A compra dos equipamentos de informática é um tema que não deve ser subestimado. Esse é um alerta especialmente importante para pequenas e médias empresas (PMEs). Afinal, independentemente do ramo do negócio, é preciso contar com ferramentas de qualidade para manter a produtividade e encarar um universo corporativo cada vez mais competitivo.
Hoje, existe no mercado uma grande variedade de computadores, roteadores, smartphones, tablets, softwares e planos de armazenamento de dados para ajudar os empresários a conquistarem seus objetivos. No entanto, é fundamental saber escolher os mais adequados.
Isso porque, muitas vezes, o que é melhor para uma empresa pode não ser para outra. Além disso, é necessário entender quais são as reais necessidades do negócio e quanto deve ser investido. Dessa forma, o empresário vai evitar desperdício financeiro com itens que não serão usados ou que ficarão obsoletos rapidamente.
Quer entender como fazer a escolha certa quando o assunto é informatização? Siga lendo o artigo, pois vamos abordar os seguintes assuntos:
- Por que a escolha dos equipamentos de informática é importante?
- Panorama da digitalização nas pequenas empresas;
- Problemas mais comuns ao manter ferramentas desatualizadas;
- Passo a passo para fazer boas escolhas.
Por que a escolha dos equipamentos de informática é importante?
Na correria do dia a dia, muitos empresários acabam negligenciando uma parte elementar do negócio: seus equipamentos de informática. No entanto, essas ferramentas, mesmo que não estejam diretamente ligadas ao setor da atividade, podem ser uma peça fundamental para que as organizações se mantenham competitivas e ganhem espaço diante da concorrência.
Sendo assim, é importante que os instrumentos de trabalho funcionem bem. Isso inclui uma boa conexão de internet, por exemplo, e computadores e smartphones potentes e capazes de desempenhar a contento todas as tarefas da companhia.
Os micro e pequenos empreendedores devem entender que a aquisição da infraestrutura tecnológica necessária e conectividade não é gasto, mas um investimento imprescindível para colocar sua organização em uma posição melhor no mercado.
Digitalização das pequenas empresas avança no Brasil
Dessa forma, fica claro os benefícios de ter ferramentas modernas e inovadoras na hora de enfrentar desafios. Uma pesquisa, realizada em parceria entre a Microsoft e a agência Edelman, mostrou que 93% das PMEs aceleraram o processo interno de transformação digital no período pós-pandemia de covid-19.
Outra conclusão foi que 97% dos negócios consultados avaliaram ser importante incluir a tecnologia na dinâmica de trabalho de maneira permanente. O relatório foi divulgado em fevereiro de 2022 e contou com a participação de 300 empresas de todo o Brasil.
Apesar disso, o nível de digitalização dessas companhias ainda é incipiente. É o que indicou o Mapa de Digitalização das Micro e Pequenas Empresas Brasileiras, estudo realizado, em março de 2022, pela Fundação Getulio Vargas (FGV) e a Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI).
De acordo com o levantamento, 66% das PMEs estão nos primeiros estágios de maturidade digital, sendo que 18% ainda estão no nível 1, ou seja, são analógicas. Além disso, apesar de estarem avançando no uso de serviços de armazenamento de dados, aproveitam pouco os recursos de Cloud Computing e e-learning e fazem investimentos reduzidos em cibersegurança.
Esse panorama, no entanto, indica um enorme potencial de crescimento. A principal conclusão do estudo, segundo os pesquisadores, é que 68% dos empresários consultados se mostraram interessados em participar de programas de aceleração e aconselhamento sobre os caminhos a trilhar no mundo da digitalização corporativa.
Problemas que podem ocorrer ao não atualizar o parque tecnológico
As empresas que não investem na atualização dos equipamentos correm riscos de perder oportunidades de negócios, prejudicar a agilidade de respostas e, consequentemente, ver os ganhos caírem. A seguir, serão apresentados alguns dos principais problemas que podem acontecer com empreendimentos que não se modernizam.
Perda de produtividade
A tecnologia veio para ajudar na vida dos profissionais. Sendo assim, investir em ferramentas de informática vai auxiliar os funcionários a trabalharem de forma mais eficiente, automatizando tarefas repetitivas e manuais.
Falhas na segurança
Equipamentos antigos e com softwares desatualizados podem causar graves problemas de segurança, pois deixam a empresa vulnerável a crimes cibernéticos. Outra questão importante é o armazenamento de dados. Um vírus ou ataque hacker pode fazer informações sensíveis vazarem na internet.
Piora na comunicação
Um fator fundamental no bom funcionamento do negócio é manter um diálogo eficiente com clientes e fornecedores. Caso sua companhia tenha internet lenta e equipamentos obsoletos, pode haver interferência na comunicação. Em um mundo de alta competitividade, é preciso reduzir qualquer perturbação que possa afetar os parceiros comerciais.
