Inovar é o imperativo dos tempos atuais. Transformar ideias práticas em soluções para o dia a dia de um escritório é necessário, principalmente em situações de crise e isolamento social. Mais do que nunca, as empresas estão percebendo a importância da digitalização e da conectividade para a continuidade dos negócios.
Durante a pandemia, as que já possuíam uma boa maturidade digital sentiram menos as dores da rápida transformação para o modelo de trabalho remoto. E, convencidas na prática de que o regime funciona, muitas estudam adotar esse sistema permanentemente.
A ideia é manter os funcionários em casa, transformando o escritório apenas em ponto de apoio para determinadas demandas que exigem a presença física. E, nesse contexto, a conectividade é essencial. Tudo depende de um ambiente de rede seguro, com sistemas capazes de melhorar a eficiência das atividades e ferramentas de colaboração que contribuem com a produtividade.
Neste artigo, você verá:
- O cenário atual
- Dicas de gerenciamento remoto
- Ferramentas inovadoras
- Digitalização do escritório: Cloud e IoT
Conectividade e o home office
A conectividade viabiliza o uso de ferramentas essenciais para o trabalho remoto. Softwares de videoconferência e de colaboração, por exemplo, permitem a comunicação entre as equipes e o acompanhamento de todas as tarefas.
A conexão possibilitada por tais plataformas aproximou os times durante a pandemia, garantindo resultados positivos mesmo em um período conturbado. Em abril de 2020, por exemplo, o Gartner apontou que 50% das companhias colocaram 81% dos seus quadros de funcionários para trabalhar remotamente.
E esse grande volume gerou resultados positivos, tanto pessoalmente quanto para a organização como um todo. Após a retomada das atividades presenciais, 41% dos colaboradores afirmaram que desejam manter o home office em alguns dias da semana.
O sentimento é o mesmo entre os gestores. Para 74% dos consultados, a atuação remota garantiu redução de custos e aumento de produtividade. Segundo a pesquisa Resetting normal: defining the new era of work, realizada pelo Adecco Group em maio de 2020, 77% dos executivos afirmaram que o negócio se beneficia com esse sistema.
Por isso, há grandes chances de o modelo híbrido ser adotado permanentemente por algumas organizações. Grandes companhias, como XP Inc. e Twitter, já afirmaram que devem seguir por essa linha.
E tudo isso, só é possível devido à conexão de internet que, mesmo a distância, interliga colaboradores, parceiros, clientes e proporciona um bom trabalho em equipe.
Modelo de gerenciamento remoto
O Gartner desenvolveu um modelo para ajudar empresas a gerenciarem seus funcionários remotamente, com quatro diretrizes:
- A primeira é dar maior autonomia na condução dos trabalhos aos colaboradores, incentivando a autogestão. Assim, o gestor determina apenas o que deve ser feito e o resultado a ser alcançado, deixando o processo operacional nas mãos de quem vai executar a tarefa;
- A segunda é incentivar e dar ferramentas para que as equipes continuem conectadas, atuando juntas mesmo que separadas fisicamente. Isso porque, uma pesquisa da instituição revelou que 41% dos entrevistados não se sentem conectados aos colegas quando estão remotos;
- Outro fator importante é frisar os pontos positivos dos trabalhos entregues. A empresa destaca que funcionários remotos têm quase duas vezes mais chances de ter um feedback com solicitações de correções, o que poderia desestimular a equipe;
- Por último, é preciso manter uma comunicação eficiente e que renove as expectativas das equipes. Os líderes devem dizer o que esperam de cada um e do time como um todo.
Ideias para inovar
Mais do que nunca, soluções virtuais como as ferramentas de trabalho e as ferramentas de colaboração são excelentes aliadas. Por meio de softwares virtuais e fáceis de organizar, é possível monitorar o fluxo de trabalho em tempo real, delegar tarefas, acompanhar o que está em andamento e o que já foi executado e entregue.
O Microsoft 365 é um desses recursos práticos e seguros, permitindo ao usuário acessar e editar arquivos de onde estiver, com atualização em tempo real. A solução da Vivo Empresas oferece Pacote Office, Microsoft Team, Exchange e One Drive for Business.
Há opções de contratação para organizações de todos os tamanhos e necessidades. Inclusive, todas elas vêm com serviços essenciais, como armazenamento de 1 TB, e-mail corporativo e acesso via nuvem.
As soluções também oferecem o uso de chats para o profissional se comunicar com o gestor e os demais membros de cada projeto, além da realização de videochamadas.
As reuniões virtuais são imprescindíveis. Portanto, a perspectiva é que sejam cada vez mais utilizadas, mesmo após o fim da pandemia, de modo a otimizar o tempo, poupar recursos financeiros, evitar deslocamentos, atrasos e incompatibilidade de agenda.
Aumento da demanda
Em março de 2020, a Microsoft relatou um aumento de 70% dos usuários do Skype em um único mês, chegando a 40 milhões. Já a plataforma Zoom alcançou a marca de 300 milhões em três semanas, segundo o CEO Eric Yuan.
Em um relatório, o Gartner destaca três pontos para melhorar as videoconferências do escritório:
- O primeiro, que permite experiências mais consistentes, é a implementação de banda larga eficiente e confiabilidade de rede. Isso porque, as chamadas de vídeo em alta resolução precisam de ao menos 1,5 Mbps de velocidade;
- O segundo é garantir que o encontro virtual seja seguro. Para isso, é necessário oferecer suporte aos funcionários e se valer de atitudes preventivas, como usar uma senha de host separada, códigos de identificação aleatórios e exigir que os participantes se registrem na plataforma antes da chamada;
- Por fim, remodelar a cultura de reunião, promovendo menos agendamentos. De acordo com o próprio Gartner, a sobrecarga desse tipo de encontro empresarial é um problema de muitas organizações. Mas, para tanto, é necessário tornar essas conferências mais eficientes, melhorando a experiência de trabalho sem pesar no dia a dia dos profissionais.
Conectividade e a digitalização do escritório: modelo Cloud e IoT
Usar aplicações em nuvem garante que tudo o que está em execução ou que já foi realizado esteja em um mesmo ambiente, criptografado e disponível, de modo que os funcionários possam acessar o material de qualquer lugar e a qualquer hora.
Outra inovação promissora é a Internet das Coisas (IoT). Aliás, a tecnologia interconecta equipamentos, usa a Inteligência Artificial e ganha em automação.
Conclusão
Não restam dúvidas de que a massificação do home office, imposta pelas orientações de distanciamento social mediante à pandemia da Covid-19, aceleraram a modernização das empresas. Assim, conectividade e inovação caminham juntas, em favor do desenvolvimento e do aumento de produtividade nos processos dos escritórios.
Com planejamento e uso de ferramentas tecnológicas, é possível implementar mudanças, inclusive durante o trabalho remoto. Para isso, é necessário dar autonomia e os recursos certos para os funcionários. Soluções em nuvem, conectividade, ferramentas de trabalho e IoT são grandes aliadas da transformação digital no escritório.
Como líder em serviços de conectividade, como Rede Móvel, Voz Fixa e Banda Larga (com velocidade 4.5G e a hiperconexão de Vivo Fibra de até 1GIGA), a Vivo Empresas atua como um parceiro tecnológico estratégico, apoiando a digitalização de organizações de diversos tamanhos e setores, nos mais diferentes estágios de maturidade digital.
Assim, a Vivo Empresas está pronta para ajudar o seu negócio a avançar no processo de digitalização do seu negócio.
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Então, até breve!
