As assinaturas online ou digitais são facilidades essenciais para todo tipo de negócio conectado, desde pequenas startups até grandes empresas. A tecnologia serve para autenticar e verificar arquivos, contratos, acordos, cartas e qualquer outro documento que dependa originalmente de uma assinatura convencional.
A necessidade se dá pela segurança, pois evita falsificações ou alterações no conteúdo durante a transmissão das informações. Além disso, são excelentes recursos para vários setores das empresas porque dão mais agilidade ao dia a dia e facilitam diversos processos que poderiam ser bem mais demorados.
Por exemplo, os departamentos de Recursos Humanos usam essa praticidade para validação de documentos relacionados à contratação e acordos de confidencialidade. Já as áreas de finanças normalmente precisam dos certificados digitais para fazer contratos de compra de imóveis, venda, licitações, entre outros.
Por outro lado, executivos ou empreendedores também podem ganhar muito tempo com esse tipo de assinatura, evitando o vai e vem de documentos pela empresa em busca de rubricas de próprio punho.
A realidade é que mais cedo ou mais tarde, toda empresa terá que entrar na era de adotar esse tipo de tecnologia, independentemente do tamanho.
Continue lendo, pois neste artigo vamos abordar os seguintes assuntos:
- O que é assinatura online ou digital?
- Quais são as suas origens?
- A diferença entre assinatura online, eletrônica e digitalizada
- As implicações jurídicas da assinatura online
- As vantagens e como fazer uma assinatura online
O que é uma assinatura online ou digital?
Uma assinatura online é uma forma moderna de assinar documentos, sem usar papel e caneta. Tudo é feito virtualmente por meio de tecnologias que verificam a autenticidade das mensagens ou dos documentos digitais.
Dessa forma, essa técnica consegue garantir que o conteúdo de uma mensagem não seja alterado no caminho entre o emissor e o receptor, ou seja, entre o momento da assinatura e a chegada ao destino. Isso é de extrema importância porque reduz a possibilidade de falsificações ou roubo de identidade.
As assinaturas digitais também fornecem informações adicionais, como a origem da mensagem, status e consentimento de quem assinou. Assim, ela acaba sendo bem mais segura e completa do que a assinatura convencional, pois usa recursos de criptografia para garantir a identidade do signatário.
Portanto, sempre que há necessidade de uma assinatura em formato mais complexo, como, por exemplo, contratos que envolvem meios jurídicos ou registros em cartório, o ideal é que seja por meio de uma assinatura online.
Como surgiu a assinatura online?
A primeira assinatura digital foi criada em 1977, por Ronald Rivest e Len Adleman, cientistas da computação norte-americanos, e Adi Shamir, criptógrafo israelense. Eles inventaram um algoritmo de criptografia e deram o nome de RSA – ou algoritmo Rivest-Shamir-Adleman – devido a seus sobrenomes.
A tecnologia usava uma série de recursos com números primos e operações de módulo para transmitir dados com segurança. Mais tarde, surgiu o primeiro pacote de software amplamente comercializado, que incluía uma assinatura digital – o Lotus Notes 1.0. Foi somente em 1999 que os documentos PDF puderam incorporar realmente uma assinatura digital.
Um marco importante para as assinaturas online globalmente aconteceu em 2000, quando o então presidente norte-americano, Bill Clinton, assinou a Lei de Assinatura Eletrônica no Comércio Global e Nacional (ESIGN). Ela conferia às assinaturas digitais o mesmo valor legal de uma assinatura analógica.
Hoje em dia, nos Estados Unidos, as assinaturas online são muito difundidas. Apesar disso, a inovação vem sendo aderida no mundo todo. As empresas, de maneira geral, tiveram que adotar soluções de automação e digitalização que pudessem reduzir custos e aumentar a competitividade. E os certificados digitais se mostraram um ótimo caminho para otimizar os processos.
