Métodos ágeis: saiba o que são e como implementar

Já ouviu falar em métodos ágeis? São metodologias capazes de otimizar a gestão de um projeto. E isso ocorre de diversas maneiras. Usadas da forma correta e no momento adequado, tais técnicas podem aumentar a interação entre os membros da equipe, reduzir o tempo de conclusão do trabalho, corrigir possíveis erros no meio do caminho, garantir organização das tarefas e, principalmente, aumentar a produtividade. Assim, tem-se uma entrega de maior qualidade, focada na evolução da empresa ou na total satisfação do cliente.

Inicialmente, os métodos ágeis estavam diretamente relacionados à agilidade empregada no desenvolvimento de software. Inclusive, seu nome vem do termo em inglês Agile Software Development, ou Desenvolvimento Ágil de Software. No entanto, o conceito ganhou tanta força que foi elevado a um status de metodologia, batizada de Agile. Ou seja, passou a ser algo que pode ser implementado em companhias de diferentes setores.

Então, pode-se afirmar que os métodos ágeis surgiram para acabar com burocracias e outras questões que prejudicavam o bom desenvolvimento dos projetos. A partir de um conjunto de soluções, é possível reduzir para semanas o que vinha sendo feito em meses de dedicação. Mas quais são essas técnicas que fazem parte desse conceito e como implementá-las no seu negócio? Contamos a seguir!

Definição de métodos ágeis

Na metodologia ágil, todo projeto tem uma data de início e fim. O trabalho, no entanto, é dividido em fases. Trata-se de um processo incremental, que é construído gradativamente e por partes, como se fossem tijolinhos acrescentados a um muro. Ao final, com a junção de tudo, temos o trabalho completo.

Tal metodologia se difere do modelo tradicional, batizado de cascata que, por sua vez, é sequencial, com fases bastante características e que dependem entre si, como planejamento, execução, testes, implementação e manutenção.

Para guiar a implementação de métodos ágeis, há um Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software. Ele foi criado em 2001 por especialistas da área e estabelece 12 princípios essenciais:

1. 1. Satisfazer o cliente a partir de uma entrega rápida e de qualidade.
   2. Mudar a rota quanto for necessário, uma vez que os métodos ágeis são capazes de se adequar a mudanças.
   3. Entregar software altamente competitivos em pouco tempo.
   4. A equipe deve trabalhar em conjunto para garantir um bom resultado.
   5. Os colaboradores devem ser motivados e receber todo o suporte necessário para o desenvolvimento do trabalho. Cabe ao gestor passar um sentimento de confiança a todo o time.
   6. Transmitir informações constantes, por meio dos famosos feedbacks.
   7. Um software funcional indica o progresso da companhia.
   8. Processos ágeis são capazes de promover um ambiente sustentável.
   9. Durante todo o processo, tem-se atenção à excelência técnica e ao bom design.Simplicidade para detectar e reduzir a quantidade de trabalho quando não é preciso gastar muito tempo com determinada atividade.
   10. Times que se auto-organizam conquistam resultados melhores.
   11. As equipes usam pausas no trabalho para refletir sobre como podem ser mais efetivas nos processos.

Inclusive, você pode consultar o manifesto e toda a sua história neste site. O documento está disponível 60 idiomas diferentes.

Scrum: o que é e como funciona?

Como já dissemos, os métodos ágeis são um conjunto de práticas criadas a partir do Manifesto Ágil. Sendo assim, não se trata de um programa ou de postura específica. Dentro desse conceito há diversas técnicas e métodos que podem ser utilizados no dia a dia de trabalho. O Scrum é uma delas.

Há uma série de regras que garantem a implementação do conceito. A primeira é o estabelecimento do dono do produto. Esse profissional precisa ter um bom conhecimento técnico sobre o mercado e as funcionalidades do item que será lançado. Isso porque ele tem o poder de avaliar e tomar decisões sobre o mesmo.

Além disso, esse colaborador fará o backlog, que é uma lista com as exigências e as características que devem constar no produto final. Tudo é organizado e definido de acordo com as prioridades estabelecidas pela empresa ou pelo cliente. Ou seja, é uma atividade decisiva no processo. Um exemplo prático: na criação do design de um sapato, especifica-se que o mesmo deve ter uma sola e, depois, define-se a cor. Isso porque a sola é mais importante do que a tonalidade do calçado.

