Sem crise: saiba como a tecnologia contribui com a produtividade da sua equipe

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A crise econômica fez (e faz) muito empreendedor parar e pensar. Afinal, é importante analisar internamente para verificar quais são as características positivas e quais aquelas que podem ser melhoradas. Por ser a engrenagem de uma empresa, a equipe é sempre um dos pontos de atenção. Ou seja, uma boa produtividade é capaz de otimizar os recursos e fazer o trabalho render mais no dia a dia. E o melhor: no tempo certo, sem precisar de horas extras ou algo do gênero. E as ferramentas de colaboração podem ajudar nesse trabalho!

 

Pessoas com mãos unidas, simbolizando colaboração

Colaboração otimiza recursos e faz o trabalho render mais no dia a dia.

Mas como saber se isso vai bem dentro da sua empresa? Temos a resposta na ponta da língua: com ferramentas de colaboração. Elas englobam uma série de programas bem completos, como os softwares de gestão de projetos . Essa tecnologia te permite acompanhar em tempo real a evolução de cada atividade atribuída aos times envolvidos. Funciona como um painel. Você coloca todas as informações sobre o projeto nos quadros, para facilitar a visualização, e acompanha tudo passo a passo.

Leitura complementar recomendada: Conheça o poder das Ferramentas Colaborativas

Ao finalizar cada etapa, o integrante da equipe sinaliza e o próximo pode começar a sua parte. Assim, há uma importante integração entre as áreas e você consegue verificar se há 100% de aproveitamento de todos os recursos disponíveis – pessoas, estruturas, equipamentos e tecnologias, por exemplo.

As ferramentas de colaboração também incluem softwares que usam tecnologias como computação em nuvem e videoconferência. Tudo isso para garantir uma comunicação em tempo real e segura entre todos os membros de uma empresa. Além de seus parceiros e clientes também.

As soluções em nuvem, por exemplo, garantem mobilidade e eficiência no trabalho. Uma planilha de status compartilhada entre os membros envolvidos no projeto pode sim fazer com que as tarefas caminhem melhor e mais organizadas.

Aliás, há diferentes opções disponíveis no mercado atualmente. E o objetivo de todas elas é o mesmo: garantir que as tarefas sejam executadas dentro dos prazos e das metas estabelecidas.

temporizador antigo

Nas ferramentas colaborativas dá para acompanhar o tempo de cada tarefa.

Tempo a seu favor

Um dos principais benefícios dessas plataformas é a gestão do tempo. Inclusive, em muitas delas dá para verificar e analisar quanto tempo foi necessário para desempenhar cada tarefa. Ou seja, se alguma demorou mais do que o esperado, por exemplo, você consegue avaliar o motivo, como retrabalhos e equipamentos que não funcionam. E tem insumos para corrigi-lo no meio do caminho.

Além disso, esse tipo de ferramenta detecta se as equipes vêm fazendo reuniões em excesso, por exemplo. E se elas realmente são necessárias. Isso ajuda a otimizar a rotina.

Outra vantagem é a análise das tecnologias disponíveis. Se algum funcionário gasta muito tempo com alguma atividade e ela poderia ser automatizada facilmente, seria muito melhor investir em um software ou algo do gênero.

Assim, o colaborador poderia dedicar mais tempo a outras tarefas. Inclusive, a tecnologia ajuda a aproximar as áreas e a facilitar a comunicação entre elas.

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Áreas integradas e decisões rápidas

Mãos de pessoas montando um quebra-cabeça, simbolizando as ferramentas de colaboração

Acompanhar o processo do início ao fim agiliza na tomada de decisões.

Softwares de gestão da produtividade e ferramentas colaborativas ampliam o horizonte do colaborador. Assim, ele pode ver o trabalho de cada área ou equipe – e perceber a importância de cada um. Isso garante uma integração maior entre os setores, o que é muito saudável para a empresa. A visão da companhia se torna macro, característica que contribui para o bom andamento dos projetos.

Acompanhar o processo do início ao fim também favorece muito a rapidez na tomada de decisões. Tais plataformas garantem uma percepção bem ampla de todo o projeto. Ou seja, a resolução fica mais ágil e acertada.

Agora que você já sabe dos benefícios desse tipo de ferramenta, mostraremos a seguir as melhores opções disponíveis no mercado. A maioria tem um investimento baixo perto dos benefícios que podem entregar. Aproveite a leitura!

Gestão de projetos

Trello

É uma das plataformas mais usadas para gerir projetos. E apresenta resultados excelentes. Isso porque você inclui em um quadro todas as tarefas que devem ser feitas – e atribui tarefas a cada pessoa. Ao finalizar uma, o responsável a arrasta para o quadro das opções concluídas. O seguinte recebe a notificação ou então acessa a plataforma e, assim, pode dar continuidade ao trabalho. Por isso, é fácil de detectar os atrasos e corrigir as suas causas.

Por ser gratuito, o Trello é uma opção bastante recomendada para pequenas empresas. Vale fazer o teste para ver se funciona no seu dia a dia. A plataforma permite ainda a inclusão de outros materiais pertencentes ao projeto, como e-mail, planilhas, fotos e notas fiscais.

Imagem de painel do Trello - ferramenta de colaboração

Trello é uma das ferramentas mais usadas para gerir projetos.

A plataforma conta com versões para desktop e smartphone, o que garante mobilidade ao acesso do conteúdo disponível. Note ainda, na imagem acima, que há um campo para buscas. Assim, a navegação fica mais ágil e você encontra as informações com facilidade.

Wrike

O Wrike também é uma plataforma de gerenciamento de projetos online. Seu objetivo é concentrar, em um só lugar, todas as informações referentes aos projetos da empresa. Assim, os colaboradores envolvidos têm acesso a relatórios e status das atividades em andamento.

