O mundo corporativo conta com mais representatividade quando é formado por times de diferentes sotaques e culturas. Essa quebra entre os limites territoriais nas relações de trabalho aconteceu graças à tecnologia e vem beneficiando muito as contratações de empresas de todos os tamanhos, inclusive as PMEs.
Nessa perspectiva, o trabalho com equipes freelancers, seja em projetos curtos ou de longa duração, traz uma série de vantagens às companhias, mas, ao mesmo tempo, as cerca de novos desafios. O principal deles: a gestão de colaboradores.
Afinal, qual é a melhor forma de administrar times que muitas vezes se dividem entre o trabalho presencial e o remoto? Como gerenciar o fluxo de tarefas distintas, delegar funções e controlar os prazos com profissionais freelancers que trabalham das suas casas ou de onde estiverem?
Com ferramentas!
Claro que, com tantas opções disponíveis, vai ser preciso, antes de tudo, entender quais os maiores gargalos na comunicação do seu negócio. Por isso, para te dar uma ajuda, trouxemos cinco alternativas muito bem avaliadas entre gestores que incluem:
- O quadro Kanban na gestão de equipes remotas
- Chats: os mais bem avaliados para a comunicação entre times
Ferramentas de colaboração Kanban: freelancers na mesma página!
De uns anos para cá ele caiu no gosto das lideranças e de seus colaboradores. Tudo porque o seu conceito é simples – um quadro que traz três colunas principais com etapas diferentes do fluxo de trabalho: To Do (Para fazer), Doing (Em Andamento) e Done (Finalizado).
O método Kanban integra as metodologias ágeis usadas pelas equipes para estruturar, gerenciar e conferir o progresso em tempo real da carga de trabalho com fácil visualização das tarefas e de seus respectivos responsáveis.
Vale a pena testar:
Trello
Disponível na versão paga e gratuita, o Trello foi projetado para o gerenciamento de tarefas individuais e coletivas de forma bastante intuitiva.
Sua interface ganhou a simpatia dos usuários pela estética agradável e usabilidade ímpar.
Seus quadros podem representar projetos, departamentos ou qualquer categoria relevante. Dentro de cada quadro são criadas as listas com as tarefas e seus estágios — e aos cartões, são atribuídas tarefas individuais.
Com ele os membros de sua equipe são adicionados a cartões e quadros, facilitando a colaboração, já que todos podem comentar nas tarefas, anexar arquivos e atualizar o status da evolução do trabalho, o que mantém todos na mesma página.
A ferramenta fica hospedada na nuvem, então, pode ser acessada de qualquer lugar, a qualquer hora, desde que haja conexão à internet. Por isso, é ele é muito indicado para equipes remotas ou empresas cujos funcionários viajam com frequência.
Jira
Ele foi desenvolvido para equipes de desenvolvimento de software, mas é muito adaptável para outros tipos de projeto. Cumpre com a mesma função do Trello, só perde bastante no que diz respeito à simpatia de sua interface — é mais “duro” na primeira impressão, mas em poucos dias ganha a intimidade de seus usuários.
Além do método Kanban, a plataforma se adapta a outras metodologias ágeis (Agile e Scrum), cenário em que se torna uma versão versátil para times que seguem estes modelos.
Um de seus maiores benefícios é sua capacidade de integração com outras ferramentas e plataformas, incluindo sistemas de controle de versão, ferramentas de CI/CD (Integração Contínua e Entrega Contínua), e plataformas de comunicação — características que colaboram para que colaboradores fixos e freelancers mantenham seus fluxos de trabalho em uma única plataforma, reduzindo a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos.
Para pequenas e médias empresas, o Jira também melhora a comunicação entre os membros da equipe e, de cara, ajuda na identificação e resolução de problemas rapidamente. Está disponível nas versões gratuita e paga.
Chats: freelancers e colaboradores fixos no mesmo lugar
Nem tudo se resolve por e-mail, por isso é impossível excluir das relações de trabalho a comunicação mais objetiva e direta por meio dos chats.
Pequenos e médios negócios mais estruturados já dispensaram o WhatsApp no blá-blá-blá necessário do ambiente corporativo.
As maiores apostas, nesses casos, vem sendo:
Microsoft Teams
A plataforma de comunicação na nuvem da Microsoft permite a colaboração integrada entre os times de empresas que contam com a assinatura do pacote Microsoft 365 (antigo Office 365). Entre os ´planos, há vários disponíveis para pequenas e médias empresas.
Além das mensagens instantâneas, o Microsoft 365 traz recursos como chamadas de vídeo, organização de reuniões e o compartilhamento de arquivos em um único lugar.
A assinatura ainda dá acesso a uma variedade completa de aplicativos e serviços como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, entre outros, que funcionam tanto on-line quanto offline.
Essa suíte é projetada para ajudar colaboradores e equipes a criar, comunicar e colaborar de maneira eficiente, independentemente de onde estejam.
Você conhece mais ferramentas disponíveis no portfólio de ferramentas de colaboração de Vivo Empresas.
Google Chat
A Google também não poderia ficar de fora, por isso, após descontinuar o Hangouts Chat, criou o Google Chat — software para envio de mensagens diretas e salas de bate-papo com a possibilidade de interação com robôs e compartilhamento de conteúdo do Google Drive.
O aplicativo funciona somente com clientes Google Workspace, em pacotes que oferecem versões de vários produtos da marca que podem ser personalizados de forma independente com o nome de domínio do cliente. Mas é possível adicionar contas pessoais em conversas e salas da plataforma (elas só não podem iniciar novas conversas).
Entre os recursos disponíveis nos pacotes Google Workspace, estão: Google Agenda, Drive, Docs, Planilhas, Apresentações, Groups, News, Play, Sites, Vault e outros e a aquisição por meio da parceria de Vivo Empresas ainda oferece essas soluções com o suporte de profissionais certificados. Conheça no link.
A gente espera que este conteúdo possa te dar um norte de como aprimorar a gestão de sua equipe de freelancers e todos os demais colaboradores.
Slack
A ferramenta facilita a troca de mensagens instantâneas, além do compartilhamento de arquivos e a colaboração em projetos em tempo real.
Ao contrário dos e-mails, que podem ficar perdidos entre tantos outros na Caixa de Entrada, o Slack organiza as conversas em canais que podem ser dedicados a temas específicos, projetos, equipes ou o que for mais relevante para a empresa. Isso ajuda a manter as conversas organizadas e acessíveis para que todos acompanhem o que é importante.
Um de seus grandes benefícios é sua capacidade de integrar outras ferramentas e serviços, como o Google Drive, o Trello e o Jira, já citados acima.
Isso permite que as equipes acessem e compartilhem informações sem sair do aplicativo — ou seja, menos tempo alternando entre apps, mais eficiência no dia a dia.
O Slack também permite chamadas de voz e vídeo diretamente na plataforma, tornando a comunicação mais pessoal e direta, quando necessário.
Um dos pontos de destaque vai para suas funções de busca. É bem fácil encontrar mensagens antigas e arquivos, por isso, pode ser uma boa alternativa para melhorar a comunicação de pequenas e médias empresas.
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- Entenda como o Google Workspace pode ajudar seu negócio
Até a próxima,
Equipe Vivo Meu Negócio