Redução nos lucros
Caso a interação com clientes não esteja funcionando ou os processos internos sejam demorados, isso pode refletir na eficiência e, como consequência, no faturamento. Além disso, é importante lembrar que dispositivos de informática desatualizados exigem manutenção constante, gerando custos.
Orçamento e ramo do negócio devem ser considerados
Foi evidenciado que não é bom para os negócios ignorar a digitalização e a atualização do parque tecnológico. No entanto, escolher quando e como trocar as ferramentas de trabalho pode não ser uma tarefa fácil. Afinal, há coisas importantes a serem levadas em conta. O objetivo é adquirir algo que seja duradouro, não ultrapasse o orçamento e sirva perfeitamente ao tipo de negócio.
Abaixo, serão descritos alguns pontos a ponderar ao comprar equipamentos de informática.
Orçamento
Caso seja necessário fazer um investimento alto, não desperdice dinheiro com dispositivos que não vai usar. Por outro lado, comprar artigos muito baratos e de baixa qualidade pode influenciar negativamente na produtividade e performance do trabalho. Além disso, ao definir o orçamento, é essencial considerar que algumas peças vão eventualmente precisar de manutenção e reparos.
Espaço físico disponível
É importante verificar a área que você tem antes de fazer a compra dos equipamentos. Isso pode ajudar a decidir se o computador será de mesa ou notebook, por exemplo. Além disso, a aquisição de novos itens para o escritório pode envolver possíveis mudanças na rede elétrica, exigindo mais tomadas ou um novo sistema de refrigeração. É bom levar isso em conta.
O tipo de negócio
Existem muitos tipos de companhias, cada uma com suas particularidades. Identifique o que a sua empresa necessita em termos de funcionalidade e, em seguida, procure as ferramentas compatíveis.
Equipamentos extras
É igualmente importante para o pequeno empresário pensar nos itens subjacentes a serem adquiridos junto com o parque tecnológico atualizado. Por exemplo, será preciso melhorar a iluminação em determinada área da sala? Um novo plano de internet deve ser contratado para incrementar a performance? Tudo precisa ser analisado conjuntamente.
Passo a passo para fazer a escolha certa
Uma das dificuldades na hora de atualizar os equipamentos da empresa é saber por onde começar. Então vamos dar uma ajuda com este passo a passo:
- Faça uma lista — A primeira coisa a fazer é identificar as necessidades da companhia e como a tecnologia vai poder ajudar. Uma dica é fazer uma lista indicando tudo que precisa ser melhorado em termos de eficiência. Em seguida, enumere os artigos que vão ser úteis nesse processo.
- Identifique o que pode ser alugado — Nem sempre comprar vai ser a melhor opção e isso deve ser levado em conta. Existem empresas que alugam equipamentos de informática. Portanto, dependendo do orçamento, vale a pena considerar.
- Meça os espaços — É preciso saber se as novas máquinas vão caber no escritório. Portanto, antes de comprar, tire as medidas e estude uma possível nova organização da área.
- Pesquise preços — Busque lojas que tenham venda direcionadas aos pequenos empresários. Um exemplo é o e-commerce da Vivo Empresas, em que é possível ver ofertas de celulares, computadores e outros. Todos são pensados para o setor corporativo.
- Procure linhas de crédito — É normal que as PMEs não tenham capital de giro suficiente para cobrir o investimento. Por isso, vale estudar as linhas de crédito para quem tem CNPJ. Alguns bancos concedem descontos e condições especiais para pequenas empresas e microempresários individuais (MEI).
- Estude os parcelamentos — Caso seja difícil conseguir linhas de crédito com instituições financeiras, as PMEs têm a opção de usar os parcelamentos de cartão, por exemplo. Só é preciso ter atenção para pagar sempre nos prazos e evitar juros. Além disso, é importante fazer um balanço sobre as projeções futuras de ganhos para saber quanto é possível investir na modernização.
Solução para vencer a limitação de orçamento
Como foi evidenciado, é crucial que pequenos empresários pensem na modernização da empresa e mantenham os equipamentos de informática atualizados, para se diferenciarem da concorrência.
Por outro lado, as PMEs, que representam a maior parte dos negócios no Brasil, enfrentam uma série de desafios quando se trata de digitalização. Muitas esbarram em limitações de orçamento, problemas para conseguir financiamento ou mesmo falta de consultoria para orientar sobre as necessidades e a compra.
Ciente dessas dificuldades dos pequenos negócios, a Vivo Empresas criou um e-commerce de equipamentos, com venda de ponta a ponta online, para os clientes corporativos.
Como grande diferencial, é possível parcelar direto no cartão, sem juros. Sendo assim, não há a temida barreira da análise de crédito, um entrave comum para a informatização de empreendimentos com esse perfil. Basta escolher o que sua companhia necessita para alcançar outro patamar.
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