A batida do coração do seu varejo está no estoque, mas o que mantém esse órgão vital pulsando forte? Uma gestão de compras eficiente! É ela que garante que você tenha os produtos certos, na quantidade certa, no momento certo e pelo preço estratégico.
Para muitos varejistas, principalmente os de pequenas e médias empresas, esse processo pode parecer um bicho de sete cabeças, uma tarefa complexa em meio a tantas outras do corre-corre do dia a dia. Mas acredite: dominar essa área é mais simples do que parece e pode ser a chave para destravar o sucesso do seu negócio.
Pense na gestão de compras como a arte de encontrar o equilíbrio. De um lado, você precisa satisfazer as necessidades da clientela – oferecer produtos que seus consumidores desejam e que atendem às expectativas deles. Do outro, otimizar seus recursos, comprando produtos de qualidade a preços competitivos sem comprometer a saúde financeira do seu negócio.
Para tudo isso acontecer, no post de hoje vamos desmistificar esse processo para que você aprenda de vez a otimizá-lo. E vamos te mostrar também:
- A importância da gestão de compras no varejo;
- Os 7 passos para a gestão adequada;
- A tecnologia no auxílio ao gestor: o software ERP.
Por que a gestão de compras é tão importante para o varejo?
Imagine a seguinte situação: você está com o estoque cheio de produtos que não vendem enquanto faltam aqueles que seus clientes realmente precisam. Resultado: prejuízo em curso!
Uma gestão de compras ineficiente é a fórmula dramática para:
- Estoques obsoletos: produtos parados ocupando espaço e gerando custos;
- Perda de vendas: falta dos produtos desejados pelos clientes e a consequente perda do consumidor para a concorrência;
- Aumentos de custos: compras mal planejadas diminuem a margem de lucro;
- Problemas de fluxo de caixa: capital imobilizado em estoque desnecessário.
Quando orquestrada com estratégia, essa etapa garante a aquisição de produtos certos na hora certa, situação em que seu estoque é otimizado com itens que terão saída e que favorece o desenho de um novo cenário animador com:
- Redução de custos: negociação de melhores preços e condições de pagamento com fornecedores;
- Aumento da lucratividade: maior giro de estoque e menos perdas com produtos obsoletos;
- Satisfação do cliente: ter os produtos desejados disponíveis no momento da compra.
7 Passos para uma gestão de compras impecável
Agora que você entendeu a importância dessa etapa imprescindível no varejo, é hora de colocar a mão na massa e tomar nota!
As dicas a seguir entregam as melhores práticas para gestores transformarem suas compras no motor de crescimento de qualquer negócio.
1. Conheça seu mercado e seus clientes
- Análise de dados: mergulhe nos seus dados de venda! Identifique os produtos mais vendidos, os menos procurados e os que apresentam crescimento de saída. Use essas informações para direcionar suas compras futuras;
- Pesquisas: fique por dentro das tendências do seu setor. Quais produtos estão em alta? Quais estão caindo em desuso? Essa análise te ajudará a antecipar as demandas dos clientes;
- Feedbacks: seus consumidores são o melhor termômetro! Invista em pesquisas de satisfação, converse com eles na loja, esteja atento às redes sociais. Saber o que sua audiência quer é essencial para garantir a aquisição dos produtos certos para abastecer seu estoque.
2. Planejamento
- Defina a demanda: com base nas informações coletadas, defina a necessidade estimada para cada produto. Leve em consideração a sazonalidade, as datas comemorativas e as possíveis promoções estratégicas;
- Crie um calendário: estabeleça um cronograma de compras para cada produto, levando em consideração os prazos de entrega dos fornecedores, as datas de validade e a necessidade de reposição;
- Determine os volumes: calcule a quantidade ideal de cada item a ser comprado, levando em consideração a demanda identificada, o tempo de reposição do estoque e o custo de armazenamento.
3. Encontre os fornecedores ideais
- Pesquise e compare: busque fornecedores que ofereçam os produtos com qualidade, preços competitivos e boas condições de pagamento. Ferramentas online, eventos do setor e recomendações de outros varejistas podem ser úteis nessa busca;
- Analise a reputação: verifique a reputação de suas parcerias. Investigue o histórico de cumprimento dos prazos de entrega e a disponibilidade de suporte técnico, se necessário;
- Relacionamento: estabeleça um relacionamento de confiança com seus fornecedores. Negocie condições especiais, prazos de pagamento diferenciados e busque construir parcerias de longo prazo.
4. Negocie
- Conheça seu poder de compra: tendo em mente a quantidade de produtos que você compra, é possível usar grandes volumes como argumento para negociar melhores preços e condições com os fornecedores;
- Seja claro e objetivo: apresente suas necessidades para seus parceiros de forma clara e objetiva. Deixe claro o que você busca em termos de preço, prazo de pagamento e condições de entrega, sem se esquecer de formalizar contratualmente;
- Não tenha medo de pechinchar: negocie! Explore alternativas, proponha diferentes formas de pagamento, buscando sempre o melhor acordo para o seu negócio.
5. Controle seu estoque com estratégia
- Processe sua gestão de estoque: implemente um sistema, mesmo que simples, para controlar entradas e saídas. Tenha uma visão clara do seu histórico de movimentações;
- Defina o estoque mínimo: estabeleça um nível mínimo para cada produto, garantindo que você tenha itens em quantidade suficiente para atender à demanda, mesmo em períodos de maior movimento;
- Evite perdas: monitore a validade de sua mercadoria e implemente estratégias para evitar perdas por produtos obsoletos, danificados ou vencidos.
6. Monitore resultados
- Acompanhe seus números: defina indicadores-chave de desempenho para sua gestão de compras, como giro de estoque, custo médio de aquisição, índice de ruptura de estoque e nível de satisfação dos clientes;
- Analise seus relatórios: utilize os relatórios gerados para identificar gargalos, oportunidades de melhoria e ajustar sua estratégia sempre que necessário;
- Adapte-se continuamente: o mercado está em constante mudança, por isso não há nenhum problema em recalcular a rota para aderir às novas demandas, tendências e necessidades dos seus clientes.
7. Invista em tecnologia
- Soluções online: explore plataformas que conectam varejistas a fornecedores, facilitando a pesquisa de produtos, a comparação de preços e a realização de pedidos;
- Softwares de gestão: invista em ferramentas que possam facilitar o controle do seu estoque, liberando tempo para você focar em outras áreas do seu negócio.
Tecnologia, sim. Mas qual?
Os desafios da jornada de compras já reduziram muito para 10 entre 10 varejistas que digitalizaram a operação de seus negócios ao aderir ao ERP (Enterprise Resource Planning) – sistema de gestão integrado que já é o grande aliado dos gestores de PMEs.
O software centraliza todas as informações importantes do negócio em um único lugar, proporcionando a visão 360° de toda a empresa e permitindo:
- Visualização do estoque em tempo real;
- Identificação da necessidade de reposição de produtos;
- Comparação de preços de diferentes fornecedores;
- Automatização da emissão de pedidos de compra;
- Controle dos prazos de pagamento.
A automatização das tarefas por meio dessa ferramenta, aliás, deixou de ser um luxo das grandes empresas, especialmente agora com sistemas como o ERP de Vivo Empresas, desenvolvido especialmente para atender às necessidades das pequenas e médias empresas, com preços acessíveis e funcionalidades que se adaptam à realidade de cada negócio, de forma simples, intuitiva, sem planilhas complexas ou processos manuais trabalhosos.
Já imaginou seu dia a dia com mais leveza?
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Até a próxima,
Time Vivo Meu Negócio!
