Uma boa comunicação é fundamental para qualquer tipo de empresa — seja esta pequena, média ou grande. E a melhor forma de implementá-la no ambiente de trabalho é utilizando o e-mail profissional como principal ferramenta de diálogo e interação entre os próprios colaboradores e, também, entre a organização e os clientes.
Isso porque, através desse canal online, a corporação consegue promover uma comunicação eficaz e integrada para os funcionários de diferentes setores. Ao mesmo tempo, entrega maior credibilidade e profissionalismo ao seu público e aos seus parceiros de negócio.
Para entender melhor como funciona, como criar um e-mail profissional e as suas vantagens, este artigo irá abordar os seguintes tópicos:
- O que é o e-mail profissional?
- Por que utilizar?
- Qual é o papel de um e-mail profissional em um pequeno e médio negócio?
- Como criar um e-mail profissional?
- Vivo Empresas como parceira do pequeno e médio empreendedor
O que é o e-mail profissional?
O e-mail profissional, também conhecido como e-mail corporativo, é um canal de comunicação que possui o domínio personalizado. Isto é, o seu endereço traz o nome da empresa e não o nome de um provedor – como “@hotmail.com”.
Nesse sentido, o e-mail profissional apresenta o seu domínio próprio “@nomedaempresa”, podendo este variar conforme o setor em que cada funcionário trabalha, ou até mesmo seu nome. Por exemplo:
- suporte@nomedaempresa.com.br;
- financeiro@nomedaempresa.com.br;
- fulanodetal@nomedaempresa.com.br;
- Info@nomedaempresa.com.br.
Por que utilizar um e-mail profissional?
Apesar de, ao longo dos anos, terem surgido muitas ferramentas de trocas de mensagens online, como o WhatsApp Business e chat das redes sociais, o e-mail ainda é apontado como um dos meios de comunicação mais utilizados.
É o que demonstra o levantamento Number of e-mail users worldwide from 2017 to 2025, realizado pela empresa Statista, especialista em dados de mercado e consumidores.
Segundo o estudo, 4,03 bilhões de pessoas no mundo todo usaram o e-mail em 2020. A previsão é de que, até 2025, o número de contas registradas nesse canal chegue a 4,6 bilhões.
Para além desses dados — os quais já demonstram a importância de as empresas incorporarem o e-mail como parte da sua estratégia de comunicação e digitalização dos negócios —, existe também uma série de vantagens na utilização do e-mail profissional no dia a dia das organizações. Conheça a seguir algumas delas.
Promove mais credibilidade ao seu público-alvo e parceiros de negócio
O envio de conteúdos profissionais através do e-mail pessoal de algum funcionário ou de um e-mail com domínio de um provedor pode gerar bastante desconfiança por parte de quem recebe tais informações. Do mesmo modo, o recebimento de e-mails com endereços desconhecidos pode deixar muitas pessoas em alerta, visto que o número de golpes por esse canal tem crescido cada vez mais.
De acordo com o Radar Febraban, da Federação Brasileira de Bancos, somente entre janeiro e fevereiro de 2021, houve um aumento de 100% no phishing ou golpe do link falso – que são mensagens maliciosas enviadas, geralmente, pelas redes sociais ou por e-mail, e que tem como objetivo roubar os dados pessoais (como CPF, RG, informações bancárias) dos usuários.
Por outro lado, um e-mail profissional, que traz em seu endereço o nome da empresa, irá promover maior credibilidade ao seu público e parceiros de negócios. Afinal, a comunicação neste caso será estabelecida de forma profissional e segura, podendo o usuário buscar na internet mais informações sobre aquela organização com a qual está entrando em contato.
Gera maior reconhecimento à marca
Quando uma empresa envia um e-mail profissional, esta não só garante uma comunicação mais direta, como também a divulgação da sua própria marca, através dos links que direcionam para sites seguros. E isso contribui diretamente para o seu reconhecimento perante os clientes.
Potencializa a produtividade
O domínio personalizado permite que sejam criados e-mails profissionais de diversos setores, o que possibilita maior integração entre a equipe e, consequentemente, mais produtividade. Assim, com e-mails direcionados por departamento, evita-se que haja sobrecarga de tarefas em algum setor.
Qual é o papel de um e-mail profissional em um pequeno e médio negócio?
Se é verdade que o e-mail profissional é uma ferramenta de trabalho poderosa para qualquer tipo de empresa, vale a pena reforçar que, para o pequeno e médio negócio, esse canal é ainda mais valioso.
Isso porque o valor da marca e a sua credibilidade – ambos potencializados pelo e-mail profissional – são ingredientes indispensáveis para o sucesso de qualquer organização.
E no caso de uma pequena e média empresa, se posicionar no mercado de uma forma assertiva, profissional e positiva é essencial para que os negócios se expandam cada vez mais.
Mas, apesar de as vantagens serem muitas, ainda há bastantes dúvidas em relação à implementação desse tipo de serviço, principalmente em empresas de pequeno e médio porte. Por conta disso, explicaremos no próximo tópico como criar um e-mail profissional.
Como criar um e-mail profissional?
