A transformação digital é uma necessidade atual em negócios de qualquer segmento. Com a implementação da tecnologia, as empresas ganham eficiência, organização, satisfação dos clientes, redução de custos e um melhor desempenho.
No entanto, a necessidade de reorganizar as equipes para o trabalho remoto durante a pandemia fez com que esse processo se acelerasse.
Assim, a implementação dessas mudanças ultrapassa a simples instalação de algumas ferramentas no escritório. É preciso rever a cultura organizacional e pensar na readequação estrutural de toda a companhia, dando protagonismo às inovações tecnológicas capazes de apoiar a produtividade da equipe e o crescimento do negócio.
Desse modo, se o seu escritório já iniciou esse processo, o ideal é reavaliar se é o momento de modernizar seu parque tecnológico. Como premissa, soluções virtualizadas e ferramentas de trabalho são atualizadas constantemente e, por isso, é fundamental manter-se conectado às tendências de seu segmento de negócios.
Quer saber como a sua empresa pode avançar nesse processo?
Neste artigo, você verá:
- Atenção à conectividade
- De olho nas novas tecnologias do mercado
- Entenda a importância da nuvem
- Inove
- Invista em segurança da informação
- Capacite a equipe
Verifique a conectividade do escritório
Para inovar, o primeiro passo é investir em um serviço de conectividade de qualidade. A transformação digital interliga equipes, processos e tarefas, por isso é preciso que a conexão seja estável, capaz de manter, por exemplo, a comunicação interna, com os clientes e parceiros de forma eficiente e segura.
Um estudo do MIT (Massachusetts Institute of Technology) publicado em junho de 2020 revelou que o Brasil é o quinto país no mundo com maior dificuldade para o home office. Isso porque 67% da população tem acesso a internet a uma velocidade média de 24 mbps e falta dados sobre o percentual de colaboradores que possuem experiência no trabalho remoto. Além disso, quase metade (47%) das residências conta com moradores menores de 15 anos.
Como líder em serviços de conectividade, como Rede Móvel, Voz Fixa e Banda Larga (com velocidade 4.5G e a hiperconexão de Vivo Fibra de até 1GIGA), a Vivo Empresas atua como um parceiro tecnológico estratégico, apoiando a digitalização de organizações de diversos tamanhos e setores, nos mais diferentes estágios de maturidade digital.
Entre outras soluções, oferece a Internet Dedicada, uma solução com rede exclusiva que oferece suporte 24 horas, sete dias por semana, e a garantia de resolução de problemas em até quatro horas. Alguns planos ainda incluem a locação de roteador, gestão e pacotes de segurança.
Invista em computadores atuais
Uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), enumerou os maiores desafios da quarentena: insuficiência de equipamentos adequados para o trabalho remoto:
- 36%: falta de computadores e outros equipamentos;
- 22%: lidar com sistemas obsoletos.
Tendo em vista o problema, é importante que o escritório tenha acesso a equipamentos atualizados. Para isso, uma boa opção é a locação de dispositivos com a capacidade de processamento adequada para suportar o trabalho remoto.
Para isso, a solução Vivo Tech oferece desktops, notebooks, tablets e netbooks novos e de diferentes fabricantes, que podem ser trocados a cada renovação de contrato sem custo adicional. Contratados como serviço, incluem seguro, instalação e atualização de antivírus, além de suporte técnico da equipe Vivo Empresas.
Estude as tecnologias disponíveis
Para entender a necessidade de avançar no processo de digitalização do seu escritório:
- identifique novas plataformas capazes de otimizar processos atuais. Além de aplicações de trabalho que rodam em nuvem, há uma infinidade de ferramentas de comunicação interna e com o cliente, gerenciamento de tarefas, acesso a sistemas, entre outras;
- Estude os softwares e suas funções, sempre projetando quais benefícios podem ser conquistados com a implementação de cada um. Depois, selecione o que garantirá a melhor performance;
- Conte com a ajuda de um parceiro especialista para avaliar as soluções que melhor atenderão às necessidades do seu negócio
Se o seu escritório já utiliza alguma dessas tecnologias, analise os resultados e verifique se é preciso promover ajustes ou atualizações.
Um bom exemplo é a solução Microsoft 365, oferecida pela Vivo Empresas. O pacote é um recurso em nuvem com 1 TB de armazenamento e a possibilidade de várias ferramentas online, como, por exemplo:
- Ferramentas de trabalho em ambiente virtual;
- E-mail corporativo personalizado;
- Aplicativos como o Microsoft Teams – que permite chats e chamadas de vídeo em grupo, compartilhamento de arquivos e privacidade total.
Aposte na nuvem
Mas, diante da desaceleração econômica global, será que é hora de investir em tecnologia?