Segundo estudo Digital Signature Market Size, publicado na Fortune Business Inside em março de 2022, a pandemia de Covid-19 fez o mercado de assinatura online crescer de maneira exponencial. De US$ 3 bilhões em 2021, deve chegar a US$ 35 bilhões em 2029. Além disso, de 2019 a 2020 a análise concluiu que o crescimento foi de 34,4%.
Assinaturas digital, digitalizada e eletrônica: entenda as diferenças
Quando o assunto é certificação de documentos digitais, ainda há muita confusão, principalmente no que diz respeito às diferenças entre a assinatura eletrônica, digital e digitalizada. Sendo assim, é importante entender que são coisas bem diferentes e com implicações jurídicas também bem distintas.
Em primeiro lugar, pode-se dizer que toda assinatura digital é eletrônica, mas, por outro lado, nem toda assinatura eletrônica é digital. Ainda assim, os dois termos costumam ser usados de forma como se fossem a mesma coisa, ou seja, de maneira incorreta. O mesmo vale para a assinatura digitalizada.
Qualquer empresa que comece a sentir necessidade de usar esse tipo de recurso de segurança deve pesquisar bastante sobre o assunto para se proteger, afinal de contas, as assinaturas eletrônicas, digitais e digitalizadas são bem diferentes em termos de rastreamento e legalidade. Vamos entender melhor essa diferença.
Assinatura digitalizada
Uma assinatura digitalizada é uma assinatura que foi feita no papel e, de alguma forma, ela passou por um processo de digitalização. Por exemplo, quando um documento é escaneado, ou quando um entregador pega a sua assinatura, tira foto e envia para o sistema.
Outro exemplo: quando uma assinatura manuscrita é capturada com a câmera do celular e anexada ao documento em forma de imagem.
Uma característica desse tipo de assinatura é que este formato é bem fácil de fazer. No entanto, a validade jurídica não é assegurada de modo automático.
Assinatura digital
A assinatura digital ou online, como explicamos anteriormente, é uma técnica matemática usada para validar a autenticidade de uma mensagem ou documento digital.
Vale comentar que ela não tem o componente visual como a digitalizada. O objetivo principal é proteger um documento para que não seja adulterado entre a saída e a chegada.
No que ela difere essencialmente da assinatura digitalizada? A assinatura online só pode ser realizada com a aquisição de um certificado digital, emitido, no caso brasileiro, pelo ICP-Brasil. Esse órgão é o responsável pela manutenção e criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras.
Sendo assim, esse documento assinado com certificado digital tem validade jurídica, o que não acontece com a assinatura eletrônica.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é um termo amplo, que engloba as assinaturas e os meios de identificação que não são analógicos. Conforme a Lei 14.063/2020, a assinatura eletrônica se resume da seguinte forma:
“dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar”
A norma também classificou as assinaturas eletrônicas em três tipos:
Simples
São as assinaturas eletrônicas feitas em operações com menor grau de complexidade e acontecem em situações corriqueiras, como quando usamos login e senha para identificação em algum sistema. O formato simples pode ser um som, um símbolo, uma imagem.
Devido à simplicidade, não há, portanto, uma validade jurídica presumida. Ou seja, pode ser contestada e irá exigir averiguação e perícia.
Avançada
Esse tipo de assinatura eletrônica é bem comum no meio corporativo, pois permite a comprovação de identidade usando um certificado com recursos de criptografia. Porém, esse certificado não precisa ser necessariamente emitido pelo ICP-Brasil.
As informações de quem assinou o documento ficam vinculadas ao arquivo e, caso sejam feitas alterações no conteúdo ou na própria assinatura, isso fica registrado nas edições como um histórico. Em resumo, oferece mais proteção em relação à segurança se comparado com a assinatura eletrônica simples.
Por outro lado, não possui recursos de criptografia regulamentados e fiscalizados. Por isso, é um estágio intermediário entre a simples e a qualificada.
Qualificada
Esta é a que oferece um maior grau de confiabilidade quando se trata de assinatura eletrônica. Estamos falando, efetivamente, da assinatura digital que exige o certificado emitido pelo ICP-Brasil.
