O tempo é um importante aliado em qualquer projeto. Nesse contexto, cabe ao gestor garantir que a equipe cumpra todas as etapas dentro dos prazos estipulados. Daí a importância de ter um controle rígido em relação a todos os tempos e entregas. E isso fica muito mais fácil com o auxílio de um cronograma. Tal ferramenta permite uma visão panorâmica das ações e garante que tudo caminhe dentro da proposta estipulada inicialmente.
É preciso definir tarefas e prazos para, depois, criar o cronograma da maneira mais adequada.
E aqui a tecnologia aparece mais uma vez. É possível usar diferentes plataformas disponíveis na internet para criar um cronograma bastante eficiente e detalhado. Assim, com o auxílio delas, é possível inserir todas as ações planejadas, seus respectivos prazos e metas, níveis de importância de cada trabalho e um tempo bastante específico para determinada atividade. Ou seja, a rotina ficará muito mais organizada e fácil de gerir. E aí, quer saber como criar um bom cronograma? Mostramos a seguir.
Cronograma para otimizar o desenvolvimento de projetos
Diversas ferramentas mostram se o cronograma do projeto está sendo cumprido. Isso garante uma gestão mais eficaz e um acompanhamento de todas as etapas do trabalho. Mas como esse controle acontece? Tais plataformas podem ser programadas para enviar notificações, por meio do celular ou por e-mail, caso as tarefas estejam atrasadas. Então, o gestor sabe, em tempo real, se tudo está dentro do prazo desejado.
Assim, esse profissional pode corrigir possíveis erros no meio do caminho e contribuir positivamente para a produtividade da equipe. Um exemplo prático: o time de design de uma empresa de móveis atrasou muitas entregas consecutivamente. Então, ao verificar o cronograma, o gestor detecta que não se trata de um erro humano, mas sim do uso de software desatualizados. Dessa forma, corrige-se o problema comprando novos programas. O ganho acontece imediatamente quando o empresário tem insumos para tomar a atitude correta.
Um cronograma compartilhado permite uma integração maior entre as equipes.
Além disso, o cronograma é uma boa maneira de verificar os níveis de produtividade de cada integrante dos times. Como falamos, é uma visão panorâmica de tudo o que acontece dentro da companhia. Outra vantagem: as entregas na data correta evitam impactos negativos em relação à imagem da empresa. Afinal, atrasos não são vistos com bons olhos.
Como montar um cronograma
O primeiro passo é ter em mãos o planejamento do projeto. Ou seja, todas etapas que serão necessárias para alcançar o objetivo, que é a entrega final. Isso se chama escopo. Então, faça uma lista das entregas e indique responsáveis para cada uma. Converse com todos os integrantes da equipe para verificar se eles estão totalmente livres para dar início ao trabalho ou se ainda estão finalizando outras questões.
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Depois de listar e considerar todos esse itens, a próxima etapa é criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). A etapa consiste em elaborar as tarefas que devem ser desempenhadas para concluir cada etapa do projeto. Elas podem ser divididas em “micro” e “macro” (ou seja, menores e maiores). Assim, você consegue garantir uma evolução contínua das entregas. Muitas vezes, uma não depende da outra para ser concluída, o que otimiza o trabalho.
Crie prioridades
Com essa lista de atividades em mãos, estabeleça quais são as mais urgentes. Assim, você cria uma sequência para o desenvolvimento das mesmas. Aliás, agora também é hora de relembrar as conversas iniciais com as equipes. Isso ajuda na hora de estabelecer os tempos para a conclusão das tarefas. Coloque todas elas em uma planilha e crie colunas para incluir essas informações mencionadas aqui: tamanho da atividade (micro ou macro), equipes responsáveis e o tempo ideal.
Estabeleça as atividades, os prazos e a sequência, de acordo com as prioridades do projeto.
Com todas essas informações em mãos, você parte para a escolha da ferramenta que será usada para gerenciar o cronograma. Tal programa deve ser intuitivo, fácil de mexer e ser compatível com os seus dispositivos móveis, como o tablet e o celular. Assim, você consegue gerenciar as entregas em qualquer lugar e a qualquer momento.