Etapas e feedbacks

O próximo passo dentro do método de Scrum é chamado de sprint. Trata-se do tempo designado para a equipe completar todas as tarefas que foram incluídas pelo dono do projeto no backlog. No entanto, esse período não é definido aleatoriamente. Cabe ao profissional avaliar as necessidades de cada time. Geralmente, o prazo é de duas semanas.

Assim como em todos os métodos ágeis, o Scrum trabalha com  feedbacks constantes. Sendo assim, as equipes se reúnem diariamente para conversar sobre o projeto, saber do andamento e trocar informações importantes para a continuação do mesmo. No mercado, esse processo é conhecido como daily Scrum.

Ao final de cada sprint há ainda uma retrospectiva da etapa em questão. Dessa forma, o time se reúne novamente para avaliar o trabalho desenvolvido e identificar pontos de melhoria.

Como implementar

O Scrum é baseado no compartilhamento de informações. Sendo assim, toda a equipe deve ter acesso ao andamento do projeto – é importante que a visão seja panorâmica. Por isso, escolher uma boa ferramenta se torna imprescindível para garantir que isso aconteça. Software de gestão de projetos, como o Trello e o Wrike, são bastante recomendados. Com eles você consegue montar um “quadro Scrum”.

Para isso, basta usar o painel dessas ferramentas para criar o seu backlog e definir os sprints. Assim, dá para atribuir responsabilidades às funções e os envolvidos podem sinalizar sempre que uma tarefa for cumprida. Veja um exemplo abaixo:

Métodos Ágeis na prática

Os métodos ágeis fazem parte da filosofia da Vivo, sobretudo no Vivo Digital Labs. Trata-se de um laboratório de inovação que tem como foco garantir a digitalização da experiência do cliente. Ou seja, tirá-lo de canais tradicionais e oferecer um ambiente satisfatório.

Para isso, são organizadas equipes com o intuito de resolver questões específicas. Tais times são chamados de squads e envolvem profissionais de diferentes áreas, de acordo com a necessidade do projeto. Esses colaboradores podem ser trazidos de equipes internas da empresa ou contratados externamente.

A estrutura é composta por um product owner, responsável por trazer a visão do negócio. O Scrum Master, por sua vez, desenha toda a estratégia, definindo prazos a tarefas. Há também o analista funcional, que faz a tradução da linguagem de negócios para uma visão mais tecnológica. Dois times complementam os squads: o de design, que inclui profissionais de User Experience e de User Interface, e o de desenvolvimento, com colaboradores que atuam em back-end e front-end.

Por fim, temos as equipes de teste, que testam as soluções junto aos clientes da Vivo, e o time de Analytics, responsável por analisar os indicadores. Todos atuam de modo integrado, com foco na qualidade e na entrega mais rápida e assertiva.

Todo esse trabalho é feito a partir dos métodos ágeis. “O objetivo é acelerar a transformação digital da empresa revolucionando o modelo de trabalho e mindset, trazendo soluções focadas em uma excelente experiência aos nossos clientes nos canais digitais, incentivando uma cultura “Digital First”: ágil, inovadora, criativa e com decisão baseada em dados e garantindo a sustentabilidade da empresa para o futuro”, afirma Lucas Roberto Batista, gerente de divisão do Vivo Digital Labs.

Dia a dia do Vivo Digial Labs

Criado em 2016, o projeto ganhou um ambiente próprio em abril de 2018. E além do espaço, conquistou prestígio dentro da empresa. Para se ter uma ideia, havia dois squads no início do trabalho e hoje existem 14. Ao todo, são mais de 300 profissionais em atuação.

Na Vivo, trabalhar ágil é mais do que uma metodologia: está intrinsecamente relacionado ao mindset da companhia. O objetivo é entregar resultados mais rápidos e eficientes a partir de formatos menos burocráticos. “As pessoas devem trabalhar juntas, de forma colaborativa. Há uma quebra de silo entre os departamentos. O ágil propõe que os times sejam multidisciplinares” afirma Batista.

Sendo assim, todos estão imbuídos em resolver determinado problema. E, dessa forma, atuam, em ciclos menores, conhecidos como sprints. “É trabalho interativo e incremental, construído em cima da solução que foi proposta”, explica o executivo da Vivo. Para testar os resultados obtidos, o Vivo Digital Labs conta com um estúdio usado para a realização de entrevistas com os clientes. Assim, todas as experiências podem ser verificadas na prática antes de chegarem ao público final.

