A necessidade de isolamento frente à pandemia da Covid-19 fez do trabalho remoto um modelo vital para a continuidade de muitos negócios. E, assim, de uma semana para outra, trabalhar em casa tornou-se uma realidade para muitos profissionais.
E mesmo com a retomada progressiva das atividades presenciais, a tendência é que, de agora em diante, este seja o “novo normal”.
No entanto, dados do IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa) revelam que o maior desafio da quarentena é a insuficiência de equipamentos adequados para ao trabalho a distância. Para 36% dos entrevistados, faltam computadores e outros equipamentos, enquanto 22% acham mais difícil lidar com sistemas obsoletos.
Neste artigo, daremos dicas práticas sobre como uma organização pode se movimentar para buscar alternativas eficientes para o trabalho remoto.
Você vai ver aqui:
- Equipamentos necessários ao trabalho remoto
- Definição de padrões para o trabalho remoto fluir melhor
- Oferecer suporte é essencial para o trabalho remoto
- Conectividade em favor da produtividade
- Como a empresa deve se organizar
Mudança necessária
Inúmeras empresas que ainda levavam em banho-maria a possibilidade de estruturar uma política formal de home office foram, literalmente, atropeladas pela propagação mundial do coronavírus.
O isolamento social obrigou as organizações a reverem as suas estruturas. E, com isso, tornou-se imperativo buscar formas de oferecer, a toque de caixa, equipamentos e programas adequados ao trabalho remoto. No entanto, como constatou o estudo feito pelo IBGC, os primeiros meses de quarentena foram impactados pela falta de equipamentos adequados.
E mesmo com o retorno progressivo às funções presenciais, o modelo ainda permanecerá por um bom tempo, associado à atuação presencial em parte da semana.
Um estudo do Gartner, publicado em maio de 2020, destacou que 48% dos colaboradores deverão atuar remotamente, ao menos em parte da semana, depois da pandemia. É o que vem sendo chamado de modelo de trabalho híbrido.
Quais equipamentos são necessários para o trabalho remoto?
A pesquisa Resetting normal: defining the new era of work, conduzida pelo Adecco Group em maio de 2020, revelou que ainda é preciso investir em planejamento e aprimoramento. Dos entrevistados, 69% consideram importante oferecer apoio e treinamento mais específicos para a transformação digital do trabalho, o que inclui ter equipamentos adequados para as atividades.
O ideal é ofertar dispositivos móveis, como um notebook, para que os colaboradores possam utilizá-lo em diferentes cômodos da casa. Em vez de comprá-los, o aluguel de equipamentos se apresenta como solução interessante por ser mais ágil e demandar menor investimento.
De acordo com o Gartner, em uma pesquisa divulgada em julho, o aluguel de soluções virtuais e equipamentos deve crescer 95,4% em 2020.
Uma vantagem da locação de máquinas é que o acesso a equipamentos de última geração é facilitado. E, eles, por sua vez, são normalmente equipados com softwares de trabalho em versões mais atualizadas.
Esse fator contribui significamente para a produtividade das equipes.
Além disso, o serviço de manutenção costuma estar incluso no pacote de contratação, bem como os antivírus e demais aplicações necessárias para garantir a segurança da informação.
Além dos computadores, a empresa precisa configurar também o acesso remoto como, por exemplo, a VPN – uma rede virtual privada. Com ela, o tráfego de informações fica mais seguro e os funcionários podem consultar o que precisam dentro do servidor da empresa.
Padrões para o trabalho fluir melhor
De acordo com um estudo conduzido pela Harris Poll, 60% dos mil funcionários consultados desde o início de março afirmaram estar confiantes no fato de conseguirem executar seus trabalhos de forma eficiente. Porém, o sucesso depende de um fator: as empresas instituírem padrões obrigatórios de trabalho em casa.
Segundo o estudo, esses padrões estão ligados diretamente a três fatores: segurança, equipamentos físicos e soluções tecnológicas capazes de viabilizar o trabalho.
Embora o trabalho ocorra nas residências dos colaboradores, a legislação brasileira prevê a responsabilidade do empregador pelas condições oferecidas. Portanto, é essencial criar políticas, dar orientações sobre medidas de segurança e garantir a infraestrutura adequada.
