambientes.
LEIA MAIS: Veja como as ferramentas de colaboração contribuem com a produtividade no trabalho remoto
Soluções utilizadas no mercado
Há uma infinidade de ferramentas de colaboração disponíveis no mercado, com versões que podem ser adequadas à realidade de cada companhia.
Os planos do pacote Microsoft 365 oferecidos pela Vivo Empresas por exemplo, são escaláveis e se destacam entre os mais conhecidos e utilizados no mundo. Trata-se de um conjunto de soluções que cobrem diferentes necessidades das organizações, tais como:
- Espaço de armazenamento: os planos contam com ambientes em nuvem para guardar arquivos com a segurança necessária;
- Programas: os softwares da Microsoft são os mais utilizados no mercado de trabalho, atendendo a diferentes expectativas das empresas. Além disso, por estarem alocados em nuvens, são atualizados em tempo real e não ocupam espaço nas máquinas. Estamos falando de ferramentas capazes de contribuir na criação, no compartilhamento e no gerenciamento de projetos. Alguns exemplos:
- Word: permite a criação compartilhada de textos;
- PowerPoint: possibilita a realização de apresentações institucionais;
- OneNote: voltado a atividades como escrever, compartilhar e editar notas;
- Excel: facilita a montagem de tabelas, a produção de gráficos e a realização de cálculos com facilidade e autonomia;
- Acesso: permite a construção de um banco de dados;
- OneDrive e SharePoint: assegura que as equipes salvem, acessem e compartilhem documentos;
- Sway: criar e dividir relatórios e apresentações interativas;
- Microsoft Teams: ambiente de trabalho que possibilita a troca de arquivos, mensagens e a realização de videoconferências;
- Booking: ferramenta que faz agendamentos online para as empresas;
- Planner: voltado para o gerenciamento das atividades e das equipes de trabalho.
- E-mail corporativo: possibilita a criação de endereços personalizados, com volume que pode variar de acordo com a contratação.
Reconhecimento
Ciente da importância dessas ferramentas no contexto de trabalho, a Vivo Empresas não só comercializa o Microsoft 365, como se tornou a sua principal fornecedora no Brasil em 2020.
A ISG, consultora global e líder em pesquisa de tecnologia, concedeu à companhia o selo Rising Stars (na tradução para o português significa “estrelas em ascensão”), dado a distribuidores ou fornecedores de serviços que fizeram um grande progresso no último ano.
Assim, a a Vivo Empresas foi reconhecida como o parceiro global com melhor potencial, sobretudo por manter um portfólio promissor e adequado às tendências de mercado.
“Nossa estratégia de negócio é atuar para além de um fornecedor, mas como um parceiro que acompanha a jornada digital do cliente. Auxiliamos as empresas que buscam a digitalização com a integração do Office 365 e migração de cargas de trabalho para a nuvem.”
Adriano Pereira, head de Serviços Digitais Corporativos da Vivo Empresas.
Segundo a ISG, os ambientes de trabalho estão em uma fase de transição. De hierárquicos, por exemplo, passaram a ambientes igualitários, flexíveis, modernos e conectados. Um reflexo das mudanças de mercado e como a tecnologia as vem apoiando.
SAIBA MAIS: Confira o estudo completo da ISG
Conclusão
As ferramentas de colaboração são essenciais em ambientes conectados, principalmente pela capacidade de integrar as pessoas e permitir a mobilidade das equipes.
Tais recursos são capazes de atender diferentes necessidades, como reuniões virtuais, compartilhamento de arquivos e troca de mensagens, além de atualizações em tempo real, planejamento das tarefas e acompanhamento das mesmas, entre outras facilidades.
Tudo isso é viabilizado pela infraestrutura de conectividade que deve ser oferecida pelas empresas. Ou seja, o elo que permite que todos esses recursos sejam operados, em rede e com alta disponibilidade. Aliás, esse foi um dos motivos que levaram a Vivo Empresas a ser escolhida a principal fornecedora do Microsoft 365 no Brasil.
Assim, a companhia uniu a sua expertise em conectividade à eficiência das soluções criadas pela Microsoft, para permitir fluxos de trabalho mais eficientes e de acordo com as tendências de mercado.
Dessa forma, a Vivo Empresas atua como um parceiro tecnológico estratégico de companhias em diversos tamanhos e setores em todo o território nacional.
Essa ampla cobertura permite à companhia conhecer, a fundo, as dores de cada segmento. Assim, desenvolve um portfólio assertivo e abrangente, com produtos adequados aos mais diferentes estágios de maturidade digital:
- Ferramentas de Colaboração
- Aluguel de Equipamentos de microinformática
- Cloud
- Segurança da Informação
- Big Data
- TI
- Gestão de Tecnologia
- IoT.
Quer saber mais sobre como a tecnologia pode apoiar a evolução e a produtividade da sua empresa?
Leia os artigos que separamos:
- Entenda por que segurança e produtividade caminham lado a lado
- Veja como a tecnologia contribui para melhorar o desempenho das equipes
- Redução dos custos: como otimizar investimentos em TI
Até a próxima!
