O varejo vive, atualmente, um momento de alta competitividade e a gestão de custos deve ser uma preocupação central para quem quer manter um nível satisfatório de ganhos.
Afinal de contas, não adianta fazer altos investimentos em marketing, em equipe de vendas ou ter uma ótima localização se a empresa não faz o controle eficiente dos gastos.
Esse processo, de uma maneira geral, engloba o planejamento e controle do orçamento. Para conseguir fazer isso da melhor forma é preciso muita organização, empenho e contar com a ajuda da tecnologia.
Por ser um assunto importante tanto para o varejo online quanto para o tradicional, preparamos este artigo que abordará os seguintes pontos:
- O que é gestão de custos;
- Qual é a importância para o setor varejista;
- Quais são as vantagens de se fazer a gestão de custos;
- O papel da tecnologia nessa estratégia;
- 7 dicas para fazer uma boa gestão de custos;
- Como fazer uma gestão de custos.
O que é a gestão de custos?
Segundo o Gartner, o gerenciamento de custos é o nome dado para o processo de fazer o controle de gastos e planejamento de um negócio. Dentro das atribuições dadas a ele, são envolvidas as seguintes etapas:
- Coleta de dados;
- Análise de custos;
- Verificação do direcionamento dos recursos financeiros.
Assim, o varejista consegue monitorar o dinheiro com mais eficiência.
Uma boa gestão de custos é considerada uma ferramenta estratégica da empresa que vai pegar toda essa informação e gerenciar da melhor forma possível. Ou seja, gastar exatamente o que é necessário em cada setor ou fase do processo.
Essa estratégia não é específica para um único setor: pode ser feito em todas as áreas, independente do tamanho, ou em projetos específicos. O objetivo maior é um só: promover a economia e aumentar a margem de lucro a longo prazo.
A diferença entre custos fixos e variáveis
Para gerir bem os custos da empresa é preciso entender o que realmente são. Os custos representam tudo que precisa ser investido para a criação ou venda do produto ou o próprio funcionamento do negócio.
Os custos envolvem a força de trabalho, compra da matéria-prima, se for o caso, pagamento dos fornecedores, energia, impostos, aluguel da loja, hospedagem do site etc. Além disso, o gestor deve saber diferenciar os custos fixos dos variáveis.
Custos variáveis
São aqueles que mudam de acordo com a produção. Por exemplo, se a empresa vende muito, vai precisar comprar mais produtos para repor o estoque.
Esse valor vai mudar a cada período analisado. Alguns dos tipos mais comuns de custos variáveis incluem despesas com conta de energia, comissões e matérias-primas.
Custos fixos
São aquelas despesas que não mudam, independentemente se a empresa está vendendo muito ou não. São custos que independem da atividade do negócio como certos impostos, salários, seguro, aluguel etc.
Por que é importante fazer a gestão de custos?
Segundo a última pesquisa Sobrevivência de Empresas (2020), do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), divulgada em junho de 2021, 21,6% das pequenas e médias empresas vão à falência depois de 5 anos de vida.
Além disso, a maior taxa de mortalidade é no comércio (30,2%). Frequentemente uma das causas apontadas para o fechamento de empresas precocemente é a má gestão financeira.
Por isso, é preciso entender que a boa gestão de custos é importante porque:
- Permite monitorar a saúde financeira do negócio e, a partir disso, surgirão informações que servirão para auxiliar na tomada de decisões assertivas;
- Otimiza o planejamento financeiro da empresa, afinal, a gestão de custos é a maneira de organizar o planejamento dos gastos;
- Possibilita reduzir custos e aumentar a margem de lucro, pois permite identificar gastos desnecessários que não estão gerando retorno;
- Ajuda a empresa a crescer porque pode alocar recursos onde realmente precisa, ou seja, vai conseguir aproveitar as melhores oportunidades de investimento.
Quais são as vantagens de planejar bem os custos?
O setor de varejo possui, de uma forma geral, uma margem de lucro pequena se comparado a outros setores da indústria, então não há espaço para erros. A redução de custos é um objetivo fundamental para a maioria das empresas, pois aumenta a eficiência e a lucratividade.
A seguir, serão detalhadas mais algumas vantagens de fazer uma boa gestão dos custos.
Auxilia na precificação
A estratégia de gestão de custos é essencial para o varejista, pois ajuda na precificação dos produtos. O preço não deve ser muito baixo, nem muito alto.
Preços baixos não deixarão nenhum lucro, enquanto preços altos resultam na perda do cliente. Portanto, é somente a partir desses dados sobre os custos que o empresário consegue estabelecer uma boa política de preços.
Ajuda planejar o lucro líquido
O lucro líquido é encontrado quando se subtrai os custos fixos e variáveis do total de vendas daquele mês. Ou seja, a fórmula é:
LL = (CF + CV) – VV
Onde:
LL = Lucro líquido
CF = Custos fixos
CV = Custos variáveis
VV = Valor das vendas
Fica claro perceber que, para aumentar o lucro final, é preciso saber como reduzir as despesas. Os gestores podem revisar os custos fixos e variáveis, seja encontrando novos fornecedores ou gerando economia em outros setores da empresa.