De acordo com o Gartner, os gastos com tecnologia devem diminuir em até 8% neste ano por conta da pandemia. Porém, à medida que a isolamento social exigiu a atualização tecnológica para suportar o trabalho remoto, a adoção de soluções virtualizadas como o serviço de nuvem crescerão cerca de 19%.
Outra solução importante para a inovação de escritórios é o Cloud, uma tecnologia que possibilita acesso seguro a programas, plataformas, arquivos e dados de qualquer lugar e dispositivo que a equipe estiver conectada à internet.
Assim, tudo fica centralizado, organizado no mesmo ambiente virtual, possibilitando acesso remoto 24 horas por dia. Todas as informações podem ser compartilhadas em tempo real.
De modo que se um membro do time acessar um relatório, por exemplo, outro colega da mesma empresa também poderá entrar no mesmo documento ao mesmo tempo e juntos finalizar a tarefa ou realizar os ajustes necessários.
Inovação
Analise quais áreas podem ser digitalizadas e invista nisso. Quanto mais processos digitalizados, mais agilidade e maior integração e controle serão conquistados.
A inovação é outra camada fundamental para a transformação digital do seu escritório e duas ferramentas podem contribuir com isso: Big Data e Internet das Coisas (IoT).
Com o Big Data é possível capturar, processar e analisar um grande volume de dados. Assim, fica mais fácil traçar estratégias, vislumbrar cenários, tendências e comportamentos de mercado, tomando decisões mais precisas.
Além disso, a IoT possibilita a conexão de diversos aparelhos e permite que troquem dados entre si, deixando o negócio ainda mais integrado e inteligente.
Dentre as possibilidades para o escritório estão a automatização de processos e a geração de relatórios em tempo real, proporcionando tomada de decisões mais assertivas.
Invista em segurança da Informação
Para se ter uma noção do aumento dos crimes virtuais por conta da pandemia, o FBI divulgou dados, em junho de 2020, de seu Centro de Denúncias de Crimes de Internet. Antes da Covid-19, a divisão recebia aproximadamente 1.000 reclamações diárias sobre cibersegurança, porém o número passou a ser de 3.000 a 4.000 registros por dia, após o novo coronavírus.
Com todos os dados do escritório digitalizados, é fundamental garantir que tudo esteja em um ambiente seguro. Portanto, além de conectividade, equipamentos, inovação e ferramentas na nuvem é imprescindível investir em Segurança da Informação junto com a transformação digital.
Dessa forma, a empresa se resguarda contra ciberataques. Para ajudar empresas de diversos tamanhos e setores a protegerem seus sistemas e informações, a Vivo Empresas oferece diversas soluções, com funcionalidades adequadas à prevenção de ataques online específicos. Como exemplo, proteção de rede, serviços de detecção e resposta a riscos cibernéticos em cloud e segurança para credenciais de identidade e acesso aos sistemas.
Treine o time para a transformação digital
Por fim, é preciso treinar a equipe para usar as novas ferramentas. O processo só é completo e eficiente se os colaboradores souberem aproveitá-las.
O relatório da Delloite A promessa digital: Os nove principais desafios de transformação digital por instituições financeiras publicado em 2020, classifica a cultura antiga da empresa como um dos maiores obstáculos para a digitalização. Portanto, o documento frisa a importância de conseguir um alinhamento entre todos, um entendimento dos benefícios da mudança e uma adesão completa.
A dica é engajar as equipes, mostrando que a tecnologia é um facilitador do trabalho e que haverá muitos benefícios nesta implementação.
As inovações devem trazer uma mudança na cultura da empresa e muitos funcionários podem sentir dificuldades nessa adaptação.
Conclusão
Investir em tecnologia é um dos maiores benefícios para o escritório, colaboradores e clientes. Entre os principais benefícios da transformação digital destacam-se eficiência, organização, economia, satisfação e desenvolvimento.
Porém, para se chegar a esse fim, é preciso estudar o negócio e as tecnologias que melhor o atendem. Além disso, é fundamental que os funcionários sejam incluídos no processo, que acreditem na eficácia das mudanças e sejam capacitados para trabalhar com as inovações e tirar o melhor proveito delas.
A Vivo Empresas apoia o processo de digitalização de todos os tipos e tamanhos de negócios, oferecendo as mais modernas soluções tecnológicas, tais como os serviços de conectividade, como Rede Móvel, Voz Fixa e Banda Larga com velocidade 4.5G e hiperconexão de Vivo Fibra de até 1GIGA.
E então, gostou desta matéria? Esperamos que seu escritório cresça ainda mais com o avanço na jornada de transformação digital.
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- Digitalização nos escritórios de contabilidade;
- Como os escritórios de advocacia estão se reinventando durante a pandemia;
- A importância da conectividade.
Até a próxima!
