Quem nunca se irritou com alguma papelada desnecessária? Ou uma infinidade de processos que nunca chegam a lugar nenhum? Pois é, o que normalmente se chama de burocracia, que é aquela divisão rígida de tarefas com diversos procedimentos e detalhes, pode ser um grande entrave para o desenvolvimento saudável de empresas.
Segundo dados da Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp), são gastos, em média, 101 dias para abrir uma empresa, dada a necessidade de realizar diversos procedimentos, como obter licenças, registros e aprovações nos órgãos públicos, além de registrar o CNPJ e muito mais.
Some a isso a necessidade de registrar contratos, documentos legais e muitos outros processos que fazem todo esse emaranhado de tarefas ser complicado, demorado e representar uma grande perda de recursos, energia e tempo para as empresas.
A boa notícia é que com cloud tudo fica mais fácil. Com o armazenamento em nuvem é possível realizar o acesso remoto a documentos, com atualização em tempo real.
Nesse texto, você irá descobrir como usar a nuvem para salvar contratos e registros. Fique nessa leitura, que iremos te mostrar:
- Benefícios de armazenar contratos e registros na nuvem
- Passo a passo para migrar seus contratos e registros para a nuvem
- Melhores práticas para garantir a segurança dos seus documentos na nuvem
- Impacto da digitalização na redução da burocracia e agilidade nos processos empresariais
Vamos lá?
Benefícios de armazenar contratos e registros na nuvem
O armazenamento de contratos e registros na nuvem representa um grande ganho para empresas em termos de processos, acesso e segurança.
As soluções de Cloud usam um ambiente de armazenamento digital que depende apenas de conexão à internet para ser acessado. Dependendo da solução contratada, é possível ainda acessá-los de forma offline. A principal vantagem é não ter mais a necessidade de armazenar em um ambiente físico ou usar papel, com suas milhares de cópias.
A outra vantagem é em segurança. Uma das vantagens mais poderosas da Cloud Computing é possuir medidas robustas de segurança, incluindo criptografia e autenticação multifatorial, que oferecem oferecendo maior proteção a dados sensíveis e controlam o acesso a esses documentos.
Outro ponto é a possibilidade de backup automático e recuperação de dados, reduzindo o risco de perda de informações importantes.
Mais um benefício é a possibilidade de controlar acesso, assinaturas e gerir esses documentos de uma forma mais eficiente. Com o cloud, é possível ter vários usuários autorizados a acessar, revisar e colaborar nos documentos simultaneamente, tornando a colaboração mais eficiente.
Passo a passo para migrar seus contratos e registros para a nuvem
Inicialmente, recomendamos que você dimensione o volume de arquivos que serão armazenados. Isso vai ser crucial na hora de definir qual é a solução ideal para sua empresa e o tamanho do espaço que vai precisar contratar para guardar tudo.
Indicamos, também, que você procure um fornecedor especialista que tenha diversas opções de serviços e com quem você possa tirar todas as dúvidas antes de contratar uma solução.
Na Vivo Empresas, temos parceria com duas das maiores empresas de tecnologia no mundo e que possuem serviço de armazenamento em nuvem: Microsoft e Google.
A vantagem é que tanto o Microsoft 365 quanto o Google Workspace são soluções completas, então além de ter acesso aos aplicativos de armazenamento, One Drive e Google Drive respectivamente, você ainda conta com diversos serviços de colaboração para a criação e edição de arquivos e documentos, tudo na nuvem.
Melhores práticas para garantir a segurança dos seus documentos na nuvem
A segurança dos documentos na nuvem é crucial. É ela que garante que os contratos com fornecedores, funcionários e informações de alta confidencialidade (como patentes e fórmulas, por exemplo) estejam protegidas de possíveis danos ou roubos.
Algumas práticas ajudam a garantir a segurança de seus documentos na nuvem e permitem que você e seu negócio possam registrar e armazenar contratos e registros de forma simples e eficiente.
Uma dessas práticas é implementar uma etapa adicional de autenticação. Cada usuário terá que verificar sua identidade por um método que não seja login e senha. Pode ser por uma chave em aplicativos como o Google Authenticator, um registro como o Microsoft ou uma senha temporária gerada por SMS ou e-mail. Essa etapa ajuda a verificar a pessoa que está acessando o documento na nuvem.
Outra possibilidade é utilizar criptografia para proteger dados em trânsito (durante o envio) e em repouso (armazenados no serviço de nuvem). Você poderá usar protocolos como o SSL/TLS, ao transferir dados entre dispositivos e servidores na nuvem, protegendo as informações durante a transmissão.
Outra criptografia muito conhecida é a VPN, que cria um canal de comunicação seguro entre dispositivo e impede o acesso de invasores ou que informações sejam vazadas. A VPN é uma forma cada vez mais usada de assegurar a proteção de dados e criar um ambiente livre de registro.
Impacto da digitalização na redução da burocracia e agilidade nos processos empresariais
A modernização como um todo causa impactos extremamente positivos para a administração de empresas. Hoje, o gerenciamento digital de contratos é visto como uma vantagem competitiva para empresas, e não mais apenas um desejo de modernizar processos ou um diferencial.
A digitalização de processos, com contratos e registros em nuvem, permite que processos empresariais ganhem agilidade. A transição de documentos físicos para formatos digitais reduz a necessidade de papel, eliminando o tempo gasto na manipulação e arquivamento de documentos físicos e facilita o acesso rápido e eficiente a informações.
Outro grande impacto está na forma de trabalhar. Com fluxos de trabalho digitalizados, colaboradores executam tarefas de forma mais ágil, o que reduz gargalos nos processos, facilita a comunicação instantânea entre funcionários e torna a tomada de decisão mais ágil e técnica.
Contar com as soluções de cloud da Vivo para acabar com a papelada e colocar tudo na nuvem só tem benefícios!
Conte com a gente para iniciar essa transformação na sua empresa e entrar de vez na era digital.
Até a próxima!