Trabalho integrado

Os squads trabalham conectados às áreas de negócio da companhia para garantir a sinergia entre os projetos e as necessidades dos clientes. Além disso, diversas atividades internas são realizadas diariamente para o bom andamento dos projetos. Uma delas é a Daily Meeting, reunião diária (com duração de 15 minutos) onde os integrantes dos times respondem a três perguntas: “o que estou fazendo?” , “o que eu fiz?” e “houve algum impedimento?”. Assim é possível ter uma visão geral das ações.

Outra cerimônia interessante é a Sprint Review, na qual a equipe avalia o que já foi feito naquele período. Por fim, há a Retrospectiva, que mostra todo o processo e ainda verifica os resultados. “São cerimônias que trazem um valor muito grande para o grupo, pois discutimos os pontos que deram certo e os que precisam ser revistos. Exige bastante maturidade das pessoas”, afirma Melissa Medina Cuano, product owner do Vivo Digital Labs.

Resultados

Desde o lançamento do Vivo Digital Labs já foram realizadas mais de 300 entregas. Todas representaram melhorias relacionadas à experiência digital. Uma delas, de acordo com  Melissa, está ligada ao Meu Vivo Empresas, canal de autoatendimento para clientes B2B. Faltava um espaço único que garantisse o acesso às funcionalidades de todos os produtos.

“Então, montamos uma equipe para solucionar esse problema e, assim, conseguimos juntar todos os dados em uma única plataforma. Tal atitude, aliada a uma série de outras atividades de melhoria, fez o número de usuários do ambiente Meu Vivo Empresas saltar de 120 mil para 340 mil. Trabalhamos para construir experiências mais relevantes”, enfatiza Melissa.

Ambiente leve e integrado

Melissa conta ainda que uma das principais preocupações é retroalimentar os times com as conquistas que o grupo conseguiu atingir. Os resultados, então, são levados para os times a partir de relatórios, gráficos e apresentações. “Temos de transmitir a sensação de vitória para o grupo. É o despertar de uma ação colaborativa entre as pessoas e esse sentimento de compartilhamento é muito valioso”, comenta. Todos os indicadores são exibidos nas telas que integram o laboratório de inovação.

O ambiente de trabalho, por sua vez, segue a mesma proposta. É leve, informal, sem muitas barreiras físicas. As pessoas trabalham integradas, com total autonomia para os times. “O Vivo Digital Labs é a síntese do ‘espírito de start up’ que queremos fomentar na Vivo, como parte da nossa transformação digital. Entendemos que o ambiente de trabalho também aumenta a criatividade e o nível de engajamento”, ressalta Batista.

De acordo com ele, houve uma transformação muito grande na Vivo depois da implementação dos métodos ágeis. Os integrantes das equipes, por exemplo, se sentem mais empoderados para exercerem o melhor. “Buscamos um ambiente em que as pessoas tenham autonomia para trabalhar e solucionar as questões. Elas se sentem realmente empoderadas, o que é muito positivo”, diz Batista.

Mais velocidade

Além disso, o fato de colocar todos os membros da equipe juntos em um mesmo espaço elimina burocracias que podem atrasar as entregas, como excesso de e-mails e documentações totalmente dispensáveis. “Com a velocidade dos negócios, das transformações e das necessidades de mercado, fazer as pessoas ficarem conectadas traz mais sinergia e rapidez” ressalta.

E, com isso, o reflexo nas entregas se torna muito grande. Há um aumento na velocidade de produção e uma queda de investimentos necessários para a conclusão dos projetos. Na Vivo, o resultado foi grande: novos clientes usando os canais digitais, aumento do número das contas nesse ambiente, impacto em receita de e-commerce e redução de clientes ligando nos contact centers da companhia, entre outros aspectos.

E aí, o que achou dos métodos ágeis? Gostou de conhecer o Vivo Digital Labs para saber como essas técnicas funcionam na prática? Sem dúvida, a tecnologia contribui bastante para os processos de otimização do tempo, aumento de criatividade e integração das equipes. Tudo isso implica em economia. Inclusive, veja aqui como a inovação tecnológica para contribuir para a redução de custos!

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