A criação de um e-mail profissional envolve basicamente duas etapas. Veja a seguir cada uma delas.
Registre o domínio do e-mail
A primeira etapa é registrar o domínio, que é justamente firmar o endereço da sua empresa na internet. Para isso, a organização precisa atender a alguns requisitos na hora de escolher o endereço, tais como:
- O nome do domínio deve ser original e, portanto, não pode violar os direitos autorais de nenhuma marca registrada.
- A pessoa responsável por registrar o domínio, seja ela física ou jurídica, precisa possuir endereço no país no qual se deseja obter o registro.
- No caso dos domínios nacionais, estes não podem ser utilizados com objetivos ilegais, como veiculação de informações falsas, inapropriadas ou fraudulentas.
Outro ponto importante é a escolha do domínio. Atualmente, existem diversas possibilidades de domínios com extensão. Conheça a seguir as mais famosas:
- Domínio.com.br: uma das mais conhecidas no Brasil, essa extensão é indicada para empresas que têm o objetivo de crescer nacionalmente.
- Domínio.com: já essa extensão é ideal para os negócios que desejam posicionar a sua marca no mercado em nível global.
- Domínio.org: é uma extensão voltada para as organizações sem fins lucrativos.
- Domínio.tech: é indicada para as empresas do ramo de tecnologia que desejam se posicionar nesse nicho de mercado.
- Domínio.net: essa extensão pode ser utilizada para qualquer tipo de empresa.
O custo para obter o domínio irá depender do local onde será feito esse registro e do tipo de extensão escolhida. Além disso, ele precisará ser renovado anualmente.
Vale lembrar que tal registro garante apenas o direito do uso do endereço. Isso significa que a empresa precisará também investir em um provedor de e-mail ou a hospedagem de site para poder, de fato, criar as contas do e-mail a partir do domínio registrado.
Invista em um provedor de e-mail ou hospedagem de site
Nesse sentido, a segunda etapa diz respeito ao investimento em um provedor de e-mail ou em uma hospedagem de site – caso você possua ou deseje possuir um site, este tipo de serviço possibilita o armazenamento de todos os conteúdos enviados.
Independentemente da opção escolhida, é sempre importante entender a necessidade da empresa em relação a esses e-mails. Isto é, quantos e-mails precisam ser criados e a quantidade de espaço de armazenamento que eles vão demandar.
Vivo Empresas é parceira do pequeno e médio empreendedor
Para tornar o seu negócio ainda mais potente, a Vivo Empresas, como parceira do pequeno e médio empreendedor, traz diversas soluções tecnológicas para o seu empreendimento. Conheça a seguir algumas delas.
E-mail profissional
Com a solução de e-mail profissional da Vivo Empresas, você consegue adaptar o modelo para o que melhor se ajusta ao seu negócio. Assim, além de simplificar, uma vez que você reúne tudo o que precisa fazer em um único lugar, você dá um importante passo para a profissionalização do seu negócio e para melhorar a sua presença digital.
Hospedagem de site
O serviço de hospedagem de site da Vivo oferece uma série de benefícios, como servidor de alta disponibilidade, conectividade à internet, segurança e estabilidade. Além disso, a solução conta com:
- Certificação SSL.
- Proteção contra ataques anti-DDOS feita pela Central de Segurança da Telefônica.
- Certificação AENOR em Sistema de Gestão de Segurança da Informação, uma das melhores do mundo.
Construtor de sites
Com o construtor de sites, a Vivo oferece um serviço completo de desenvolvimento de sites, que contempla:
- Domínio
- Hospedagem
- E-mail profissional
- Tráfego
- Número de páginas ilimitadas
- Plataforma de fácil manuseio e design moderno.
SEO Tools
Através da solução SEO Tools, a Vivo entrega uma ferramenta de fácil manuseio, que combina técnica de SEO e ajuda o site a otimizar e melhorar os resultados nos mecanismos de busca, como Google e Yahoo.
Ela é perfeita para potencializar o alcance, de maneira orgânica, do site da sua empresa a longo prazo.
Conectividade
Para que todo o sistema do seu negócio funcione da melhor maneira possível, é preciso investir em uma internet de qualidade. Por isso, a Vivo oferece acesso à banda larga de máxima velocidade, que garante uma conectividade com estabilidade e segurança para toda a sua empresa.
Conte com a Vivo Empresas
Estar presente nos meios digitais atualmente não é mais uma opção, mas sim uma necessidade. Afinal, em um cenário cada vez mais tecnológico, as empresas precisam construir uma imagem positiva na internet, se quiserem se manter firmes no mercado.
Como mostrado ao longo do texto, o e-mail profissional é um canal perfeito para isso, já que fortalece a reputação das organizações, fazendo com que estas gerem mais valor, credibilidade, segurança e competitividade.
E a Vivo Empresas, parceira dos empreendedores dos pequenos e médios negócios, traz soluções digitais para atender a todas as necessidades desse tipo de empresa. Tudo isso através do seu portfólio completo.
Quer saber mais sobre como criar um e-mail profissional pode transformar o seu negócio? Confira a seguir outros artigos com este tema:
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Até a próxima!
