A nota fiscal deve ser emitida para atestar ações de compra, venda e troca de itens e serviços, além das transferências de bens. Por isso, faz parte da rotina de uma corporação. No entanto, ter que registrar tudo fisicamente implicava em custos de impressão, além de prejuízo ao meio ambiente.
Por isso, foi criada em 2006 a Nota Fiscal eletrônica, que garantiu uma redução do uso de modelos físicos Brasil afora. Muito disso se deve à praticidade proporcionada pelo ambiente digital, já que hoje é possível emitir e enviar em questão de minutos. Basta inserir os dados, incluir o e-mail da pessoa que irá recebê-la e mandar diretamente pelo sistema.
Além disso, não é preciso reservar mais muito espaço para guardar grandes quantidades de papéis. Ou seja, menos custo e mais rapidez no dia a dia. Isso representa uma grande economia, principalmente porque as notas fiscais são usadas largamente em uma empresa.
A nota fiscal eletrônica facilita o dia a dia das empresas, bem como atesta suas operações e recebimentos. Ilustração: Sebrae.
A nova modalidade eletrônica abriu espaço para a criação de tipos diferentes de notas. Há, por exemplo, três modelos mais usados atualmente: NF-e, NFC-e, NFS-e.
Você sabe o que cada sigla representa e qual usar em seus procedimentos? Nós te contamos a seguir e mostramos quais são as mais indicadas para o seu tipo de negócio.
Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
Notas emitidas em um ambiente digital para atestar a compra de mercadorias físicas podem ser chamadas de Notas Fiscais eletrônicas, representadas pela sigla NF-e. Por estarem em um universo virtual, permitem o armazenamento dos dados da operação em um arquivo digital. Assim, todas as operações tributárias ficam guardadas ali e podem ser consultadas facilmente, quando for necessário.
É possível emitir esse tipo de nota quando se tratam de Microempreendedores Individuais (MEI), Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP), companhias enquadradas no Simples Nacional, Empresa de Lucro Real, Empresa de Lucro Presumido, pessoas físicas (em caso específicos) e qualquer outro tipo de instituição que comercialize algo. Aliás, é lei apresentar esse tipo de documento para atestar as operações realizadas.
A emissão é feita diretamente pelo computador, por meio de um sistema que também permite o envio.
O modelo eletrônico já tomou conta de todo o Brasil. No entanto, alguns municípios ainda permitem o uso de notas fiscais físicas – isso pode variar de acordo com a localidade.
Nota Fiscal eletrônica 4.0
Em julho de 2018, entrou em vigor a Nota Fiscal eletrônica 4.0, que descontinuou a sua versão anterior, a 3.10, criada em 2017. Mas o que isso significa para a empresa? Algumas alterações técnicas. Listamos a seguir o que mudou:
- O protocolo de segurança aceito para a emissão das notas passou a ser o Transport Layer Security (TLS), uma versão superior ao sistema utilizado anteriormente. A alteração visa garantir mais segurança nas ações.
- É possível sinalizar que a venda ou a transação foi feita fora do ambiente da empresa, o que garante enquadramento de vendas ambulantes.
- É preciso inserir informações importantes sobre o produto comercializado, como lote e data de fabricação.
- Em relação aos medicamentos, a nota fiscal ganhou um campo que solicita o preenchimento que o código do produto possui na ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).
- É necessário especificar o meio de pagamento – dinheiro, cartão ou cheque, entre outros.
- Em “Informações de transporte da NF-e” é possível incluir a opção “Transporte público”.
Por isso, é importante ficar de olho nessas alterações e orientar a equipe responsável em relação ao preenchimento adequado na nota fiscal. Lembre-se: fazer tudo da maneira correta é sinônimo de tranquilidade para empresário e crescimento para a companhia.
Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e)
É a nota fiscal enviada por empresas a seus consumidores finais por meio de comércio ou entregas em domicílio (ou seja, pessoas físicas). Por exemplo: trata-se do arquivo que um e-commerce envia a um cliente que acabou de comprar algo em sua loja virtual. O documento atesta todas as informações da venda.
A Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e) deve ser emitida pela empresa diretamente para o consumidor final.
Todas as empresas que vendem produtos diretamente para consumidores que não possuem CNPJ devem emiti-la. O uso da NFC-e oferece maior credibilidade junto aos compradores e ainda garante o envio imediato dos arquivos, sem gastos com Correios, impressões e outras questões do gênero.
Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e)
Este modelo é destinado exclusivamente para quem presta serviços em diferentes áreas. É preciso emiti-la para atestar tal prestação e, assim, garantir que a empresa atue dentro da legalidade. Trata-se de um documento capaz de comprovar que tal atividade foi entregue e que todos os impostos necessários foram recolhidos.
Há uma nota específica para atestar a entrega de serviços.
Desde que sejam contribuintes do Imposto sobre Serviços (ISS), empresas de diferentes portes e atividades devem emitir a NFS-e. Como todas as outras mencionadas acima, é um jeito mais simples, rápido e organizado de ter e armazenar os dados das operações. Assim, tem-se um controle maior das ações.
Benefícios das notas fiscais eletrônicas
- São fáceis de gerir.
- Dispensam o uso de grandes arquivos para armazenar.
- Podem ser consultadas rapidamente e a qualquer momento.
- Atestam todas as ações desempenhadas em uma companhia.
- São documentos importantes para garantir a entrega de produtos e serviços por parte de terceiros.
- Garantem menos custos com impressão.
- Caso haja algum tipo de erro no preenchimento, é possível cancelar e emitir outra rapidamente.
Ficou mais claro para você as diferenças entre as notas fiscais? É importante compreender para se inscrever e emitir os tipos adequados para o seu negócio. Aqui, como em diferentes etapas de trabalho da empresa, a tecnologia faz a diferença mais uma vez! É capaz de reduzir os custos e otimizar os processos.
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