O que é um ERP e por que sua empresa vai precisar de um

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Apenas gestores entenderão! Quem cumpre o papel social de empregar, produzir, vender, cuidar de estoques, contas a pagar e receber, dispensas e contratações, contabilidade, folha de ponto e tantos outros departamentos, sabe que gerir uma empresa é, no mínimo, desafiador. Ou era, enquanto não sabia o que é um ERP.

ERP significa Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa.

Falamos de um software de sistemas de gestão automatizado que une os processos de cada área e o próprio trabalho, em si, de forma sincronizada, com a entrega de informações de todos os departamentos em tempo real. Tudo em uma mesma plataforma.

Os benefícios, claro, são vários. Para não dizer “todos”. Nessa integração, a ferramenta pode ser personalizada de acordo com as necessidades de cada negócio. No combo, as empresas ganham, de cara, um outro “refresco”: aumento de produtividade, redução de custos e tarefas otimizadas, além, claro, de uma gestão muito mais eficiente.

Para entender melhor a solução, neste artigo serão abordados os seguintes assuntos: 

  • Os benefícios do software nas operações empresariais;
  • Quais companhias podem se beneficiar de um ERP;
  • Módulos principais de aplicação da ferramenta;
  • A redução de custos após a implementação do sistema;
  • O ERP na operação de pequenas e médias empresas;
  • A complexidade da implementação da ferramenta;
  • Recomendações de adesão da plataforma.
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Quais as vantagens de um ERP, na prática?

Na era da conectividade, nós já trouxemos aqui alguns benefícios da automação empresarial, sistema que vive seu auge justamente por conseguir reunir aplicações diversas, com respostas cada vez mais rápidas.

Não à toa companhias de todos os portes, espalhadas por todo o mundo, vêm aderindo a novas soluções em TI. E a tendência é que esse mercado se aqueça.

De acordo com o estudo Previsões de Investimentos Globais em Tecnologia, desenvolvido pela IBM, 78% dos líderes empresariais do Brasil deverão investir em tecnologia nos próximos 12 meses. O pacote inclui soluções em Inteligência Artificial, nuvem híbrida e automação.

Na prática, no ato da contratação de um ERP o administrador recebe um software aberto. Junto aos desenvolvedores da plataforma ele deverá fazer um levantamento das necessidades do negócio para que a equipe faça as personalizações pertinentes à sua operação.

A ferramenta permite, inclusive, o controle de filiais e outras empresas em um único programa, daí o sucesso da inovação – a entrega de comunicação simplificada, mais rápida e efetiva.

E as soluções já estão disponíveis até na cloud computing – o ERP na nuvem já conecta operações internas a parceiros de negócios e redes em todo o mundo e pode ser adquirido por assinatura.

Para quem é um sistema de ERP?

Para qualquer empresa que pretende se tornar mais competitiva no mercado em que atua, já que o compartilhamento rápido de informações está diretamente ligado ao potencial de crescimento de uma companhia, que deixará de usar dezenas de softwares para ter o seu próprio, personalizado, único.

Tudo porque erros no recolhimento de informações e falhas na comunicação são muito comuns na utilização de sistemas diferentes. Situação que também ocorre quando os colaboradores preferem encaminhar dados por e-mail ou planilhas.

A integração de um ERP interliga e sincroniza o que gestores precisam, de acordo com seus próprios interesses. Isso permite, por exemplo, que todos os funcionários insiram e acessem seus dados por meio de módulos projetados para cada setor. Cabe ao gestor dar as permissões de visualização pertinentes a cada colaborador.

Quais módulos se aplicam a um ERP

Um sistema ERP traz diversos módulos que podem compor o modelo padrão ou, mais tarde, serem indexados de acordo com as necessidades da companhia. Os principais são:

  • Compras;
  • Estoque;
  • Faturamento;
  • Financeiro;
  • Fiscal;
  • Gerenciamento de projetos;
  • Produção;
  • Recursos Humanos;
  • Vendas e atendimento ao cliente.

Os efeitos de um ERP nos caixas das organizações

A integração das informações de diferentes áreas do negócio facilita o acesso aos dados e, consequentemente, a vida do gestor que, com uma visão de 360°, acompanha melhor a receita disponível em caixa e identifica o dinheiro disponível para dar continuidade às operações.

A partir daí, ele consegue fazer um diagnóstico mais robusto das medidas necessárias para diminuir custos sem afetar a produtividade – identificando, inclusive, os níveis necessários de estoque para trabalhar com o mínimo que precisa, evitando perdas para que possa investir em novas oportunidades.