Esse tipo de assinatura será aceita em qualquer interação eletrônica com instituições públicas, por exemplo. A assinatura eletrônica qualificada funciona como uma assinatura de próprio punho, inclusive com validade jurídica presumida.
Para empresas, portanto, quando se trata de assinatura digital, a opção mais completa é a qualificada.
Confira as vantagens de usar a assinatura digital
Confira, a seguir, como adotar essa medida em seu negócio pode simplificar os processos e otimizar o tempo nas empresas.
1. Redução de custos
As empresas gastam anualmente enormes quantidades de dinheiro em impressão de documentos que precisam ser assinados. Além disso, a preparação de um documento e a transferência para todas as partes interessadas são tarefas de dias em boa parte das empresas.
Com a assinatura online, a empresa pode economizar na compra de papel, impressora, toner e diversos outros tipos de material. Outra forma de fazer economia nessa área é adotar soluções de armazenamento na nuvem. Em vez de imprimir para que várias pessoas leiam, fica mais fácil fornecer acesso virtual a todos.
2. Segurança
Uma vantagem importante a ser considerada é em relação à segurança, afinal, uma assinatura de próprio punho pode ser falsificada mais facilmente do que a assinatura digital. Ou, pior, o documento pode ser roubado.
Um software de assinatura online é protegido por algoritmos criptográficos muito complexos e sofisticados. Isso evita adulterações e garante a segurança da informação. Outra vantagem é que um documento digital importante como um contrato pode ficar armazenado na nuvem, sem risco de roubo físico do documento.
3. Ganho de tempo
Nas empresas não automatizadas, o processo que envolve imprimir o documento e enviar até o destinatário via correio ou mensageiro pode consumir um tempo precioso da equipe. Por exemplo, em uma grande empresa, a circulação de um arquivo que precisa ser assinado por toda a diretoria demanda tempo.
A assinatura online, nesse sentido, faz com que as empresas e os empresários ganhem muito tempo e aumentem a produtividade. Vale comentar que, para usufruir de todos os benefícios da assinatura online, a empresa deve contar também com boas ferramentas de conectividade, como o Vivo Fibra Empresarial.
4. Sustentabilidade
De acordo com o monitoramento do The World Count nos EUA, no Japão e na Europa, uma pessoa usa, em média, de 200 e 250 quilos de papel por ano. No meio empresarial, esse número pode ser ainda maior devido à natureza da atividade.
Nesse contexto, as assinaturas eletrônicas são uma solução bem mais ecológica do que usar impressoras, papel e tinta. Assim, representam um avanço em relação à preservação do meio ambiente e uma ótima estratégia para as políticas de sustentabilidade das empresas.
Como adquirir uma assinatura digital?
Toda empresa irá precisar de uma assinatura digital para pessoa jurídica, ou seja, para um e-CNPJ. Somado a isso, as corporações que emitem nota fiscal eletrônica ou aquelas inscritas em regimes de Lucro Real e Presumido devem, obrigatoriamente, ter uma assinatura digital. E como fazer isso?
Este é um procedimento bem simples e pode ser feito todo pela Internet. Basta procurar uma Autoridade Certificadora (AC) para comprar o Certificado Digital. O valor irá depender das funcionalidades e, principalmente, do tempo de validade. Eles podem ser de 1 a 5 anos.
Um detalhe importante é que o Certificado Digital ficará atrelado a uma pessoa física, o titular responsável pelo CNPJ da empresa na Receita Federal. Existem várias empresas que vendem esse serviço, como Serasa, Serpro, Inmetro e muitas outras.
No portal e-Gov, na área do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), é possível encontrar um passo a passo completo para aquisição da assinatura digital.
E sempre é bom lembrar que, caso precise de auxílio para implementar soluções relacionadas à conectividade, ferramentas de colaboração e de hospedagem de sites, a Vivo Empresas oferece as melhores ferramentas para o seu empreendimento.
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Até a próxima!
