Muitos documentos físicos foram perdidos ao longo da história por desastres relacionados ao fogo: só no incêndio ocorrido no Museu Nacional, em 2018, perdemos acervos documentais com registros científicos riquíssimos. Agora, no auge da tecnologia, a preocupação com o armazenamento de documentos eletrônicos vai além do risco de incêndios.
Preocupação legítima que merece nossa atenção, afinal, uma gestão aprimorada dos arquivos digitais do seu negócio e de seus clientes simplifica muito o fluxo de trabalho. Só que, na era dos ataques cibernéticos, deve acontecer de forma segura, além de eficiente.
Se você é do time que ainda nem converteu seus documentos físicos para os formatos digitais, está na hora de repensar. Mas tudo bem. Fique! Porque, além de dicas valiosas sobre o assunto, daqui até o final da leitura vamos mostrar algumas vantagens da migração, além de dicas de como gerir seus documentos no mundo virtual com assertividade.
Este post busca esclarecer os tópicos:
- Quais as vantagens do armazenamento de documentos eletrônicos?
- Leis: as regras da migração de documentos físicos para digitais;
- Escolhendo seu sistema de armazenamento;
- 5 passos para gerir sua gestão de documentos eletrônicos.
As vantagens do armazenamento de documentos eletrônicos
O mundo passou por transformações radicais nos últimos anos. Telefone fixo em casa? Muita gente não tem mais. Especialmente agora, que ficou praticamente impossível viver sem um celular.
Nesse cenário, no processo de digitalização do planeta, o armazenamento de documentos eletrônicos só oferece vantagens: é mais fácil acessá-los, compartilhá-los, eles economizam espaços físicos e são facilmente pesquisáveis quando usamos recursos de busca em computadores ou nas nuvens.
Ao digitalizá-los, você preserva a integridade dos documentos originais, já que é possível implementar medidas de segurança, como criptografia e controle de acesso para garantir a confidencialidade.
Você ainda pode se precaver aderindo aos backups periódicos e criando cópias em locais diferentes porque, caso ocorra algum problema como a perda ou o roubo de algum dispositivo e até mesmo uma exclusão acidental, você pode recuperar os arquivos, sem crises, a partir de um backup.
Mas é necessário estar atento a algumas normas, já que a digitalização deve ser feita de acordo com as leis e regulamentações, especialmente quando falamos de documentos sensíveis ou confidenciais.
Regras para o arquivamento de documentos em meios eletrônicos
E é sobre lei mesmo. No caso, a lei federal nº 12.682/2012, que determina algumas regras para a digitalização e autoriza o armazenamento em meio eletrônico de documentos públicos e privados compostos por textos, dados ou imagens.
As principais normas pedem para que a conversão seja fiel ao documento físico, representando o documento de origem na forma exata, sem quaisquer alterações.
Além do respeito à integridade e autenticidade, pede-se para que o processo de digitalização mantenha a confidencialidade do documento digital, com o emprego de assinatura eletrônica.
Lembre-se que, quando o assunto é armazenamento, a coisa é bem séria, já que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que as empresas mantenham informações pessoais de seus clientes protegidas, desde 2020. Nessa nova realidade, eventuais vazamentos podem representar multas astronômicas às companhias e até a paralisação de suas operações.
A escolha do seu sistema de armazenamento
Essa decisão precisa ser planejada, porque você precisará fazer a escolha entre:
Armazenamento de documentos eletrônicos local: feito com o uso de um servidor, requer um computador destinado exclusivamente para guardar arquivos e se conecta a outros dispositivos autorizados a acessar suas informações.
Não é incomum ver empresas utilizando alguns de seus próprios computadores para realizar o armazenamento de dados. Esse é o caso de muitos negócios pequenos ou com pouco tempo de mercado, que quase sempre não têm um volume muito grande de informações ou ainda não entenderam a importância de armazená-las adequadamente.
O problema dessa alternativa é que, se houver a perda total do dispositivo-mãe ou acontecer algo irrecuperável em seu sistema, infelizmente seus documentos serão perdidos.
Armazenamento de documentos eletrônicos em nuvem: hoje, bastante inserido no cotidiano das empresas e das pessoas físicas por meio de serviços como o Google Drive, One Drive e iCloud, dentre outros tantos disponíveis, consiste, basicamente, no ato de armazenar um ou mais arquivos em um HD fora da sua máquina, via internet.