Imagem do painel do wrike - ferramenta de colaboração

Além de acompanhar o trabalho das demais equipe, Wrike substitui e-mail.

Além disso, o fluxo de trabalho fica mais fluido, sem perda de tempo com troca de e-mails, por exemplo. E tudo fica registrado na ferramenta, o que evita perda de informação ou confusões no meio do caminho.

Essa transparência, já que todos podem ver o andamento do projeto, dá mais tranquilidade aos gestores e ainda facilita o monitoramento do progresso de cada etapa.

A redução do tempo de planejamento e, sobretudo, a distribuição mais assertiva das tarefas deixa o trabalho de cada equipe mais dinâmico. Inclusive, o Wrike tem versões para mobile e desktop. No entanto, é uma ferramenta paga, embora tenha a possibilidade de testá-la gratuitamente.

Compartilhamento de arquivos

Subir as informações em drives é uma ótima maneira de conseguir alcançar a equipe inteira de um jeito simples, econômico, prático e seguro. As pastas, que antes ficavam em uma rede física, agora podem ser facilmente armazenadas em nuvens (nome dado aos servidores remotos).

Imagem do google drive - ferramenta de colaboração

Google Drive é outra ferramenta colaborativa.

Há diferentes opções disponíveis atualmente. O Vivo Cloud Backup é uma delas. Trata-se de uma ferramenta para compartilhar arquivos e pastas, com edição e colaboração online. E o melhor: tudo sempre com muita segurança. Isso porque o empresário consegue autorizar usuários, gerenciar permissões e ainda incluir datas de expiração dos arquivos.

Ou seja, caso for um projeto temporário, por exemplo, essa gestão fica mais simplificada e segura. Você pode ainda proteger algumas pastas com senhas, limitando assim o acesso a conteúdos mais estratégicos e confidenciais. Conheça os planos de armazenamento!

Outra opção é o Google Drive, serviço do Google com planos gratuitos e pagos. O Dropbox conta com uma interface menos amigável que a do Google, porém cumpre bem o seu papel.

Há também o OneDrive, que é a opção disponibilizada pela Microsoft. Todos esses serviços permitem o compartilhamento de documentos, como textos, notas fiscais, planilhas, arquivos de status e muito mais.

Gestão de Produtividade

Office 365

A ferramenta, que faz parte do portfólio de soluções digitais do Vivo Empresas, é capaz de integrar as equipes e organizar as tarefas. Isso porque oferece ferramentas online, como Pacote Office, Skype, Exchange e One Drive for Business. Tudo em nuvem.

Ferramenta está no portfólio de soluções digitais do Vivo Empresas.

Ferramenta está no portfólio de soluções digitais do Vivo Empresas.

Assim, os colaboradores podem organizar a distribuição de tarefas por meio desses programas e atualizar o status em tempo real, sem a necessidade de estarem no mesmo espaço físico. Aliás, se você é adepto dessa ideia, leia uma reportagem especial que fizemos sobre trabalho remoto.

Além disso, o acesso é muito simples, rápido e pode ser feito a partir de qualquer dispositivo. Outra vantagem é a segurança: os dados ficam protegidos e você ainda não corre o risco de perdê-los, como poderia acontecer se usasse algum disco rígido.

Os planos disponíveis contam com diferentes opções de programas inclusos, quantidade de usuários, capacidade de armazenamento na nuvem, volume de dispositivos e necessidade de contratação de e-mails corporativos, entre outros. E os preços são atrativos.

Skype e Google Hangouts

Painel do skype - ferramentas de colaboração

Skype é a ferramenta de colaboração mais usada no mercado.

De acordo com o relatório TechTrends Empresas, o Skype é a ferramenta de colaboração mais usada no mercado de trabalho. Isso porque é muito prático e permite fazer reuniões ou conversas a partir de qualquer dispositivo. E se a outra pessoa usar Skype, então, a ligação sai totalmente gratuita.

É uma ferramenta bastante usada no trabalho remoto por permitir ainda, além da conversa por voz, o envio de arquivos e links. Outra vantagem é o fato de fazer uma reunião com diferentes pessoas ao mesmo tempo – situadas em localidades distintas.

Painel do google hangouts - ferramentas de colaboração

Para usar Google Hangouts precisa apenas ter uma conta no Gmail.

O Google Hangouts é uma opção semelhante – apresenta praticamente as mesmas características do seu concorrente. É intuitivo, fácil de usar e diretamente ligado ao Gmail. Ou seja, não é preciso abrir uma outra plataforma para começar a usar. Basta estar com o e-mail aberto.

Concluindo sobre ferramentas de colaboração

As ferramentas de colaboração são plataformas e tecnologias capazes de otimizar os processos dentro de uma empresa. Elas garantem uma visão mais ampla de cada etapa de um projeto ou tarefa. Veja, a seguir, uma síntese das principais vantagens que oferecem ao dia a dia de uma companhia.

    • Segurança na troca de informações;
    • Possibilidade dos funcionários trabalharem remotamente;
    • Agilidade na tomada de decisões;
    • Funcionários com visão macro da empresa;
    • Detecção de problemas ou tecnologias que não estão funcionando;
    • Integração entre as equipes;
    • Processos mais ágeis e assertivos;
    • Otimização dos recursos;
    • Facilidade de comunicação;
    • Informações concentradas;
  • Organização.

Use ferramentas de colaboração na sua empresa, pois com certeza irão facilitar o seu dia a dia, que ficará muito mais produtivo! Se você gostou desse conteúdo, aproveite para ler uma reportagem sobre a fórmula ideal para engajar o seu cliente. E continue conosco no blog!

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