Com o tempo, também é perceptível a diminuição dos gastos além do investimento inicial, uma vez que os custos da solução se encaixam nas OPEX, ou despesas operacionais, referentes à gestão e venda de produtos e serviços.

Quais os principais benefícios da tecnologia para as MPE?

As chamadas Micro e Pequenas Empresas vêm adquirindo, ao longo dos últimos 30 anos, importância relevante pelo papel socioeconômico que desempenham. Somente em fevereiro deste ano foram responsáveis pela criação de 85% de empregos formais no país.

Em contrapartida, as MPEs ainda encontram dificuldades para atingir as metas de crescimento, realidade perversa quase sempre associada a baixos níveis de conhecimento gerencial – empresas contam com gestões informais, escassez de recursos e a maioria dos líderes não possuem informações essenciais para a gestão estratégica de seus negócios.

Daí a importância da união de dados simplificada, em tempo real – a base única proporcionada por um ERP entrega insights valiosos que contribuem, inclusive, para tomadas assertivas de decisão outrora impossíveis sem a integração.

Nesse cenário, o sistema de gestão empresarial das MPEs acompanha o crescimento do negócio a partir de um plano básico de investimento inicial mais baixo, que oferece os recursos necessários para o orquestramento da companhia.

O resultado é a captura de informações corretas de diversas áreas, como estoque, financeiro e comercial, que permitem eficiência e inteligência nos processos de gestão por meio da automação com inteligência artificial e análises preditivas.

A implementação de um ERP é complexa?

Depende no grau de complexidade da própria operação do negócio, mas todas precisarão considerar estruturas em rede com boa conectividade.

Empresas com processos mais simples contam com a implantação de um ERP completo, em curto tempo.

Já as de operações mais complexas, podem investir em módulos individuais para cada setor, processo que deverá se desenvolver com mais estratégia e, portanto, poderá levar mais tempo de implantação.

Quais cuidados devo tomar com a implementação do software?

A principal recomendação é estudar bastante a execução do sistema para que seu projeto aconteça com o gerenciamento de uma empresa séria e não extrapole o custo inicial estimado. Por isso, a dica é fazer uma pesquisa de fornecedores aprofundada, já que, quanto mais experientes, mais fácil será a implantação do sistema.

A norte-americana HP, por exemplo, sofreu as consequências de uma falha na implantação da ferramenta que rendeu uma queda de 400 milhões de dólares em seu caixa em um de seus trimestres. Mas não se assuste.

No todo, a escolha certa do fornecedor e um bom treinamento do time que deverá manusear a plataforma proporcionam a visão completa do andamento e desenvolvimento de todas as operações – tarefa desafiadora quando os softwares e planilhas estão dispostos separadamente.

Se falarmos apenas dos departamentos Financeiro e de RH, ambos se dedicam a inúmeros processos. O primeiro cuida das contas a pagar e receber, dos níveis de maturidade da gestão do orçamento, além da captação e aplicação de recursos, entre tantos outros.

O segundo, precisa dar conta do dia a dia dos funcionários, com atividades em frentes diversas: pagamentos, administração de benefícios, folhas de ponto, contratações, dispensas e muito mais – operações que se tornam gerencialmente mais simples quando visualizadas em uma única plataforma.

Aquisições com assertividade, mas, antes de tudo, responsabilidade!

Você, que chegou até aqui, percebeu que a tecnologia vem criando cenários disruptivos capazes não só de facilitar as inúmeras atividades de gestores, mas também colaborar para que a receita das empresas seja melhor aplicada, não é mesmo?

Claro que o seu sucesso também vai depender da escolha da ferramenta, do fornecedor e do cumprimento de cada fase de implementação com times criteriosos e dedicados a entender as necessidades do negócio, desde o começo, até para que se estabeleça uma relação de transparência em todo o processo.

Nesse cenário, a  Vivo Empresas despendeu anos de estudos e testes para democratizar o acesso a essa linha de ferramentas e hoje, entrega a própria plataforma de ERP da Vivo ao mercado – o Vivo Gestão de Vendas.

O software é indicado para pequenas e médias empresas, com recursos que descomplicam e entregam insigths valiosos para que gestores possam visualizar os dados das companhias de forma estratégica, para a tomada de decisão que melhor beneficie os negócios.

Porque a sustentabilidade financeira das PMEs deve colaborar para que cumpram com as funções sociais necessárias para mantermos de pé a economia do Brasil!

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