O bacana é que esses sistemas costumam ser escalonáveis, ou seja, você pode aumentar seu espaço na nuvem de acordo com suas necessidades e seus arquivos podem ser acessados de qualquer lugar, em poucos segundos, para quem você permitir o acesso.
Isso é possível porque os serviços em nuvem contam com um servidor que fará a comunicação dos dispositivos pessoais ou corporativos com data centers (centros de dados) – locais físicos espalhados pelo mundo, equipados com alto nível de segurança digital.
Como facilitar sua gestão de documentos eletrônicos?
Mudando a cultura da empresa e de todos os colaboradores! Após definir seu sistema de armazenamento, faça um bom planejamento e convoque o seu time para se engajar nessa causa, já que o objetivo é que todos naveguem sem dificuldades pelo banco de dados digital, ajudando a mantê-lo organizado e funcional.
Tome notas destas dicas:
1. Nomenclaturas curtas
Há detalhes que fazem grande diferença, e nada mais chato que perder minutos (ou horas) procurando por arquivos.
Para que esse tipo de atividade seja ágil, o primeiro passo é salvar os documentos eletrônicos com nomes curtos e autoexplicativos, para que ninguém fique confuso e perca tempo tentando localizá-los.
Se você definir, por exemplo, que toda ata de uma reunião de planejamento trimestral será nomeada como PLAN TRI 1 23, PLAN TRI 2 23 e assim por diante, fica fácil identificar que o nome entrega o conteúdo e a que trimestre e ano ele se refere, não é mesmo?
Considere também legendar pastas e subpastas para agilizar o rastreio. Aí, a recomendação é não exagerar no uso de siglas e evitar caracteres especiais.
2. Utilize datas invertidas
Quando você nomeia documentos digitais com a data invertida, é possível criar uma organização cronológica que pode colaborar (e muito!) para sua organização e a de sua equipe.
Há relatórios mensais de anos passados que você precisa buscar no ano atual. Nesse cenário, vale criar pastas por ano, com uma subpasta que evidencie o que você quer encontrar.
Exemplo: 2021 (Pasta) – RELATÓRIOS (subpasta).
A partir daí, considere inverter as datas na nomenclatura de cada arquivo, com referência ao próprio mês e ano: REL_2021_04 (“relatório de abril de 2021”).
Ao colocar REL_2021_04 na busca do notebook ou do PC, não vai ter erro. Isso ajuda muito, já que economiza alguns cliques entre os caminhos de várias pastas até que seus colaboradores consigam, enfim, chegar ao arquivo.
3. Histórico de versões
Evite substituir versões antigas de documentos eletrônicos; mantenha-as, até para ver a evolução de cada versão, sem perder o registro das anteriores.
Outra dica valiosa é incluir o número das versões em uma ordem crescente (V1, V2, V3, V4 e assim por diante). Fica bem mais fácil identificar a mais recente ou consultar as que a antecederam.
4. Faça backups e os mantenha atualizados
Já falamos acima, mas vale sempre repetir. Evite problemas futuros. Lembre-se que qualquer tecnologia do mundo está sujeita aos desgastantes bugs, algum colaborador ou você mesmo pode excluir, acidentalmente, algum documento. Enfim, em tempos de trabalho remoto, sabe-se lá por que pets se interessam tanto em passear sobre o teclado na ausência de seus tutores, não é mesmo?
Por isso, antecipe-se aos riscos e faça backups periódicos, que podem, inclusive, ser programados.
Assim como na sua casa, manter a organização de seu ambiente de trabalho torna sua rotina mais leve. Mantenha os arquivos sempre atualizados, organizando as versões antigas e arquivos inativos em subpastas. Remova os documentos que não tiverem utilidade ou qualquer relevância para o negócio.
5. Cuide dos acessos
Times mudam, profissionais entram e saem das companhias e você precisa se lembrar de revisar as permissões de acesso a seus documentos eletrônicos, de tempos em tempos – especialmente quando um colaborador for desligado ou um contrato de um cliente se encerrar.
O mesmo vale para sistemas de armazenamento que contam com senhas para a liberação de acessos: revise-as periodicamente.
Armazenamento com segurança
Deu para perceber que o processo de digitalização é decisivo, especialmente para pequenas e médias empresas que pretendem se tornar competitivas no mercado.
E, agora que você entendeu que o armazenamento de documentos eletrônicos deve ser implementado com responsabilidade, é hora de falarmos em segurança, porque você não precisa pensar em tudo sozinho.
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