Oferecer suporte é essencial
Uma pesquisa realizada pela Avast em 2019 apurou que 58% dos entrevistados afirmaram que não recebem suporte tecnológico ou o conhecimento necessário quando precisam trabalhar em casa.
Por isso, em um cenário comum, é importante que a companhia disponha de um nível alto de maturidade tecnológica antes de adotar o home office.
Em uma situação emergencial, organizar uma equipe de suporte com profissionais 100% dedicados aos atendimentos é imprescindível. A empresa deve, ainda, estabelecer um meio de contato e comunicar aos colaboradores o procedimento que será adotado.
Conectividade a favor da produtividade
8% dos colaboradores que estão em home office devido ao isolamento já puderam testemunhar um aumento na produtividade, segundo pesquisa conduzida pela Ticket com 7 mil usuários no Brasil. E, para eles, a conectividade tem um papel decisivo. Isso porque a conexão à internet tem sido a grande responsável por permitir que as equipes estejam sempre em contato.
É possível, por exemplo, tirar dúvidas em questão de minutos por meio de plataformas específicas, como Microsoft Teams, Google Hangouts e Skype. As reuniões feitas por videoconferência também viabilizam as trocas.
Além disso, um ambiente em nuvem garante que arquivos e projetos em andamento sejam compartilhados com todos. Somam-se, ainda, a flexibilidade de horários e o conforto, segundo a pesquisa realizada pela Ticket.
Ainda de acordo com o levantamento, as ferramentas tecnológicas mais utilizadas pelos consultados durante esse período de quarentena têm sido:
- WhatsApp ou outros apps de conversa (20%);
- E-mails (16%);
- Notebook (12%);
- Videochamadas pontuais (10%);
- Reuniões diárias (8%);
- Telefone digital instalado no computador (4%).
Como cada empresa deve se organizar
Já nas primeiras semanas do período de isolamento social, um estudo conduzido pela consultoria Betania Tanure Associados (BTA) com 359 empresas que atuam no Brasil, indicou que adaptar as atividades presenciais à realidade virtual seria o maior desafio do home office. Esta foi a resposta de 61% dos entrevistados.
Em seguida, apareceram questões como gerenciamento das equipes (45%), infraestrutura tecnológica (43%), aplicação do trabalho remoto a todos os níveis da organização (40%) e a digitalização dos processos (20%).
A seguir, trazemos sugestões para endereçar cada uma das preocupações.
Conclusão
Com a retomadas das atividades presenciais, as companhias devem reorganizar o trabalho remoto estabelecido de modo emergencial. E com isso, precisarão reforçar sua infraestrutura para que seja capaz de suportar as atividades e o tráfego de dados no modelo de trabalho híbrido (com parte das equipes em home office e outra parte no escritório).
Nesse sentido, softwares, computadores e tablets com capacidade de processamento adequada são essenciais para suportar a produtividade. E a locação se destaca como uma boa solução por ser econômica, prática e eficiente.
Além disso, estabelecer padrões e dar apoio às equipes é fundamental.
- Gerenciamento de equipes: os softwares de gestão de equipes auxiliam bastante. É possível ter uma visão geral sobre cada tarefa, seus prazos e andamento. Cabe ao gestor também marcar reuniões periódicas para acompanhar a evolução das atividades, trocar ideias e, assim, envolver toda a equipe. Metas devem ser estabelecidas para a conclusão dos projetos.
- Infraestrutura tecnológica: os equipamentos do dia a dia, como computadores e tablets, devem ser disponibilizados pelas empresas. A disponibilização de um suporte conduzido pela equipe de TI também é fundamental. Outro ponto importante é ter o antivírus atualizado, uma vez que mantém a segurança de dados e informações que circulam na rede. Por fim, ter um ambiente em nuvem, que possibilita armazenar arquivos compartilhados, é essencial.
- Digitalização dos processos: a digitalização está ligada à infraestrutura tecnológica. Os meios mencionados no tópico acima permitem que a empresa tenha os seus processos digitalizados, o que é essencial para a prática de home office.
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Esperamos que tenha aproveitado a leitura.
Até a próxima!