Ferramentas para criar cronogramas
A escolha do programa que será utilizado é essencial para garantir um cronograma organizado e fácil de mexer no dia a dia. Nesse momento, também é preciso enxergar e compreender as necessidades da companhia, pois há desde opções simples às mais complexas, com diversas tarefas e funcionalidades. Veja, a seguir, as opções mais utilizadas no universo profissional e aproveite!
Gannter
Trata-se de uma ferramenta do Google para a construção de cronogramas. É simples de mexer e permite o compartilhamento das tarefas entre diversos membros da equipe, o que garante a todos uma visão panorâmica do trabalho. Além disso, possibilita que todos façam uma edição colaborativa em tempo real.
O Gantter é um dos cronogramas mais completo, com diversas funções e possibilidades.
As tarefas podem ser divididas por cores e temas, o que facilita a compreensão. O programa ainda manda notificações para o e-mail, pois está integrado ao Gmail, e para o celular. Ou seja, a ferramenta mostra se o cronograma do projeto está sendo cumprido. Ainda rastreia e informa possíveis riscos, tem colunas personalizadas e estrutura de trabalho gerada automaticamente.
A plataforma é paga (custa 5 dólares por mês). No entanto, há uma versão de testes, que pode ser usada durante 30 dias. Assim, você consegue ver se gosta da interface antes de fechar negócio. Visite o site para saber como funciona.
Trello
Uma das ferramentas mais utilizadas para a gestão de projetos, o Trello permite a realização de cronogramas bem visuais, fáceis de interpretar e gerir. É necessário criar um novo quadro para começar a usar. Escreva o objetivo do projeto e o deixe em um cartão visível para facilitar a consulta. Em seguida, insira todas as atividades e ordene de acordo com as prioridades.
A função Cronograma do Trello é bastante completa.
Depois disso, você pode gerar o gráfico do cronograma. Basta ativar o Power-up do Elegantt, aplicativo integrado ao Trello. É só clicar em “Show menu” para ver as opções disponíveis. O próximo passo é fazer o login no app com os dados do Trello. Automaticamente você terá acesso ao cronograma, criado de acordo com o quadro feito anteriormente. É simples de mexer e a ferramenta ainda manda notificações avisando se a tarefa não foi concluída dentro do prazo estipulado.
O Trello tem uma versão mais simples que não é paga. Porém, nem todas as funcionalidades que estão disponíveis gratuitamente. Visite o site da ferramenta para consultar os planos.
Asana
O cronograma é bastante visual e bem fácil de gerir. Para começar a usar, basta listar as etapas do projeto e definir os prazos de cada uma. Em seguida, será preciso inserir a ordem das tarefas. Ou seja, a sequência ideal para que elas aconteçam de acordo com o fluxo do trabalho.
Com o cronograma da Asana é possível visualizar todas as tarefas, por áreas e prazos.
O próximo passo é compartilhar o cronograma com todos os membros da equipe. Trata-se de um arquivo editável, o que facilita o trabalho. O gestor ainda pode mandar mensagens pela plataforma para avisar quando uma tarefa foi concluída com êxito ou então cobrar sempre que houver um atraso.
O cronograma Asana é uma ferramenta paga (custa 9,99 dólares por mês). No entanto, há uma versão gratuita de testes. Visite o site da plataforma para conferir os planos e saber como funciona.
E aí, já decidiu quando vai começar a testar uma dessas ferramentas? Sem dúvidas, são ótimas opções para saber se os prazos do seu projeto estão sendo cumpridos ou não. Além disso, você consegue ter uma visão geral do andamento do trabalho e parabenizar a equipe sempre que cada etapa for finalizada. Isso é fundamental para a gestão de projetos.
Aliás, já que estamos falando em plataformas digitais que fazem cronogramas, veja aqui em uma matéria que fizemos sobre como a tecnologia pode contribuir para a redução de custos dentro de um ambiente de trabalho. Tem também uma reportagem que te ensina a fazer um bom marketing online. Aproveite para ler! E continue conosco aqui no Blog Vivo Empresas para mais conteúdos como esses!