Reduz despesas
Talvez um dos principais benefícios de implementar uma boa gestão de custos seja conseguir reduzir as despesas gerais da empresa. A partir dos dados, o empresário pode saber exatamente por onde o dinheiro está saindo e tentar controlar o que é ou não necessário.
Aumenta a eficiência operacional
A gestão de custos vai ajudar a companhia a identificar claramente as atividades que estão funcionando perfeitamente e permanecem sempre dentro do orçamento, daquelas que sempre extrapolam. Ter conhecimento sobre isso é o primeiro passo para corrigir problemas.
Melhora o quadro de fornecedores
No setor de varejo, encontrar bons fornecedores é essencial. Pode ser que a empresa use os mesmos durante anos, mas não faça ideia se realmente são a melhor opção.
Um controle de custos vai permitir identificar se os preços pagos pelos produtos estão condizentes com a realidade ou se chegou a hora de procurar melhores oportunidades em outros parceiros.
Facilita obtenção de crédito
Às vezes, a empresa precisa recorrer às linhas de crédito para fazer investimentos. Quando se consegue provar que a gestão de custos da corporação é bem feita, as chances de conseguir boas condições perante as instituições financeiras são bem maiores.
Esse capital extra vai poder ser investido na própria expansão do negócio.
Viabiliza melhores contratações
Esse é um ganho secundário possível quando a empresa faz uma boa gestão dos custos. Ao sobrar mais dinheiro para investir em outras áreas, é possível alocar um orçamento de contratação maior.
O gestor pode procurar trabalhadores mais experientes e qualificados que tenham requisitos salariais maiores. Dessa forma, a integração de pessoas mais capacitadas aumenta o valor da empresa.
7 dicas para fazer uma boa gestão de custos
Agora que falamos sobre o que é e quais as vantagens, resta comentar sobre como fazer uma boa gestão de custos. Vamos ver a seguir estas dicas práticas.
1. Faça um levantamento
É importante avaliar as capacidades financeiras da empresa. Isso dá uma visão geral do que precisa ser ajustado, substituído ou removido. Portanto, o primeiro passo é identificar todos os custos fixos e variáveis que existem.
2. Digitalize a empresa ao máximo
A tecnologia certa pode ser a melhor amiga de um empreendedor. Por isso, é importante digitalizar o comércio. Existem inúmeras opções de softwares de gestão para atender as necessidades específicas do negócio.
A automação é elemento crucial para quem quer fazer uma boa gestão de custos. Afinal, torna tudo mais rápido e reduz a possibilidade de erros, além de poupar recursos que poderiam ser desperdiçados.
3. Foco na análise de dados
Um dos trunfos de todas as empresas hoje em dia é a análise de dados, lançando mão do chamado Big Data. Isso significa coletar informações importantes e usar a tecnologia para interpretar. Assim, extrair insights valiosos para o negócio.
Registros detalhados podem ajudar a empresa a entender as despesas anuais inesperadas que ocorrem. A corporação pode usar essas informações para planejar orçamentos específicos mais eficazes no futuro.
4. Treine os funcionários
Os funcionários são a mola propulsora do negócio. Se eles não estiverem fazendo uma boa gestão do tempo ou sendo produtivos, isso é impactado no custo geral. Por isso, é importante atribuir a cada funcionário tarefas apropriadas que correspondam às suas capacidades.
Ter um bom gerente para monitorar cuidadosamente o progresso de cada projeto deve ajudar a obter o máximo de produtividade de cada membro da equipe.
5. Controle bem o estoque
O gerenciamento de estoque pode afetar diretamente os custos e lucros. O ideal é que a empresa esteja digitalizada pois, por meio dela, é possível ter ferramentas de automação que auxiliam na tomada de decisão na hora de comprar, para não adquirir em excesso e nem faltar.
Algumas empresas pagam mais para armazenar estoque excedente, o que é um custo adicional muitas vezes desnecessário para quem não tem reservas. Outras tecnologias como inteligência artificial (IA) e Internet das Coisas (IoT) também podem auxiliar na entrada e saída de mercadorias.
6. Revise a logística
Os custos logísticos referem-se às despesas de embalagens, transporte e armazenagem. É um ponto crítico para o varejo. Afinal, se não funciona bem, fatalmente haverá perda de receita.
Uma boa gestão de custos deve revisar constantemente essa área. Uma das possibilidades é terceirizar as entregas, por exemplo.
7. Comunique a estratégia
A empresa pode melhorar a metodologia geral de gestão de custos se levar a ideia a todos os setores. O ideal é comunicar as expectativas de orçamento e controle de gastos a cada área da empresa. A abertura dessa comunicação pode resultar em orçamentos mais eficazes e viáveis para cada departamento.
Por fim, o varejista que deseja fazer uma boa gestão de custos do negócio precisa ter parceiros de qualidade. A Vivo Empresas conta com um portfólio completo de soluções digitais, gestão e conectividade para o setor do varejo que vão auxiliar sua companhia a fazer um controle ideal das finanças.
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Até a próxima!
